VK Bund: Elektronische Angebote rechtzeitig hochladen

BONN, 18.09.2020 - Funktioniert in einem elektronischen Vergabeverfahren das Hochladen der Angebote nicht auf Anhieb und geht deshalb das Angebot nicht fristgemäß auf der Vergabeplattform ein, fällt dies in den Verantwortungsbereich des Bieters, so die VK Bund.

Die Vergabekammer des Bundes hat in ihrem Beschluss vom 29.05.2020 - VK 2-19/10 - entschieden, dass ein öffentlicher Auftraggeber ein verspätet hochgeladenes Angebote auszuschließen hat, wenn die Verspätung auf eine zu knappe zeitliche Planung des Bieters zurückzuführen ist.

Was war geschehen?

In einem elektronischen Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb in zwei Losen nach den Vorschriften der VSVgV gingen die Angebote des späteren Antragstellers 7 Minuten nach Ablauf der Angebotsfrist auf der E-Vergabe-Plattform des öffentlichen Auftraggbers ein.

Der Auftraggeber schloss die Angebote nach § 31 Abs. 2 Nr. 5 VSVgV wegen verspätetem Eingang aus. Die Verspätung sei der Sphäre des Bieters zuzuordnen, denn eine Störung der E-Vergabe-Umgebung habe an diesem Tag ausweislich der Log Datei nicht vorgelegen. Eine Nachschau der beiden Angebotsvordrucke des Bieters habe ergeben, dass ein Angebot um 11.08 Uhr, das andere um 11.30 Uhr signiert worden sei, also kurz vor bzw. zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist.

Der Bieter rügte den Ausschluss; er habe die Verspätung nicht zu vertreten. Der verspätete Angebotseingang habe darauf beruht, dass zunächst ein Update der vom öffentlichen Auftraggeber vorgegebenen E-Vergabe-App installiert werden musste und ein Fehler im Updateprozess aufgetreten sei.

Der Auftraggeber half der Rüge nicht ab. Darauf wandte sich der Bieter an die Vergabekammer.

Aus dem Beschluss der VK Bund

Die Angebote des Bieters wurden zu Recht nach § 31 Abs. 2 Nr. 5 VSVgV ausgeschlossen. Die Angebote seien unstreitig nach Ablauf der Angebotsfrist eingegangen. Der Antragsteller habe den verspäteten Eingang auch i.S.v. § 31 Abs. 2 Nr. 5 VSVgV zu vertreten.

Dies ergebe sich bereits daraus, dass der Antragsteller – nach seinen eigenen Angaben - erst ca. 20 Minuten vor Ablauf der Angebotsfrist mit dem Hochladen begann. Das Hochladen dauerte 27 Minuten, zu lange, um die Angebotsfrist einhalten zu können.

Zwar stehe es einem Bieter zu, die Angebotsfrist auszuschöpfen. Hier sei jedoch weder durch den Antragsteller geltend gemacht noch sei sonst erkennbar, dass die Angebotsfrist in irgendeiner Weise zu knapp bemessen gewesen sein könnte. Es gab keinen auf das Fristenregime des Auftraggebers zurückgehenden sachlichen Grund, erst so kurzfristig mit dem Hochladen der Angebote zu beginnen.

Wenn das Hochladen nicht auf Anhieb funktioniert und dies zu einer sehr geringfügigen zeitlichen Verzögerung führt mit der Folge, das die Angebotsfrist verpasst wird, so falle dies in die Sphäre des Bieters, der verantwortlich ist für die Organisation seiner internen Abläufe.

Der Bieter hätte bei dieser Sachlage die Verspätung nur dann nicht vertreten müssen, wenn erwiesenermaßen eine vom Auftraggeber zu vertretende Fehlfunktion des elektronischen Systems vorgelegen hätte. Vorliegend sei bei einem Los die elektronische Signatur erst zum Zeitpunkt des Fristlaufs angebracht worden, so dass die Kausalität der Aktualisierung der App, die für das Hochladen erforderlich ist, für den verspäteten Eingang schon nicht erkennbar sei. Für beide Lose gelte, dass die App eine Anwendungssoftware darstellt, die auf dem PC des Nutzers implementiert wird. Die App und ihr Funktionieren hingen ab von der Konstellation des lokalen PC`s, auf die der Auftraggeber keinen
Einfluss hat, z.B. Firewall, Virenprogramme. Die App liege daher in der Sphäre des Nutzers, hier also des Bieters.

Fazit

So wie schon zu Zeiten der Papierangebote Bieter darauf achten mussten, ihre Angebote so rechtzeitig auf den Weg zu bringen, dass auch bei Zustellverzögerungen die Angebote fristgemäß eingehen können, so gilt auch bei elektronischen Angeboten: Das vergaberechtliche Risiko des rechtzeitigen Eingangs seines Angebots trägt grundsätzlich der Bieter.

Das elektronische Angebot muss vor Ablauf der Angebotsfrist vollständig eingegangen sein.
Elektronische Angebote, die nicht fristgerecht eingegangen sind, werden ausgeschlossen, es sei denn, der Bieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Bieter sollten daher immer genügend Zeit für Vorab-Installation und möglicherweise anfallende Updates der Vergabesoftware vor der Angebotsfrist mit einplanen und ihr Angebot so rechtzeitig fertigstellen, dass am Ende genügend Zeit für deren digitale Übermittlung zur Verfügung steht.

Hier geht es zum Beschlusstext

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