Speziell für Handwerksbetriebe: Baudokumentation per Software

STUTTGART, 13.01.2020 – Die Dokumentation ist ein extrem wichtiger Bestandteil bei der Firma Josef Lorenz. Der in 2. Generation geführte GaLaBau-Betrieb mit Sitz in Stuttgart setzt dafür auf eine cloudbasierte Software der Freiraum GmbH.

Die cloudbasierte Software MemoMeister wurde speziell für Handwerksbetriebe entwickelt. Mit ihr können betriebliche Informationen zeit- und ortsunabhängig digital geordnet werden.
Die cloudbasierte Software MemoMeister wurde speziell für Handwerksbetriebe entwickelt. Mit ihr können betriebliche Informationen zeit- und ortsunabhängig digital geordnet werden.

Wichtige Bilder der Projekte zwischen privaten Urlaubsfotos, chaotische Nachrichten über WhatsApp und nicht auffindbare Informationen – Marcus Lorenz und sein Team aus qualifizierten Landschaftsgärtnern, European Treeworkern mit SKT-Ausbildung, Gärtnermeistern sowie Techniker kennen diese Probleme nicht mehr. Mit „MemoMeister“ steht dem GaLaBau-Betrieb, der seit 1966 in 2. Generation  im Großraum Stuttgart tätig ist, eine Anwendung zur Verfügung, mit der Dokumentationen projektbezogen erfasst werden. Ein Bilderchaos auf den Smartphones entsteht somit erst gar nicht und die Beschreibung zu den Vorgängen ist dem Bild zugeordnet.

Die mit dem Smartphone erfassten Daten in MemoMeister sind direkt nach dem Hochladen im Büro verfügbar und abrufbar. Sobald ein Angebot konkret wird und der Auftrag erfasst ist, wird dieser in MemoMeister mit entsprechenden Auftragsmappen angelegt, wofür auch Vorlagen verwendet werden können. Durch Zugriffsrechte werden die Aufträge den Mitarbeitern sichtbar gemacht. Ohne Rücksprache zu halten, wissen die Mitarbeiter, welche Aufträge als Nächstes anstehen und haben alle Informationen zum Auftrag auf ihrem Smartphone dabei.

Markus Eisenbarth nutzt MemoMeister im Büro als Schnittstelle zur Baustelle.
Markus Eisenbarth nutzt MemoMeister im
Büro als Schnittstelle zur Baustelle.

Wissensmanagement

Als ein wichtiger Vorarbeiter längerfristig ausfiel, drohte der Josef Lorenz GmbH zwar der Verlust eines sehr guten Mitarbeiters, nicht jedoch der Verlust seines Wissens. Durch die Nutzung von MemoMeister wurde dem nicht vorhersehbaren Ausfall des Mitarbeiters automatisch aktiv entgegengewirkt: Dank der Dokumentation projektrelevanter Informationen mit MemoMeister wird Wissen gespeichert und bleibt verfügbar. Mitarbeiter, die Projekte übernehmen, haben somit die Möglichkeit sich schnell einen Überblick zum Stand des Projektes zu verschaffen. Zudem können Mitarbeiter nachträglich zu einem Projekt hinzugefügt werden. Bei WhatsApp beispielsweise sehen hinzugefügte Mitarbeiter in einem Chat nur das, was nach dem Hinzufügen geschrieben oder erfasst wird.

Die cloudbasierte Software ist dabei einfach in der Anwendung. MemoMeister besteht neben der App aus einer Oberfläche für den PC. Projektstrukturen anlegen, Inhalte den Projekten und den Mitarbeitern zuordnen, dafür ist im Stuttgarter GaLaBau-Betrieb Markus Eisenbarth zuständig. Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, kann er im Büro mit einem Klick einen Baubericht automatisch erstellen und abgeschlossene Projekte in das Archiv verschieben. So wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter stets das Wesentliche im Blick haben. Für Markus Eisenbarth spart MemoMeister auch beim Thema E-Mails im Büro viel Zeit und Nerven. Häufig genug sprengen Dateianhänge in E-Mails die erlaubte Datenmenge oder ein volles Postfach beim Empfänger vermeidet die Zustellung. Eisenbarth umgeht diese Problematik, indem er aus MemoMeister heraus Daten über einen Downloadlink teilt. Er wählt die Dateien aus, die er zur Verfügung stellen möchte und gibt in MemoMeister die Mailadresse ein. Der Empfänger erhält einen persönlichen Downloadlink. Der Zugriff auf die Dateien, kann dabei zeitlich beschränkt werden.

Marcus Lorenz, Geschäftsführer der Josef Lorenz GmbH
Marcus Lorenz, Geschäftsführer der Josef Lorenz GmbH, setzt seit zwei Jahren MemoMeister in seinem Betrieb ein und zeigt sich von der Software überzeugt: .„Mit MemoMeister haben wir eine Anwendung gefunden, die auf eine einfache Art und Weise Struktur und Ordnung schafft.“ | Fotos/Abb.: Freiraum

Implementierung und Einführung

Für Marcus Lorenz und Markus Eisenbarth war es wichtig eine Anwendung zu haben, die ohne Techniker, Installation oder Wartungsaufwand auskommt. Der Kauf einer teuren Software und spätere Folgekosten für Wartungen fallen bei MemoMeister nicht an. Das nutzerbasierte Modell wird monatlich bezahlt. Für die Smartphones und Tablets gibt es eine App und im Büro genügt eine Anmeldung über den Browser. Wenn neue Mitarbeiter in den Betrieb kommen, wird die Einführung von MemoMeister in den Arbeitsalltag integriert.
Bei der Firma Lorenz zeigt beispielsweise der erfahrene Vorarbeiter dem neuen Mitarbeiter die Funktionsweise der Anwendung direkt bei der Dokumentation auf der Baustelle. So erlernt der neue Mitarbeiter in der Praxis die Funktionsweise. Zusätzlich wird der Vorarbeiter entlastet, da beim Erlernen der Funktionsweise automatisch auch die Dokumentation des Projektes durch den neuen Mitarbeiter erfolgt. MemoMeister bietet auf seinem Youtube-Kanal zusätzlich kleine Tutorials, mit denen die Mitarbeiter eigenständig und zügig die Anwendung erlernen.