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Die elektronische Planüberprüfung revolutioniert Verwaltungsabläufe

Einige Veränderungen im Baugewerbe sind unvorhergesehen und haben einen unmittelbaren und deutlich sichtbaren Einfluss. Andere Veränderungen sind kleiner und laufen schrittweise ab. Auch wenn diese nicht für Tumult sorgen, schlagen sich ihre Auswirkungen dennoch allmählich in der gesamten Branche nieder. Die Umstellung von Papier auf PDF-basierte Planüberprüfungen bei den Aufsichtsbehörden ist eine dieser kleinen, langsam verlaufenden Veränderungen. Zwar erfolgte die Umstellung schrittweise, die messbaren Vorteile kommen aber einer Revolution gleich.

Behörden steigen auf papierloses Arbeiten um
Behörden steigen auf papierloses Arbeiten um: Die elektronische Planüberprüfung revolutioniert Verwaltungsabläufe.

Die elektronische Planüberprüfung entwickelt sich in rasantem Tempo zum Behördenstandard bei bautechnischen Plänen und Genehmigungen. Bei der Planüberprüfung werden jetzt standardisierte PDF-Pläne genutzt, die zur Überprüfung elektronisch eingereicht werden. Das ermöglicht Vertretern verschiedener Aufsichtsbehörden wie Prüfern, IT-Fachleuten und Beamten, auf einer digitalen Plattform zusammenzuarbeiten, selbst wenn sie sich an verschiedenen Standorten befinden.

Durch die elektronische Planüberprüfung werden Ineffizienzen, Unklarheiten, Fehler und andere Probleme reduziert, die zuvor dem langsamen, manuellen und papiergestützten Vorgang geschuldet waren. Dutzende Gemeinden wie etwa Seminole County in Florida oder die Insel Kauai (Hawaii) sowie die Städte Santa Monica, Phoenix, Anchorage, Detroit und Austin nutzen bereits die elektronische Planüberprüfung.

Tina York benennt in einem Blogeintrag fünf Hauptanreize für die Umstellung auf elektronische Planüberprüfungen:
•    Spart Kosten beim Drucken, Scannen und Archivieren von Plänen auf Papier
•    Beschleunigt und vereinfacht das Einreichen für Bauherren, Ingenieure und Planungsexperten
•    Keine gemeinschaftlichen Investitionen in Software, Lizenzgebühren oder Hardware
•    Hebt die Einziehung von Einnahmen an, die an die Zuständigkeiten zu zahlen sind
•    Verringert Durchlaufzeiten durch die Reduzierung der Einreichungen und die Verkürzung der Zykluszeiten

Effizienz steigern und Beziehungen aufbauen

Behörden haben ohnehin den Ruf, nicht besonders fortschrittlich zu sein. Darüber hinaus werden sie bei der Arbeit mit Auftragnehmern als eigennützig bezeichnet. „Sie können sich kaum vorstellen, wie oft Behörden Auftragnehmer wie Wegwerf-Ware behandeln. Das sind unsere Kunden“, erklärt Barb Mock, der in Snohomish County in Washington die Planung und Entwicklung leitet. „Es geht nicht nur darum, unseren Mitarbeitern einen besseren Ruf zu verschaffen. Damit wäre nur das halbe Problem gelöst.“

Nachdem Mitarbeiter des Countys von Kunden und anderen Aufsichtsbehörden erfahren hatten, dass das PDF-basierte Bluebeam Revu maßgeblich zum Erfolg von deren elektronischen Planüberprüfungen beigetragen hatte, haben sie sich ebenfalls für diese Software entschieden. So konnten elektronische Dokumente mit einem einheitlichen Format standardisiert werden, das bereits von einem großen Teil des Kundenstamms genutzt wurde.
„Ist es etwa sinnvoll, wenn die Bauherren 80 verschiedene Websites aufrufen und aus 80 verschiedenen Methoden auswählen müssen? Die Standardisierung nutzt uns, sie muss aber auch dem Kunden dienen“, resümiert Mock. Dank seiner Bemühungen verlaufen die elektronischen Planüberprüfungen des Snohomish Countys jetzt gänzlich papierlos. Nach der Implementierung von Revu gaben 70 % der Mitarbeiter an, sich im Umgang mit der elektronischen Planüberprüfung sicher zu fühlen, nachdem sie nur ein grundlegendes Revu-Schulungsmodul abgeschlossen hatten.

