Branchensoftware muss mitwachsen und zukunftsfähig bleiben

LADENBURG, 29.01.2018 – Der GaLaBau-Betrieb Grewe Heitmann Garten(t)räume verfügt über eine überdurchschnittliche Ausstattung an Fahrzeugen, Maschinen und Geräten. Im Frühjahr wechselte der Betrieb zur Software GaLaOffice 360° von KS21 und fühlt sich seitdem nicht nur gut aufgehoben, sondern hat die so wichtige Zukunftssicherheit.

Von Karsten Köber, Karlsruhe

Heitmann und Grewe
Roland Heitmann (l.) und Timo Grewe führen gemeinsam ein modernes GaLaBau-Unternehmen in Ladenburg bei Heidelberg. | Fotos: Grewe Heitmann

Timo Grewe und Roland Heitmann, die Eigentümer des modernen GaLaBau-Betriebes Grewe Heitmann Garten(t)räume, sind nicht nur beruflich ein gutes Team. Auch im Privatleben verbindet sie etwas: Die Leidenschaft für Oldtimer mit luftgekühlten Motoren. Wenn Grewe von seinen VW-Bussen und den VW-Käfern erzählt, erkennt man schnell das Leuchten in seinen Augen. In der Mehrzahl zu sprechen, ist ganz richtig, denn es sind inzwischen einige Gefährte, die die beiden ihr Eigen nennen. „Aktuell ist ein Bulli - ein VW-Bus mit Ladefläche - auf der Hebebühne, der nach erfolgter originalgetreuer Restaurierung in den Firmenfarben lackiert als Werbeträger in der Umgebung des Betriebes unterwegs sein wird", berichtet Heitmann.

Gründe für den Softwarewechsel

Wie bei ihrem Hobby, teilen sich Timo Grewe und Roland Heitmann auch in ihrer Firma die Aufgaben. Während Grewe am liebsten draußen als Oberbauleiter unterwegs ist und alle Baustellen am Laufen hält, zeichnet Roland Heitmann für die Abläufe im Büro des Unternehmens verantwortlich. Er war es auch, der den Anstoß dafür gab, die Branchensoftware zu wechseln. Doch welche Gründe sprachen für diesen Schritt?

Layout der Software GaLaBau 360°
Mit der Nutzung der Branchensoftware GaLaOffice 360° von KS21 hat das Unternehmen die notwendige Zukunftssicherheit.

Zeit für neue Wege

„Wir haben bereits vor der Nutzung von GaLaOffice 360° mit einer Branchensoftware gearbeitet", berichtet Heitmann. „Als relativ kleines Unternehmen waren wir noch zufrieden, aber mit unserem betrieblichen Wachstum wuchsen auch unsere Ansprüche an die Software. Das Programm konnte nicht mithalten. Viele Versprechen des Anbieters wurden nicht umgesetzt beziehungsweise immer weiter verschoben. Wir hatten nicht das Gefühl, gehört zu werden. Eher spürten wir einen Stillstand - und den kann sich ein GaLaBau-Unternehmen mit unserem Wachstum nicht leisten. Deshalb wurde es Zeit für uns, neue Wege zu gehen." Natürlich war Heitmann klar, dass ein Software-Wechsel einschneidend im Betriebsablauf ist und deshalb gut vorbereitet werden muss. Ein großer Vorteil für den Unternehmer war, dass er sich in dieser Zeit auf seine umfassende Berufserfahrung verlassen konnte.

Entscheidung für GaLaOffice 360°

„Durch meine zurückliegende freiberufliche Vertriebstätigkeit für einen Branchenprogramm-Anbieter war ich natürlich sehr fit im Thema. Ich wusste genau, was meine zukünftige Software leisten muss", sagt Heitmann. „Für eine Präsentation habe ich ausschließlich KS21 eingeladen. Bei der Vorführung durch zwei Anwendungsberater konnte ich in meinem Anforderungskatalog bei jedem Punkt einen Haken setzen. Ich war überzeugt. Und heute kann ich sagen, dass bei diesem Software-Haus Theorie und Praxis übereinstimmen.“

Umstellung unproblematisch

Die Umstellung auf GaLaOffice 360°, die im Mai 2017 stattfand, hat hervorragend geklappt. Die Mitarbeiter von KS21 waren immer im Zeitplan und haben den neuen Kunden mit Checklisten unterstützt, damit vom Unternehmen alle wichtigen Unterlagen geliefert werden konnten und notwendige Schritte erfolgten. „Das Arbeiten mit unserer neuen Software macht Spaß und bringt unserem Betrieb messbare Vorteile,“ fasst Heitmann zusammen. Die gesamte betriebliche Planung, Organisation, Verwaltung, Angebotserstellung, Kalkulation und Abrechnung wird jetzt mit dem Programm bewältigt.

