Erfolgsstrategien für Bauunternehmer:
Warum Planung überlebenswichtig ist

Bisher haben Controller überwiegend die Vergangenheit analysiert. Durch die integrierte und rollierende Unternehmensplanung rückt nun die zukünftige Entwicklung in den Mittelpunkt der Analysen. Ein Erfahrungsbericht.

integrierte Unternehmungsplanung zur Ableitung der Prognoseplanung
Beispiel einer integrierten Unternehmensplanung zur Ableitung der Prognoseplanung.

Von Stefan Stark und Thomas Möller

Wer nicht strukturiert plant, überlässt den unternehmerischen Erfolg dem Zufall und gefährdet die Existenz des Unternehmens. Geschäftsführer Thomas Möller musste diese schmerzliche Erfahrung machen und hat dennoch einen Weg aus der Krise gefunden. Denn als das Bauunternehmen Gebr. Vollmer GmbH & Co. KG in wirtschaftliche Turbulenzen geriet, erarbeitete man mit BWI-Bau ein Sanierungskonzept. Die eindeutige Schlussfolgerung: die Konzentration auf Kernkompetenzen sowie die Einführung einer rollierenden Unternehmensplanung, aus der sich nicht nur Plan-Ist-, sondern auch aktualisierte Prognose-Daten ableiten lassen.

Notwendigkeit zur Strategieanpassung

Das Bauunternehmen Gebr. Vollmer GmbH & Co. KG ist das älteste familiengeführte Bauunternehmen Duisburgs. Ursprünglich 1896 als reine Hochbaufirma gegründet, kam in den Fünfzigerjahren der Feuerfestbau dazu. Als der Umsatz Anfang 2000 zurückging, wollte man dies ab 2005 mit dem Aufbau einer Schlüsselfertig-Abteilung sowie mit Renovierungsarbeiten abfedern. Allerdings ging das Vorhaben im SF-Bau schief. Die wirtschaftliche Situation des Unternehmens verschärfte sich, so dass man sich dazu entschloss, gemeinsam mit dem Betriebswirtschaftlichen Institut der Bauindustrie BWI-Bau die Unternehmensstrategie zu überprüfen. Das Ergebnis: Die Preise im Hochbau waren nicht mehr kostendeckend bei gleichzeitig viel zu hohen Verwaltungskosten. Es galt sich auf die Kernkompetenzen zu konzentrieren, die Fixkosten zu reduzieren und das Berichtswesen zu optimieren, um letztendlich mehr Transparenz zu schaffen. Die wichtigsten Maßnahmen der Strategieanpassung: Die Sparte SF-Bau im Bereich Neubau wurde geschlossen und die Verwaltungskosten über Outsourcing-Maßnahmen gesenkt.

Schnelle Erfolge durch Outsourcing

Ein aussagekräftiges Berichtswesen, das aktuelle Informationen zur Unternehmensentwicklung zeitnah und valide liefern kann, erfordert ein gutes und zielorientiertes, organisiertes Rechnungswesen. Thomas Möller entschied sich auf Empfehlung für die BRZ-Lösung Outsourcing Rechnungswesen. Aufgrund fundierter Vorbereitungen konnten der Datenbestand der Gebr. Vollmer innerhalb eines Arbeitstages bei BRZ-Outsourcing integriert und die laufenden Geschäftsvorfälle unmittelbar weiterverarbeitet werden. Bei Gebr. Vollmer werden lediglich noch die Rechnungsbelege gescannt, an BRZ übermittelt und dort tagesaktuell verbucht. Eigene Ressourcen für das Rechnungswesen müssen nur noch in geringem Umfang bereitgestellt werden, z.B. für die Aktualisierung der Plandaten oder die Ableitung entsprechender Maßnahmen aus den aufgezeigten Abweichungen. Die reibungslose Umstellung verhalf letztendlich dazu, dass die Einsparungsziele in der Verwaltung schnell erreicht werden konnten.

Ziele der Unternehmensplanung

Aussagefähiges monatliches Reporting

Mit der Neuorganisation der Buchhaltung konnte auch das monatliche Reporting in kürzester Zeit aufgebaut und als wiederkehrender Prozess dauerhaft gesichert werden: Thomas Möller erhält nun monatlich transparent und nachvollziehbar aufbereitete Berichte zu operativen Spartenergebnissen, zur Deckung der allgemeinen Geschäftskosten sowie zum operativen Gesamtergebnis mit einer Überleitungsrechnung vom internen zum externen Rechnungswesen, d.h. der Gewinn- und Verlustrechnung, einschließlich einer fundierten Bewertung der unfertigen Baustellen nach HGB, sowie einer ergänzenden Liquiditätsübersicht.

