Bedarfsgerechte Bürosoftware

DONAUESCHINGEN, 13.03.2019 – Seit seiner Übernahme der Firma Jäger Garten- und Landschaftsbau im Jahr 2011, setzt Michael Keller auf die Branchensoftware mexXsoft X. Das Bürosoftware-Paket ließ sich ganz nach dem Bedarf seines Unternehmens schnüren. Wir haben uns vor Ort angeschaut, ob und welche Vorteile eine solche Software für GaLaBau Betriebe mit sich bringt.

von Sonja Bauer

Das Team von Jäger Garten und Landschaftsbau. Die ökologische Verkleidung der Außenwände des Firmengebäudes mit Elementen aus Weidegeflecht hat Familie Keller selbst entwickelt und hergestellt. | Fotos: Jäger Garten- und Landschaftsbau
Das Team von Jäger Garten und Landschaftsbau. Die ökologische Verkleidung der Außenwände des Firmengebäudes mit Elementen aus Weidegeflecht hat Familie Keller selbst entwickelt und hergestellt. | Fotos: Jäger Garten- und Landschaftsbau

Der Fachbetrieb im Gewerbegebiet Breitelen-Strangen am Rande von Donaueschingen realisiert Aufgaben vom privaten Kleingarten bis hin zu großen kommunalen oder gewerblichen Projekten. Dabei liegt dem jungen Firmeninhaber nicht nur die qualitativ hochwertige Ausführung der Leistungen zur vollen Zufriedenheit seiner Kunden am Herzen, sondern auch die Begeisterung seiner Mitarbeiter. An wichtigen Entscheidungen lässt er sie teilhaben. Beispielsweise wurde der 2014 bezugsfertige Firmenneubau samt seiner Einrichtung von den Mitarbeitern mitgeplant. Alle zwei Jahre verbringt der Unternehmer mit seinem Team in der Winterzeit ein Wochenende auf einer Hütte, wo neben dem geselligen Miteinander Vorschläge erarbeitet werden, die das Unternehmen vorwärtsbringen. Auch die Ausbildung kommt nicht zu kurz. Der engagierte Betrieb ist Gründungsmitglied der von Albrecht Bühler geführten Initiative für Gute Arbeit. Im Jahr 2015 erhielt Michael Keller von der Robin-Akademie in Dauchingen den Mittelstandspreis „Goldener Meilenstein“ u.a. für die „Einheit von fachlicher und sozialer Kompetenz“.

Zeit und Überblick gewinnen

Auf eine maßgeschneiderte Branchensoftware legte der GaLaBau Techniker von Anfang an viel Wert. Deshalb vertraute er der Software für die grüne Branche mexXsoft X1, die aus den gemeinsamen Erfahrungen des GaLaBau-Unternehmers Marcel Uszkureit sowie des Programmierers Lars Fichtner entstand und auf der GaLaBau 2008 erstmals der Öffentlichkeit präsentiert wurde. Das j mexXsoft-Team hat die Softwarelösung mittlerweile für weitere Gewerke erweitert und neben der Hauptgeschäftsstelle in Viernheim und dem Entwicklungsbüro in Hassloch eine zusätzliche Geschäftsstelle in Berlin eröffnet. Zwischen den Firmen Jäger und mexXsoft besteht über die Jahre der Zusammenarbeit hinweg ein enger, vertrauensvoller Kontakt. „Im gegenseitigen Austausch mit unserem Kunden arbeiten wir an der ständigen Optimierung der GaLaBau-Software. Daraus entwickelte sich als Ergebnis nach mehrjähriger Entwicklungszeit die aktuelle Version X1.1, die den nachhaltigen Gedanken der Philosophie mexXsofts unterstützt“, erläutert Marcel Uszkureit.

Die klare Gestaltungsline dieses Privatgartens harmoniert perfekt mit dem Gebäude. Firma Jäger realisiert Kundenwünsche mit großem ästhetischem und handwerklichem Anspruch.
Die klare Gestaltungsline dieses Privatgartens harmoniert perfekt mit dem Gebäude. Firma Jäger realisiert Kundenwünsche mit großem ästhetischem und handwerklichem Anspruch.

Nicht zuletzt aufgrund der guten Betreuung schätzen die Anwender bei Jäger Garten- und Landschaftsbau die Branchenlösung vor allem deshalb, weil sie sich durch den modularen Aufbau an die einzelnen Bedürfnisse anpassen lässt. So pflegt Handelsfachwirt Rainer Dietsche bei der Material-, Artikel-, Maschinen- und Stammdatenverwaltung nur die firmenrelevanten Posten ein. Das erspart unnötigen Ballast. Die aktuelle All-in-One-Version mexXsoft X1.1 macht die Neuerstellung von Leistungsverzeichnissen bzw. Angeboten so einfach wie nie. Mit der neuen vollständig REB-konformen Massenliste, die sich mit dem LV in derselben Maske öffnen lässt, stehen nun nicht nur alle Formeln zur Verfügung, es lassen sich auch wiederkehrende Masseneingaben einfach per Drag&Drop in neue Positionen übertragen.