Kürzere Durchlaufzeiten und vereinfachtes Einreichen

Der Einsatz von elektronischen Planüberprüfungen reduziert auch Missverständnisse und verringert Durchlaufzeiten in Gemeinden, die aufgrund papierbasierter und manueller Prozesse bislang von Problemen geplagt waren. In der Stadt Westminster in Colorado, ein Vorort von Denver, ist das in der Vergangenheit vorgekommen.
Pläne wurden Prüfern in Papierform in die Hand gedrückt. Diese Prüfer führten dann ihre eigenen Prüfungen durch und leiteten die Dokumente anschließend an den nächsten Prüfer weiter. Verschiedene Faktoren verlangsamten den Prozess der Stadt drastisch: Dokumente gingen verloren, Prüfer waren abwesend und Kunden wussten nicht, wo oder bei wem sie ihre Kopien abgeben sollten. Bei den Behörden entstanden Arbeitsrückstände, die den gesamten Prozess stark verlangsamten.

In anderen Gemeinden hat die elektronische Planüberprüfung bereits positive Veränderungen herbeigeführt. „Zuvor war alles einzeln, jetzt arbeiten wir viel kollaborativer“, erklärt Genevieve Pizinger, die als Anwendungsspezialistin bei der Stadt Westminster angestellt ist. „Wir haben für unsere Kunden ein Werkzeugset für interne Zwecke erstellt. So können sie sich via Bluebeam austauschen, wodurch die Kommunikation deutlich erleichtert wird. Ich denke auch, dass Kunden in der Community jetzt ganz neue Möglichkeiten zur Verfügung stehen.“ Vorteile durch Kundenzufriedenheit sind auch in der kanadischen Stadt Mississauga (Ontario) zu spüren: Im ersten Jahr der Implementierung wurden die Arbeitsrückstände der Stadt um 30 % reduziert.

Die Effizienz elektronischer Planprüfungen und ein Ausblick auf die Zukunft

Die Implementierung elektronischer Planprüfungen in zahlreichen Gemeinden hat bei den Behörden einen Dominoeffekt angestoßen. Mehr und mehr Behörden erkennen inzwischen die Vorteile digitaler Kollaborationen. Durch die Möglichkeiten zur Standardisierung von Formaten und zum Hinzufügen von Markups haben einige Behörden den größten Vorteil des neuen Prozesses erkannt, nämlich die messbare Produktivitätssteigerung.

In der Baubranche ist der Return on Investment (ROI) immens wichtig. Deshalb ist es besonders wichtig, beweisen zu können, dass sich die Einführung und Implementierung von Software lohnt. „Als staatliche Behörde müssen wir stets auf Geld und Ressourcen achten“, erklärt LeaAnne Hahnel, die als Analystin von Geschäftssystemen für den US-Bundesstaat North Carolina arbeitet. Seit der Implementierung von Bluebeam Revu wurde die Produktivität des Bundesstaates North Carolina bei Überprüfungen durch Mitarbeiter verschiedener Fachrichtungen um 39 % gesteigert. „Einige Überprüfungen haben je nach Prüfungsart mehrere Wochen in Anspruch genommen“, führt sie weiter aus. „Jetzt können Mitarbeiter aller vier Fachrichtungen das Dokument gleichzeitig in einer Bluebeam Sitzung prüfen.“

Ergebnisse wie eine Produktivitätssteigerung von 39 % sind kaum zu ignorieren. Außerdem wird die Digitalisierung von Verwaltungsabläufen auch deshalb vorangetrieben, weil sie technologischen Fortschritt in die Gesamtgesellschaft einbringt. „Behörden haben bei der Einführung neuer Technologien selten die Nase vorn“, sagt Pizinger. „Man shoppt online, versendet Geld im Internet, macht jetzt quasi alles im Web. Deshalb ist es nur folgerichtig, dass elektronische Planprüfungen eingeführt werden. Andere Behörden werden das sicher bald nachahmen.“


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