Controllingsystem für Projektoptimierung nutzen

ROTH, 19.12.2016 – Ein Controllingsystem kann helfen, bei mehreren gleichzeitig anfallenden Projekten stets den Überblick zu behalten. Das Programm Kobold Control hilft außerdem wirtschaftlicher zu arbeiten und Abrechnungen für den Auftraggeber transparenter zu gestalten.

Rezatpark in Spalt
In der mittelfränkischen Stadt Spalt war das Büro Ermisch & Partner für die Umsetzung des Projekts Rezatpark mit verantwortlich.

Konzentriert Jörg Ermisch seine Tätigkeit auf analytische, großräumige Planungen und die kaufmännische Seite, ist Lucia Ermisch der kreative Kopf des Teams. Fünf weitere Ingenieure sowie ein Biologe gehören zum Team, dass im Umkreis von rund 100 km schwerpunktmäßig Projekte kommunaler Auftraggeber bearbeitet. Dabei deckt das Büro den gesamten Bereich der Bauleit- und Landschaftsplanung ab, erstellt Umweltverträglichkeitsstudien und landschaftspflegerische Begleitpläne sowie gewässerkundliche Fachplanungen. In der Objektplanung sind die Franken sowohl für kommunale, gewerbliche als auch private Auftraggeber tätig und decken dabei die HOAI-Leistungsphasen 1- 9 ab.

Controllingaufwand nimmt zu

Da die Volumina der einzelnen Projekte kleiner werden, sich allerdings die Anzahl der Projekte erhöht, ist der Controllingaufwand laut Landschaftsplaner Ermisch beträchtlich, und ohne geeignetes Steuerungsinstrument nicht ohne großen Zeitaufwand durchzuführen. Mit Kobold Control des Softwarehauses Kobold Management Systeme ist der Planer in der Lage, seine Projekte optimal zu steuern. Dazu wendet das Programm betriebswirtschaftliche Grundlagen an wie die Kalkulation der Mitarbeiterstundensätze, die Berechnung des Gemeinkostenfaktors und stellt Planungs- und Analyseverfahren zur Verfügung. Die Controllinglösung begleitet den Architekten von der Akquise bis zur Fertigstellung des Projektes; sei es im Projektcontrolling, in der Honorarberechnung oder in der Dokumentenverwaltung. Darüber hinaus bietet die Software auch Funktionen für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM).

Honorare rechtssicher berechnen

Im Modul Kobold Honorar sind sämtliche Honorartafeln sowie Leistungsbilder abgebildet. Darüber hinaus enthält das Modul alle Funktionen, um Honorare schnell, einfach und rechtssicher zu berechnen sowie Angebote und Rechnungen zu erstellen. Sonderfälle, wie Zuschläge aller Art und Wiederholungen, sind einfach zu hinterlegen. Pauschalhonorare und Aufwandshonorare können abgebildet werden.

Spielmöglichkeiten im Rezatpark in Spalt
Der Rezatpark bietet Aufenthaltsbereiche und Spielmöglichkeiten für alle Generationen. Der erste Bauabschnitt wurde im Sommer dieses Jahres eingeweiht. | Fotos: Ermisch + Partner

Aktuelles Zahlengerüst als Basis für Kalkulationen

Ist das Angebot einmal mit dem Programm erstellt, übernimmt der Landschaftsarchitekt bei Beauftragung die Projektdaten ins Controllingsystem mit entsprechend fortlaufender Projektnummer und ergänzt die noch fehlenden Daten zum Projekt und Auftraggeber. Da der aktuelle Gemeinkostenfaktor regelmäßig aus den betriebswirtschaftlichen Auswertungen eingepflegt wird, arbeitet das Büro immer mit aktuellem Zahlenmaterial. Dadurch ist es möglich, eine genaue Gesamtkostenabschätzung für weitere Projekt- und Finanzplanungen durchzuführen.

Tätigkeiten den Leistungsphasen anpassen

Jörg Ermisch lässt sich vom System ausrechnen, wie viele Stunden in welchen Leistungsphasen aufgewendet werden dürfen. Diese Vorschau erhält der zuständige Projektbearbeiter, damit er seine Tätigkeiten zeitlich einplanen kann. Im Rahmen des Projektverlaufes gibt jeder Mitarbeiter seine Stunden den Phasen entsprechend ein. In regelmäßigen Abständen analysiert der Bürochef die Projektstände und zieht daraus seine Rückschlüsse. „Ich erkenne, welcher Mitarbeiter schneller im Entwurf oder in der Werkplanung ist. So kann ich die Kollegen besser ihren Fähigkeiten entsprechend einsetzen“.

Sonderleistungen und Nebenkosten einfach abrechenbar

Wichtig für den Bürochef ist die Erfassung von Sonderleistungen und Nebenkosten. So fallen bei den Landschaftsplanern alleine jährlich mehrere Tausend Euro externe Kopierkosten an. Die Mitarbeiter können die Sonderleistungen und Nebenkosten direkt den Projekten zuordnen und auf Knopfdruck ausdrucken. Durch den Einsatz von Kobold Control ist auch ersichtlich, welche Projekte sich rechnen und welche nicht. Damit zum Beispiel die Erstellung von Grünordnungsplänen und landschaftspflegerischen Begleitplänen für das Büro wirtschaftlich ist, müssen diese einen gewissen Mindestumgriff aufweisen. Daher gilt die Direktive bei einem kleinen Geltungsbereich das Projekt straff abzuarbeiten und sich nicht in unnötigen Details zu verlieren. Als Konsequenz aus dieser Erkenntnis hat das Büro seine Kompetenzen in Stadtplanung sowie der Erstellung großräumiger Abbauplanungen konsequent ausgebaut jedoch private Hausgärten weitgehend aus dem Leistungsangebot gestrichen.

Realistische Kalkulationsbasis

Mit dem System kalkuliert der Büroinhaber seine Projekte auf einer realistischen Basis. Er weiß genau, welche Kosten tatsächlich anfallen und was jede Mitarbeiterstunde kostet. Schon während des Projektverlaufes analysiert er die Projekte und zieht Rückschlüsse für zukünftige Kalkulationen. Darüber hinaus können anfallende Kosten auch für den Auftraggeber transparent und nachvollziehbar dargestellt werden, was für Vertragsgespräche und Anrechnungen hilfreich ist, gerade auch im Hinblick auf den Nachweis Besonderer Leistungen im Sinne der HOAI, die ergänzend abzurechnen sind. bi