Schnelle Einarbeitung war möglich

GaLaOffice 360° bietet eine Nutzeroberfläche, die an vertraute Microsoft-Office-Produkte angelehnt ist. Die schnelle Einarbeitung und die sich anschließende leichte Bedienung sind somit auch im Betrieb Grewe Heitmann Garten(t)räume gewährleistet. Das Unternehmen nutzt aktuell sechs Arbeitsplatzlizenzen der Branchensoftware. Ergänzend dazu sind die Programm-Bausteine Vorkalkulation, Nachkalkulation, GAEB-Schnittstelle sowie die Profiversion der digitalen Dokumenten-Ablage mit der Foto-Import-Funktion im Einsatz. „Begeistert bin ich von der Ablagefunktion der Fotos,“ so Grewe. „Dank unserer Software kann ich meine auf den Baustellen gemachten Aufnahmen mittels GPS-Daten den einzelnen Projekten zuordnen und dort ablegen. Das geht sehr schnell und spart mir somit jede Menge Zeit.“ Und auch die Android-App GaLaMobil-Info schätzt der Unternehmer. Mit dieser mobilen Anwendung der Branchensoftware, die auf dem Smartphone oder wahlweise auf dem Tablet installiert ist, sind er, sein Geschäftspartner sowie zwei weitere Führungskräfte auch unterwegs auf dem aktuellen Stand des Unternehmens.

Baustellenorganisation wird ebenfalls über die Software durchgeführt
Die gesamte Organisation und Abwicklung
der Baustellen erfolgt der Unterstützung der
Software "GaLaOffice 360°".

Gute Aussichten für die Zukunft

Das Unternehmen Grewe Heitmann entwickelt sich seit Jahren positiv. Mit dem Branchensoftware-Wechsel im Frühjahr 2017 wurde ein Grundstein für eine noch höhere Produktivität im Büro gelegt. Hier ist die Effektivität, genauso wie auf den Baustellen, gestiegen. Insgesamt werden 25 Mitarbeiter beschäftigt, die Baustellen im Umkreis von 30 Fahrtminuten rund um den Firmensitz in Ladenburg im Großraum Rhein-Neckar bedienen. Die Auftragsbücher des Betriebes sind sehr gut gefüllt und so ist es die größte Herausforderung, neue Mitarbeiter zu gewinnen. „Stetig sind wir auf der Suche nach neuen Kolleginnen und Kollegen,“ wirbt Heitmann. „Wir bilden zwar selbst Landschaftsgärtner aus, aber das deckt unseren Bedarf nicht. Interessiert sind wir insbesondere an gelernten Kräften, aber unsere Türen stehen auch offen für Quereinsteiger. Es kommt uns vor allem auf die Motivation an, wirklich etwas schaffen zu wollen."

Tipp für wechselwillige Landschaftsgärtner

Berufskollegen, die mit ihrer Branchensoftware unzufrieden sind, sollten mit einem Wechsel nicht zu lange warten," so die Erfahrung von Heitmann. „Denn mit einem uneffektiven Programm zu arbeiten, kostet bares Geld. Und das jeden Tag.“ Dabei sollten Landschaftsgärtner nicht allein auf die Kosten für den Erwerb der Software schauen, sondern auch daran denken, welche Kosteneinsparung langfristig durch die Nutzung des Programms möglich ist. Gleichzeitig darf natürlich nichts überstürzt werden. Heitmann empfiehlt deshalb, dass jeder für sich persönlich genau definieren sollte, was die neue Software können muss. Diese Liste muss dann den Angeboten der Softwarehäuser gegenüberstellt werden. Wichtig: Der Blick sollte nicht nur auf den Ist-Zustand geworfen werden. Denn eine moderne Software sollte sich gemeinsam mit dem eigenen Betrieb entwickeln können.


Der Autor ist Inhaber eines Büros für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit in Karlsruhe mit dem Fokus auf Garten- und Landschaftsbau, Gartenbau und Bauwesen.