Davon profitiert Michael Keller bei Akquise und Auftragsbearbeitung. Durch die erweiterte Suche hat er nun an jeder Stelle im Programm Zugriff auf alle Datensätze, und kann so über die von Microsoft etablierte Mehrfenstertechnik jederzeit auf Daten oder vorhandene Positionen zurückgreifen und diese per Drag & Drop in ein neues Angebot übernehmen. Und sollte doch mal etwas schiefgehen, erlaubt die neue mehrstufige Rückgängig-Funktion jederzeit, aus Versehen gelöschte Positionen wiederherzustellen oder Eingaben rückgängig zu machen. Ganz gut findet Keller in diesem Zusammenhang das 'Ampelsystem' bei der Erstellung eines Angebotes. „Dabei sehe ich genau, welche Position händisch vorkalkuliert ist, bei welcher ich Mitarbeiter, Gerät und Maschine erfasst habe und welche - und das ist dann die Farbe Grün - komplett vorkalkuliert ist.

Beim Vergleich verschiedener Angebote erkenne ich auf diese Weise schnell Fehlerquellen und habe die Möglichkeit ganz gezielt zu kalkulieren. Auch Herr Dietsche würde sofort erkennen, ob ich an einer Stelle nur einen fiktiven Preis eingetragen habe.“, so Keller. Ebenfalls sehr bedienerfreundlich ist für den Firmeninhaber die optimierte Auswahlfunktion: „Unser Stamm- bzw. Muster-LV hat ca. 500 Positionen. Wenn ich bei einem Kunden nur Vegetationsarbeiten machen will, gehe ich in mein Muster-LV und müsste weit nach unten scrollen. Jetzt kann ich alle Positionen, die ich nicht benötige, ausblenden und mir nur das herausziehen, was ich brauche. Wenn ich weiß, welcher Titel welche Positionsnummer hat, kann ich auch nach der Positionsnummer suchen. Das ist eine große Zeitersparnis und vermittelt schnellen Überblick.“

Markus Sutter (l.) leitet die Ausbildung im Unternehmen von Michael Keller (r.).
Markus Sutter (l.) leitet die Ausbildung im Unternehmen von Michael Keller (r.).

Rechtssicher abrechnen und verwalten

Dadurch dass direkt aus dem Leistungsverzeichnis auf die Standardleistungsbücher der DBD-, STLB- bzw. SIRADOS-Baudaten zugegriffen werden kann, lassen sich VOB- und DIN-gerechte Positionstexte erstellen. Und mit der REB-konformen Massenliste erfolgt die Abrechnung der Leistungen positionsgenau und nachvollziehbar. Über die Import-/Export-Schnittstelle können Aufmaße mit den verschiedenen Programmen bzw. Geräten digital abgeglichen werden. Da der GaLaBau-Betrieb ständig mit Landschaftsarchitekten zusammenarbeitet, eine wichtige Funktion. Bei Firma Keller ist Meike Beger für die Adressverwaltung zuständig. Sie kann mit dem nächsten Update Unteradressen und Ansprechpartner wesentlich flexibler verwalten und kategorisieren. Künftig werden diese auch gesondert über Email-Adressen erreichbar sein. Außerdem wird das Kundenbeziehungs-Management u.a. durch die Möglichkeit zur Voreinstellung adressbezogener Texte und rechtlicher Hinweise in Rechnungen erweitert.

Mobil auf wichtige Daten zugreifen

Michael Keller wird sich im Laufe des Jahres zwischen mehreren Möglichkeiten entscheiden können, mobil auf seine Daten zuzugreifen. Zum einen gibt es bereits jetzt für alle mexXsoft Kunden die Möglichkeit, sich über eine Remote Desktop Verbindung mit dem Windows 10 System im Büro von überall online zu verbinden, und dann z.B. auf einem Tablet mit einer Touchscreen-optimierten Version von mexXsoft direkt zu arbeiten.
Im Laufe des Jahres wird eine mobile App für Apple-Endgeräte folgen, die neben Zugriff auf Kundeninformationen, Leistungsverzeichnissen und Kalkulationsdaten auch eine mobile Zeiterfassung, eine Chatfunktion und die Erstellung von Rapporten und Tagesberichten erlauben wird und vieles mehr.
Seit Anfang des Jahres bietet mexXsoft auch die Möglichkeit, einen virtuellen Server in der Cloud mit Standort in Deutschland anzumieten. Die Kosten für Anschaffung, Administration und Wartung einer Hardware-Lösung im Büro entfallen. Über den virtuellen Server ist ebenfalls der Zugriff auf die mexXsoft Daten über ein Endgerät mit installiertem Client von überall online möglich.

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