Unternehmensteuerung mit operativer Planung

Zur besseren Unternehmenssteuerung und für ein optimiertes Bankenreporting sollte schließlich eine schlüssige Unternehmensplanung aufgebaut werden, die sich in das monatliche betriebliche Berichtswesen einpasst und neben dem klassischen Plan-Ist-Vergleich auch eine stets aktuelle Prognose zum Geschäftsjahresende ermöglicht.
Wie bei vielen Betrieben wurden auch bei der Gebr. Vollmer GmbH & Co. KG Unternehmensplanungen über externe Planungstools erstellt und in Nebenrechnungen in Microsoft Excel bzw. auf Papier ausgewertet. So erstellte Planungen sind jedoch einerseits immer anders aggregiert oder sogar strukturiert, als dies im operativen Berichtswesen der Fall ist. Die Folge: Planabweichungen lassen sich nicht oder nur mit enormen Zeitaufwand zuordnen und erklären. So behindern derartige Planungen eher, als dass sie helfen.
Thomas Möller setzte seine Unternehmensplanung deshalb auf dem von BRZ in enger Zusammenarbeit mit BWI-Bau entwickelten Lösungsansatz für die Unternehmensplanung auf. Die Planung wird auf den Strukturen der Kosten- und Leistungsrechnung aufgesetzt und in das ERP-System von BRZ eingebunden. Damit ist eine Integration in das betriebliche Berichtswesen sichergestellt. Plan- und Ist-Daten können verglichen und die Geschäftsentwicklung über aktuelle Prognosen hochgerechnet werden.

Flexible Planungsebenen

Abweichend von der Organisation der Ist-Daten, kann es bei Plan-Daten unterschiedliche Anforderungen an den gewünschten bzw. machbaren Detaillierungsgrad geben. So kann beispielsweise in einer Sparte die Planleistung nach einzelnen Auftraggebern erfasst werden, während in einer anderen Sparte die Planleistung nur insgesamt berücksichtig wird. Die individuelle Anpassung der Planungsebenen an die betriebliche Organisation und den Planungsprozess ermöglicht, dass die Plan-Werte effizient und sicher erfasst werden können und die Verknüpfung mit den Ist-Daten sichergestellt ist.

Vom Plan-Ist zum Plan-Wird

Die rollierende Planung ermöglicht, neue Erkenntnisse regelmäßig als Planvariante einfließen zu lassen, um so aktuelle Prognosewerte zu erhalten. Dabei werden zum Stichtag die bereits in der Vergangenheit liegenden Plan-Werte durch Ist-Werte ersetzt und die noch in der Zukunft liegenden Planwerte des Restjahres im Sinne einer überarbeiteten Vorschau aktualisiert.
Zur Dokumentation der Abweichungen bleibt die ursprüngliche Planung neben den aktualisierten Planvarianten unverändert bestehen, zumindest solange sich die Planungsprämissen nicht grundsätzlich signifikant verändert haben.
Ziel ist es letztendlich, durch die unterjährig rollierenden Plananpassungen,die Abweichungen (gegenüber der ursprünglichen Planung) in den einzelnen Geschäftsbereichen auf das Gesamtunternehmen sowie die Liquidität transparent darstellen zu können. Bisher haben Controller überwiegend über die Vergangenheit berichtet und das Geschehene analysiert. Durch die integrierte und unterjährig rollierende Unternehmensplanung rückt nun, erstmalig und strukturiert auf allen Unternehmensebenen, die zukünftige Entwicklung in den Mittelpunkt der Berichte und Analysen.

Transparente Entscheidungen

Letztendlich verbessert die unterjährige Unternehmensplanung vor allem den Entscheidungsprozess im Unternehmen, indem wichtige Informationen zur Ertragslage, zur Finanzdisposition, wie zum Beispiel Ausschöpfung der Kreditlinie, sowie zu den Unternehmenskennzahlen und Trends in den einzelnen Geschäftsbereichen als Vorausschau transparent dargestellt werden können.
Auch externe Empfänger wie Kapitalgeber profitieren von der deutlich verbesserten und zukunftsorientierten Unternehmenskommunikation und können hierdurch in die Lage versetzt werden, relevante Entscheidungen schneller und gemäß den Unternehmensinteressen zu treffen.
Thomas Möllers Resümee: „Wir haben früher auch gedacht, ohne Planung unseren Betrieb führen zu können. Der Umsatz war immer auf einem guten Niveau – wozu also planen? Heute sehe ich das natürlich anders. Ob das Unternehmen auf dem richtigen Weg ist, kann ich nur erkennen, wenn ich mir Ziele setze und das Geplante immer wieder überprüfe. So werden beispielsweise Veränderungen im Finanzbedarf sehr schnell deutlich. Und ich kann deutlich entspannter Entscheidungen treffen.“

Einführung in die BRZ-Unternehmensplanung
Ablauf der Einführung in die BRZ-Unternehmensplanung. | Grafiken: BRZ
Dieser Beitrag ist erschienen im bi-BauMagazin 10+11/2011. Ein kostenloses Ansichtsexemplar erhalten Sie hier.