Schon nächstes Jahr: eVergabe wird Pflicht

KIEL, 5.1.2015 - Die EU-Kommission hat die elektronische Auftragsvergabe europaweit zum Standard bei öffentlichen Vergabeverfahren gemacht. Gemäß der neuen EU-Vergaberichtlinien müssen die Vorschriften zur eVergabe grundsätzlich bis 18. April 2016 umgesetzt werden.

Flagge von Europa
Öffentliche Auftraggeber sollten sich jetzt deshalb umgehend mit dem Thema elektronische Vergabe beschäftigen und die Umstellung konzentriert angehen.

Auch wenn für das Einreichen von elektronischen Angeboten und die durchgängige elektronische Bieterkommunikation durch die EU-Richtlinie noch ein zeitlicher Aufschub gewährt wird - zentrale Beschaffungsstellen auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene müssen die Kommunikation und den Informationsaustausch mit Hilfe elektronischer Mittel spätestens bis 18.04.2017 verbindlich einführen, für alle andere Vergabestellen wird dies ab 18.10.2018 verpflichtend - warnt Hans-Peter Müller vom BMWi: „Es ist gefährlich, die Umsetzung auf die lange Bank zu schieben. Öffentliche Auftraggeber haben einen immensen Aufwand zu stemmen."

Die Auftragsberatungsstellen weisen darauf hin, dass Beschaffungsstellen für die Umstellung auf die eVergabe genügend Zeit einplanen sollten. Erste Schritte sollten schon jetzt eingeleitet werden.

Begonnen werden sollte mit einer gründlichen Analyse der eigenen Verfahrensabläufe. Jede Vergabestelle ist zwar an dieselben rechtlichen Vorgaben gebunden, hat im Laufe der Jahre aber spezielle Herangehensweisen und interne Abläufe entwickelt. Auch die Anzahl der Vergabeverfahren, an den Verfahren beteiligte Mitarbeiter oder die Größe und Struktur des Verwaltungsapparats spielen eine Rolle.

Im Zuge der Einführung der eVergabe kann es sinnvoll sein, Verwaltungsabläufe zu modifizieren und eventuell sogar den Verfahrensworkflow insgesamt zu optimieren.

Außerdem sollte sich jede Vergabestelle schnellstmöglich nach einer passenden eVergabe-Lösung umsehen. Der Markt hält ein breites Angebot erprobter eVergabe-Angebote bereit.

Da gibt es einmal Software-Lösungen, die an die spezifischen Bedürfnisse der Vergabestelle angepasst und in das bestehende IT-Umfeld der beschaffenden Behörden integriert werden können. Die Entwicklung und Einführung eines solchen maßgeschneiderten Systems kostet Zeit und ist kostenintensiv. Die Umstellung auf die eVergabe kann bis zu 2 Jahren dauern. Anschließend muss genug Zeit zur Verfügung stehen, um die Mitarbeiter zu schulen und zunächst im Testbetrieb Erfahrungen zu sammeln.
 
Weniger zeit- und kostenaufwändig ist der eVergabe-Umstieg für Vergabestellen, die sich für ein eVergabe-Angebot im Internet (SaaS - eVergabe-Software als Service) entscheiden. Ein solches Angebot ist beispielsweise die B_I eVergabe, das Vergabesystem für die elektronische Vergabe der B_I MEDIEN.

Öffentliche Auftraggeber, die sich auf dieser Vergabeplattform für die eVergabe registriert haben, können ohne lange Vorbereitungzeit komplette elektronische Vergabeverfahren durchführen, d.h. Bekanntmachungen erstellen und veröffentlichen, elektronische Vergabeunterlagen zum Download bereitstellen, Nachrichten zu den Verfahren übermitteln und elektronische Angebote annehmen.

Die Nutzung ist einfach, selbsterklärend und auch ohne besondere Schulung möglich.

Vergabestellen, die sich nicht allein in die eVergabe einarbeiten wollen, können ein umfangreiches Schulungs- und Beratungsangebot nutzen. In Schulungen vor Ort wird interessierten Vergabestellen vermittelt, wie die vielfältigen im System angebotenen Funktionen, z.B. das dynamische Rollen- und Rechtemanagment, die verschiedenen, für die eVergabe optimierten Formularsätze oder die mit dem Änderungsmanagement verbundenen Benachrichtigungsfunktionen optimal genutzt werden können. Darüber können Vergabestellen jederzeit alle während der Vergabe-Abwicklung auftretenden Fragen mit Hilfe kompetenter Berater über die eVergabe-Hotline klären.

(In diesem Text werden Informationen des Newsletters der Auftragsberatungsstellen vom Nov. 2014 verwendet)
bi

In sieben Schritten zum Vergabe-Profi!

Jetzt zum kostenfreien eMail-Kurs anmelden und von öffentlichen Aufträgen profitieren!