California.pro-Software: Prozessoptimierung mit System

MÜNCHEN, 13.06.2018 – Der pfälzische Netzbetreiber EnergieSüdwest Netz nutzt das durchgängige AVA- und Baukostenmanagementsystem California.pro. Die Software dient der Prozessoptimierung und erleichtert bzw. verbessert viele unternehmerische Vorgänge.

Sanierung der Trinkwasserleitungen
Sanierung der Trinkwasserleitungen
Die EnergieSüdwest Netz GmbH, eine 100-prozentige Tochter des regionalen Versorgers Energie Südwest AG aus Landau, ist zuständig für die technische Betriebsführung sämtlicher Netze und Anlagen und versorgt die Stadt Landau sowie die eingemeindeten Gebiete mit insgesamt 45.000 Einwohnern mit Gas, Wasser und Strom. Mit 60 Mitarbeitern plant, baut und betreibt die Netzgesellschaft die Verteilnetze, stellt die Wirtschaftlichkeit, die Sicherheit sowie die Qualität und Quantität der Versorgung sicher, ist für Netzanschlüsse, den Messstellenbetrieb und die Betriebsführung der Wärmenetze zuständig.
2003 löste man die veralteten Word-Ausschreibungstexte ab und führte die Software des auf Versorger spezialisierten Anbieters für AVA-Systeme der Münchener G&W Software AG ein. Peter Müller, Leiter Netzbetriebe Gas/Wasser erläutert: „Wir wollten ein modernes Werkzeug, um Kostenermittlung, Ausschreibung, Erstellung des Preisspiegels, Vergabe und Abrechnung effizienter zu gestalten.“
Die EnergieSüdwest Netz GmbH betreibt eine zustandsorientierte Instandhaltung aller Leitungen im Einzugsgebiet. Zur Optimierung ihrer Prozesse nutzt sie die Software California.pro.
Die EnergieSüdwest Netz GmbH betreibt
eine zustandsorientierte Instandhaltung
aller Leitungen im Einzugsgebiet. Zur
Optimierung ihrer Prozesse nutzt sie die
Software California.pro.

Leistungsverzeichnisse für alle Belange

Der pfälzische Versorger unterscheidet zwischen Projekt-LVs, Störungs- und Jahres-LVs. Heute erstellt das Unternehmen die Leistungsverzeichnisse für alle Bereiche schnell auf Basis von Stammtexten und übermittelt diese den Bietern zwecks Preisanfrage mittels standardisierter Schnittstelle im GAEB-Format. Das Einlesen der Angebote, die Erstellung des Preisspiegels, detailliert oder komprimiert, als Schwerpunkt oder Ausreißerpreisspiegel mit allen Raffinessen für ein gläsernes Angebot erfolgt nun auf Knopfdruck. Doch nicht nur die Ausschreibung, sondern auch die Abrechnung der Bauleistungen, erfolgt über die Software.
EnergieSüdwest Netz betreibt eine zustandsorientierte Instandhaltung aller Leitungen im Einzugsgebiet. Im Versorgungsgebiet sind ca. 300 km Wasserleitungen und 220 km Erdgasleitungen verbaut. Das Konzessionsgebiet Strom umfasst neben der Stadt Landau alle Ortsteile, die Gemeinde Offenbach an der Queich und schließt das Versorgungsgebiet Taubensuhl mit ein. Im Rahmen des Netzmanagements werden sämtliche Schäden analysiert und eine Prioritätenliste für die Sanierungsmaßnahmen erstellt. Um unnötige Arbeiten zu vermeiden, koordiniert der Netzbetreiber fortlaufend mit den für den Straßen- und Kanalbau zuständigen Kollegen bei der Stadt Landau die Maßnahmen in regelmäßigen Sitzungen.

Im Versorgungsgebiet sind ca. 300 km Wasserleitungen und 220 km Erdgasleitungen verbaut.
Im Versorgungsgebiet sind ca. 300 km
Wasserleitungen und 220 km Erdgasleitungen
verbaut.

Rahmenverträge für Jahresvertragsleistungen und Bereitschaftsdienste

Für Jahresvertragsarbeiten wie für Netzanschlüsse und die Beseitigung von Störungen hat der Netzbetreiber kostenoptimierte Rahmenverträge mit ausführenden Unternehmen abgeschlossen. Tritt eine Störung auf, haben die Bereitschaftsdienste der Firmen eine Reaktionszeit von maximal einer Stunde, um vor Ort die Arbeit aufzunehmen. Zur Vereinfachung der Abrechnung dieser Prozesse haben die Landauer sogenannte „Stör-Leistungsverzeichnisse“ in California.pro erstellt, die die entsprechenden Positionen mit ihren Massen enthalten wie Aufbruch von Bitumen, Aushubarbeiten, Wiederherstellungsarbeiten etc.
Da die EnergieSüdwest Netz GmbH privatrechtlich organisiert ist, muss sie unterhalb der EU-Schwellenwerte nicht öffentlich ausschreiben, sondern kann die freie Vergabe nach Sektorenverordnung anwenden. „Wir schicken in der Regel fünf oder sechs Firmen, mit denen wir gute Erfahrungen gemacht haben, die LVs als GAEB-Datei für die Preisanfragen zu“, erklärt Adnan Smajic, Betriebsingenieur Gas/Wasser. Die anbietenden Firmen schicken die ausgefüllten LVs zurück und EnergieSüdwest Netz liest die Daten elektronisch ein. Nach Auswertung über Preisspiegel führt der Netzbetreiber mit den Firmen, deren Angebote in die engere Wahl kommen, Einzelgespräche und unterbreitet anschließend dem Einkauf einen Vergabevorschlag.

