Effizientes Controlling mit Kobold Control bei Vogel Ingenieure

WUPPERTAL, 22.7.2020 – Um die vielfältigen Anforderungen der Kanalsanierung bei gleichzeitig wirtschaftlicher Ausrichtung effizient zu planen und zu steuern, setzt Geschäftsführer Markus Vogel vom Fachbüro Vogel Ingenieure GmbH auf das Projekt- und Büromanagementsystem Kobold Control. Seit der Bürogründung 1999 vertraut der Ingenieur auf die Lösung der Kobold Management Systeme GmbH.

Beauftragt wird das 19-köpfige Büro mit Hauptsitz in Kappelrodeck und einer Niederlassung in Bad Krozingen zu 80 % von kommunalen Abwasserbetrieben, deren Abwassersysteme einen elementaren Beitrag zum Gesundheits-, Trinkwasser- und Umweltschutz darstellen. Arbeiten die Planungsexperten überwiegend in Baden-Württemberg, so begleiten sie mittlerweile Sanierungsmaßnahmen auch in anderen Bundesländern. Darüber hinaus sorgt Vogel Ingenieure in der chemischen und Lebensmittel-Industrie sowie im Maschinenbau dafür, dass die unternehmenseigene Kanalisation auch den gesetzlich definierten baulichen Anforderungen im Sinne der Dichtheit, Stand- und Betriebssicherheit genügen.
Vogel Ingenieure bringt die Prozesse und Technologien der Kanalnetzunterhaltung stetig voran; dadurch ist das Büro zu einem bundesweit führenden Know-how-Träger auf dem Gebiet der Kanalsanierung geworden. Genauso wie sich die Ingenieure bei jedem Projekt engagieren, kümmert sich Markus Vogel um die betriebswirtschaftliche Seite jedes Projektes und des gesamten Büros.

Installation eines Schlauchliners DN 1300 mit Windensystem
Installation eines Schlauchliners DN 1300 mit Windensystem

Programm ermittelt die Stundensätze

Damit die Controlling-Software exakte Kalkulationswerte errechnen kann, sind korrekte Mitarbeiterdaten erforderlich. Das Programm ermittelt die Stundensätze auf Basis der Gehaltsdaten und Sollstunden. Daraus entsteht ein individueller Stundensatz für jeden Mitarbeiter. Dieser wird mit dem Gemeinkostenfaktor beaufschlagt, der gerade bei Vogel Ingenieure durch die intensive Fort- und Weiterbildung der Mitarbeitenden und die Qualitätsorientierung spürbare Auswirkungen hat.
Kobold Control ermittelt den Gemeinkostenfaktor automatisch über die Erfassung der Gesamtstunden und der Gemeinkosten. Dieser ist der Zuschlag auf den mitarbeiterbezogenen Stundensatz und ermöglicht eine Zurechnung der Gemeinkosten – Büromiete, Versicherungsbeiträge, Fahrzeugkosten, aber auch Versicherungsbeiträge und eben die Fortbildungs- und Qualitätssicherungskosten – nach dem Verursachungsprinzip.
Jeder Mitarbeiter gibt während des Projektverlaufes seine Stunden auf die einzelnen Leistungsphasen des Projektes und die nach Aufwand zu berechnenden Tätigkeiten mit entsprechenden Kommentaren in das Controllingprogramm ein.

Überwachung einer mit Robotertechnik zu sanierenden Anschlussanbindungsstelle
Überwachung einer mit Robotertechnik zu sanierenden Anschlussanbindungsstelle

Qualität rechnet sich

Der Fokus des Ingenieurbüros liegt bei jedem Projekt auf der Qualität. Markus Vogel erklärt: „Da wir qualitätszentriert arbeiten, geben wir die vom System errechneten honorarbezogenen Soll-Arbeitsstunden nicht an die Projektleiter weiter. Diese sollen primär die optimalen Lösungen für unsere Auftraggeber finden, denn die Ergebnisse und Kundenzufriedenheit stehen bei uns im Vordergrund.“
Die Vorgehensweise rechnet sich. Allein in den letzten Monaten kamen mehrere neue Kommunen auf die Sanierungsexperten zu, da diese sich bei ihren bisherigen Dienstleistern nicht gut aufgehoben fühlten. Auch ist die Zahl der wiederholten Beauftragungen derselben Kommunen äußerst hoch. Obwohl nicht auf die Stunde geachtet wird, ist das Büro wirtschaftlich erfolgreich und kann auskömmliche Honorare in Rechnung stellen. Unterstützt wird Markus Vogel dabei von den vielfältigen im System integrierten Berichten.

