eVergabe: Registrierte Unternehmen müssen informiert werden!

MÜNCHEN, 01.02.2017 - Registrierte Unternehmen müssen in elektronischen Vergabeverfahren über Änderungen an den Vergabeunterlagen oder über Antworten auf Bieterfragen aktiv informiert werden. Nur für nicht registrierte Unternehmen besteht Holschuld, so die VK Südbayern.

Der Fall:

Ein Auftraggeber hatte seine Absicht zur Vergabe von Ingenieurleistungen im Verhandlungsverfahren im Amtsblatt der EU bekannt gemacht. Die Bekanntmachung wurde mehrmals geändert, u.a. die Angaben zum Leistungsumfang. Auch die geforderten Referenzen und der Termin zur Abgabe des Teilnahmeantrags wurden geändert. Einen Hinweis auf geänderte Bewertungskriterien für die Referenzen enthielt die geänderte Bekanntmachung nicht.

Der Teilnahmeantrag eines registrierten Bewerbers, der seinen Teilnahmeantrag bereits vor Einstellung der Änderungsmitteilung auf die Plattform hochgeladen hatte, wurde wegen ungenügender Eignungsnachweise nicht berücksichtigt, weil dieser nicht über die Änderung der geforderten Referenzen informiert war.

Der Bewerber rügte, dass der Auftraggeber die Bieter informieren müsse, wenn er die Vergabeunterlagen ändere. Es reiche nicht, die geänderten Unterlagen stillschweigend auf der Vergabeplattform einzustellen und darauf zu vertrauen, dass die Bieter schon noch rechtzeitig nachsehen, ob sich womöglich Änderungen ergeben hätten. Jedenfalls dann, wenn wie hier die Bewerbung bereits online hochgeladen worden sei, sei der Auftraggeber verpflichtet,  diese Bieter direkt zu informieren.

Der Auftraggeber wies die Rüge zurück. Nach dem neuen Vergaberecht würden die Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt und direkt abrufbar zur Verfügung gestellt werden. Damit begründe sich aber auch eine Holschuld des Bewerbers.

Weil die vorangegangene Rüge den Auftraggeber nicht zur Änderung seiner Rechtsauffassung bewegte, beantragte der Bieter die Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens. Der Auftraggeber ermöglichte ihm daraufhin, neue
Referenznachweise auf der Basis der auf der Vergabeplattform neu eingestellten Referenzkriterien vorzulegen. Daraufhin wurde das Nachprüfungsverfahren für erledigt erklärt.

Beschluss der Vergabekammer Südbayern

Die Vergabekammer (VK) Südbayern hat in ihrem Beschluss vom 17.10.2016 (Z3-3-3194-1-36-09/16) folgendes entschieden:

1. Bei elektronischer Durchführung eines Vergabeverfahrens sind auf einer Vergabeplattform registrierte Bieter über Änderungen an den Vergabeunterlagen zumindest dann gesondert (aufgrund von § 9 Abs. 1 VgV regelmäßig per E-Mail) zu
informieren, wenn die konkrete Gefahr besteht, dass sie Änderungen, die lediglich auf die Plattform eingestellt werden, nicht zur Kenntnis nehmen, weil sie beispielsweise bereits ihren Teilnahmeantrag oder ihr Angebot hochgeladen
haben oder die Änderungsmitteilung irreführend war. (amtlicher Leitsatz)

2. Lediglich Unternehmen, die von der Möglichkeit der freiwilligen Registrierung keinen Gebrauch machen, müssen sich selbstständig informieren, ob Vergabeunterlagen zwischenzeitlich geändert wurden oder ob die öffentlichen
Auftraggeber Fragen zum Vergabeverfahren beantwortet haben. (amtlicher Leitsatz)

3. Die Begründung der Vergabemodernisierungverordnung zu § 9 Abs. 3 VgV spreche dafür, dass eine Holschuld bezüglich Änderungen der Vergabeunterlagen nur für sich nicht registrierende Unternehmen gelten soll, weil diese
nicht gesondert informiert werden können und deshalb das Risiko von Änderungen selbst tragen müssen. (redaktioneller Leitsatz)

(Quelle: Bayern.Recht, Bayerische Staatskanzlei)

Hintergrund:
Begründung zur Vergaberechtsmodernisierungsverordnung (BR-DRS 87/16 S. 164):

Absatz 3 gibt öffentlichen Auftraggebern die Möglichkeit, von jedem Unternehmen eine aktive elektronische Adresse (E-Mail-Adresse) sowie eine eindeutige Unternehmensbezeichnung zu verlangen (Registrierung). Von Unternehmen
mit Sitz in Deutschland kann anstelle einer EMail- Adresse eine DE-Mail-Adresse verlangt werden. Die bei der Registrierung angegebenen Daten dürfen von den öffentlichen Auftraggebern ausschließlich dazu verwendet werden, Daten mithilfe elektronischer Mittel an die Unternehmen zu übermitteln. Außerdem können die öffentlichen Auftraggeber diese Angaben nutzen, um Unternehmen über Änderungen im Vergabeverfahren zu informieren oder um sie darauf aufmerksam zu machen, dass Fragen von Unternehmen zum Vergabeverfahren beantwortet wurden und auf welchem Wege von den Antworten Kenntnis erlangt werden kann. Dies gilt auch für jene Unternehmen, die bislang keinen Teilnahmeantrag eingereicht oder keine Interessensbestätigung beziehungsweise kein Angebot abgegeben haben.

Vorinformation, Auftragsbekanntmachung und Vergabeunterlagen müssen jedem Interessierten ohne Registrierung zugänglich sein. Für sämtliche sonstigen Aktivitäten im Rahmen eines Vergabeverfahrens, wie zum Beispiel für das Stellen einer Frage zum Verfahren, für das Einreichen eines Teilnahmeantrages oder für das Abgeben einer Interessensbestätigung oder eines Angebotes, dürfen die öffentlichen Auftraggeber von den Unternehmen verlangen, die für eine Registrierung erforderlichen Angaben zu machen.

Die öffentlichen Auftraggeber können Unternehmen ermöglichen, sich für den Zugang zu Vorinformation, Auftragsbekanntmachung und Vergabeunterlagen freiwillig zu registrieren. Eine freiwillige Registrierung bietet Unternehmen
den Vorteil, dass sie automatisch über Änderungen an den Vergabeunterlagen oder über Antworten auf Fragen zum Vergabeverfahren informiert werden.

Unternehmen, die von der Möglichkeit der freiwilligen Registrierung keinen Gebrauch machen, müssen sich selbstständig informieren, ob Vergabeunterlagen zwischenzeitlich geändert wurden oder ob die öffentlichen Auftraggeber Fragen zum Vergabeverfahren beantwortet haben. Unterlassen die Unternehmen dies, liegt das Risiko, einen Teilnahmeantrag, eine Interessensbestätigung oder ein Angebot auf der Grundlage veralteter Vergabeunterlagen erstellt zu haben und daher im weiteren Verlauf vom Verfahren ausgeschlossen zu werden, bei ihnen. Die öffentlichen Auftraggeber können die Unternehmen durch einen Hinweistext auf der von ihnen genutzten Vergabeplattform entsprechend informieren.| B_I MEDIEN

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