Gutschriftverfahren

In der Vergangenheit dokumentierten Auftraggeber und -nehmer die verbauten Massen gemeinsam in einem Leistungserfassungsblatt. Daraufhin stellte der Auftragnehmer die Rechnung, dann erfolgte die Rechnungsprüfung mit Freigabe und Zahlung durch den Netzbetrieb. Dieser Vorgang konnte einige Wochen dauern.
Um den gesamten administrativen Aufwand zu verringern, den Rechnungsprüfungsprozess intern zu verschlanken und um Kosten zu sparen, führte der Netzbetreiber das Gutschriftverfahren ein. Heute werden die Leistungen wie gewohnt vom Auftraggeber, in diesem Fall vom Projektleiter oder zuständigen Meister, und dem Auftragnehmer aufgenommen. Der Auftragnehmer überführt die Daten in ein elektronisches DA11-Aufmaßblatt, welches der Netzbetreiber in California.pro einliest. Dann überprüft der zuständige Mitarbeiter stichpunktartig das handgeschriebene Aufmaß mit den Daten im System. Stimmen diese überein, erstellt der Mitarbeiter aus California.pro heraus die Gutschrift, die an die Buchhaltung zur Bezahlung weitergeleitet wird.

Erneuerung Schieberkreuz Wasser | Fotos: EnergieSüdwest Netz GmbH, Landau
Erneuerung Schieberkreuz Wasser
| Fotos: EnergieSüdwest Netz GmbH, Landau

California.pro nützt Netzbetreibern und Ausführenden

Die Vorteile liegen auf der Hand. Da die Abrechnung und Bezahlung der Leistung zeitnah erfolgt, kann das Unternehmen besser mit seinen geplanten Budgets arbeiten. Die mühsame Rechnungskontrolle entfällt, Doppelabrechnungen gehören der Vergangenheit an. Auch reduzieren sich die Prozessschritte bei der Abrechnung der Fremdleistungen sowie der Abstimmungsaufwand zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.
Der Verhandlungsvorteil für EnergieSüdwest Netz durch den Wegfall der Rechnungsstellung beim Auftragnehmer sowie der Zahlungsvorteil durch eine durchschnittlich 2-prozentige Skontierung über alle Leistungen ist erheblich. Darüber hinaus sind sämtliche Schritte klar und revisionssicher dokumentiert und das Unternehmen kann eine Vielzahl von Projekten trotz niedrigem Personalstand abwickeln.
Doch auch für die Auftragnehmer bedeutet dieses Verfahren Vorteile. Da früher je nach Wirtschaftsjahr eine immense Anzahl an Rechnungen hinsichtlich der Abrechnung von Jahresvertragsleistungen, Beseitigung von Störfällen und Abrechnung von Projektleistungen von den Auftragnehmern gestellt werden mussten, bedeutet das Gutschriftverfahren eine beachtliche Minimierung des administrativen Aufwandes. Letztendlich ist so eine win-win-Situation für beide Partner entstanden.

Budgetierung leicht gemacht

Aufgrund der in California.pro bereits abgerechneten Projekte können Peter Müller und seine Kollegen unterschiedlichste Auswertungen nach verschiedenen Kriterien erstellen, um die Kosten für die einzelnen Bereiche für den Wirtschaftsplan für das Folgejahr zu budgetieren. Außerdem kann die Einhaltung des Budgets des laufenden Jahres überwacht werden. Zuerst erstellt der Netzbetreiber eine Grobplanung, die er mit den zuständigen Mitarbeitern vom Straßen- und Kanalbau abstimmt, um Synergieeffekte zu nutzen. „Daraufhin treffen wir die Entscheidung, welche Straßenzüge wir gemeinsam sanieren oder alleine und können dann recht exakt die Kosten mit California.pro schätzen, indem wir auf Daten bereits abgewickelter Projekte zurückgreifen“, so Versorgungsingenieur Müller.
Bei der Schätzung der Kosten für die Beseitigung der Störfälle ergeben sich Einsparungsmöglichkeiten. Da für die Ingenieure auf einen Blick erkenntlich ist, welche Kosten wo aufgelaufen sind und welche Massen sich dahinter verbergen, können sie schnell eine Kostenschätzung vornehmen, indem sie die Massen in den Leistungsverzeichnissen anpassen. Ein klarer Verhandlungsvorteil für den Leiter Netzbetrieb Gas/Wasser Müller: „Erkennen wir, dass wir mehr Sand, Austauschboden oder Bitumen benötigen, verhandeln wir Preisnachlässe bei den neuen Verträgen.“