Vielfältige Auswertungen geben Auskünfte

Kobold Control bietet über 100 verschiedene Auswertungen, z.B. über den Auftragsbestand, über halbfertige Erzeugnisse, Kostenvergleiche der Projekte, Budget-, Honorar- und Ertragsauswertungen, Soll-Ist-Vergleiche sowie Umsatzanalysen. Regelmäßig stellt der Geschäftsführer die Soll- den Ist-Stunden gegenüber und analysiert, welche Aufwendungen welchen Honoraren gegenüberstehen. So erkennt er frühzeitig, wenn ein Projekt aus dem Ruder läuft, kann die Ursachen analysieren und rechtzeitig gegensteuern.
Aufgrund seiner Erfahrung weiß Markus Vogel, ob ein Projekt wirtschaftlich erfolgreich oder ob es schwierig sein wird, schwarze Zahlen zu schreiben. Da helfen die Auswertungen im Nachgang. „Wir ziehen aus den betriebswirtschaftlichen Analysen unsere Schlüsse. So haben wir Standards definiert, Vorlagen entwickelt, damit nicht jeder Mitarbeiter das Rad neu erfinden muss“, so der Geschäftsführer. Gerne werden auch die Projektgruppenauswertungen für die Zeitansatzkalkulation und die Stundensatzermittlung genutzt, zeigen diese doch auf, welche Projektart mit welchen Verrechnungssätzen und Aufwandskosten in Verbindung steht. Die Erkenntnisse daraus dienen der optimalen Kalkulation neuer Projekte.

Vorbereitung der Installation eines Schlauchliners durch Inversion mittels Drucktrommel
Vorbereitung der Installation eines Schlauchliners durch Inversion mittels Drucktrommel | Fotos: Vogel Ingenieure GmbH, Kappelrodeck

Besondere Leistungen dokumentieren

Änderungen im Auftrags- und somit im Vertragsumfang sind die Regel. Immer wieder müssen Kanalstrecken und die Anzahl der Schächte angepasst werden. Vertragsanpassungen sind dann zu vereinbaren. Auch kommen Anfragen der Netzbetreiber, ob das Büro mal eben eine Angebotsanfrage für die Dienstleistungsanfrage statische Berechnung oder für die Baugrundgutachten durchführen könne.
Solche Tätigkeiten erledigen die Kanalsanierer prompt, um einen Zeitverzug zu vermeiden. Dadurch dass die Mitarbeiter die Stunden mit entsprechenden Kommentaren eingeben, sind die besonderen Leistungen und nachtragsrelevanten Zusatzleistungen optimal dokumentiert und können dem Auftraggeber nachvollziehbar in Rechnung gestellt werden.
Für Markus Vogel wäre ohne Kobold Control ein effizientes Rechnungswesen und Controlling nicht denkbar. Die Auswertung der Stunden über die Datenbank mittels der vielfältigen Berichte ist schnell, einfach und fehlerfrei verglichen mit Auswertungen über Tabellenkalkulationssysteme, wie es einige Büros immer noch machen. „Ich bekomme das, was ich benötige, quasi auf Knopfdruck, wie zum Beispiel Zeitnachweise und Leistungsdokumentationen für die Rechnungsstellung“, erklärt Vogel. Die Frage, ob Kobold Control eine strategische und kaufmännische Bedeutung für Vogel Ingenieure hat, bejaht der Geschäftsführer, zumal er seine Projekte und das gesamte Büro betriebswirtschaftlich im System abgebildet hat. Auch bildet das Controllingprogramm sämtliche Honorartafeln sowie Leistungsbilder ab und beinhaltet alle Funktionen, um Honorare schnell, einfach und rechtssicher zu berechnen sowie Angebote und Rechnungen zu erstellen. Funktionen, deren sich der Geschäftsführer gerne bedient.