Grünflächenpflege:

Effizient ausschreiben und vergeben

WALLDORF, 06.08.12 - Wer Grünanlagen in großer Dimension verwaltet, braucht geeignete Tools, die das Ausschreibungsprozedere optimieren. Die SAP AG setzt die Branchensoftware mexXsoft X1 für ihr Facility Management ein - inklusive der Grünflächenpflege.

Von Erwin Bauer, Hollern-Twielenfleth

Facility Manager Jörg Beißel und Steven Michalke wollen die Qualität des Grünangebotes auf den Freiflächen der SAP weiter verbessern.
Facility Manager Jörg Beißel und Steven Michalke wollen die Qualität des Grünangebotes auf den Freiflächen der SAP weiter verbessern.  | Foto: Erwin Bauer
Mit der dreisprachigen Beschilderung der Pflanzen auf dem Firmengelände ist das Image der Flächenmanager gestiegen.
Mit der dreisprachigen Beschilderung der Pflanzen
auf dem Firmengelände ist das Image der
Flächenmanager gestiegen. | Foto: Jörg Beissel

Jede Idee beginnt mit einer Inspiration, bei SAP geschah dies vor genau 40 Jahren. Fünf IBM-Mitarbeiter gaben im Jahre 1972 ihre erfolgversprechenden Karrieren auf, um eine betriebswirtschaftliche Standardsoftware zu entwickeln, mit der Unternehmen erstmals in Echtzeit auf ihre Geschäftsdaten zugreifen konnten. Die Revolution für die damalige Zeit der Großrechner und Lochkarten zieht sich wie ein roter Faden durch die Erfolgsgeschichte der SAP GmbH. Ob Buchführung, Controlling, Vertrieb, Einkauf, Produktion, Lagerhaltung oder Personalwesen – das Ziel lautet seither, die Abläufe in den Unternehmen in einem System effizienter und nachhaltiger zu gestalten. Die Meilensteine der 40-jährigen Firmengeschichte lassen sich in einer interaktiven Zeitreise derzeit in der Walldorfer Zentrale hautnah erleben. Die öffentlich zugängliche Jubiläums-Ausstellung zeigt auch die Highlights der EDV-Entwicklung der letzten vier Dekaden, erläutert den Nachhaltigkeitsansatz des Unternehmens und thematisiert Fragen von Kindern zur künftigen Computertechnologie...

Ersten Eindruck grün gestalten

Schon der kurze Weg vom Parkplatz zur Ausstellung im SAP-Gebäude 1 an der Dietmar-Hopp-Allee in Walldorf ist unter landschaftsgärtnerischem Blickwinkel bemerkenswert. Professionell angelegte und gepflegte Freiflächen mit einer vielfältigen Bepflanzung bieten Besuchern und Mitarbeitern ein attraktives Entrée. Eine auf Augenhöhe geschnittene Hainbuchenhecke entlang der Gehwege rückt die dahinter parkenden Automobile dezent in den Hintergrund. Die Beete sind mit Stauden, Gräsern, Sträuchern und Solitärgehölzen bepflanzt. Bei näherem Hinsehen lassen sich kleine Schilder mit den botanischen, deutschen und englischen Namen der Pflanzen entdecken. Urheber der Beschriftung, die einem botanischen Garten in Nichts nachsteht, ist das SAP Global Facility Management Germany. „Früher bekamen wir häufig Anfragen von Besuchern und Mitarbeitern, um welche Baumart oder Pflanze es sich vor einem unserer zahlreichen Gebäude oder in den Beeten entlang eines bestimmten Weges handelte. Bei den Ausmaßen unserer Grünflächen war eine Bestimmung natürlich nicht immer sofort möglich. Mit den dreisprachigen Schildern haben wir nicht nur dieses Informationsbedürfnis gestillt, sondern auch das Image unserer Abteilung gestärkt,“ erläutert Steven Michalke, Leiter Grünflächen- und Geschäftsstellenverwaltung Deutschland. Jörg Beißel trägt die gärtnerische Verantwortung für die zehn deutschen Liegenschaften mit Außenanlagen, von Berlin bis Markdorf am Bodensee. „In konkreten Zahlen ausgedrückt sind das insgesamt 346.346 Quadratmeter Grünflächen inklusive Pflanzflächen, Rasen-, Teich-, Wiesen- und Ausgleichsflächen sowie Dachflächen. Hinzu kommen 133.727 Quadratmeter Kies- und Wegeflächen sowie rund 6.500 Kübelpflanzungen im Inneren der Gebäude,“ so der verantwortliche Gärtner.

AVA-Prozesse verschlanken

Der Blick im Besucherbereich fällt auf eine ebenfalls ansprechende Dachbegrünung. „Wer Grünanlagen in solch einer Dimension verwaltet, ist natürlich immer auf der Suche nach geeigneten Tools, die beispielsweise das Ausschreibungsprozedere optimieren,“ erläutert Jörg Beißel. Das entspricht der Philosophie der SAP, Prozesse effizient und flexibel zu gestalten, Entscheidungen zeitnah treffen zu können, um so die betriebliche Wertschöpfung nachhaltig zu verbessern. Die Testeinsätze von zwei AVA-Standardprogrammen waren in dieser Hinsicht jedoch zunächst nicht zielführend. „Unsere Hauptanforderung an die Software bestand darin, Leistungsverzeichnisse im Excelformat ausgeben zu können, um die Daten in unser System einlesen und weiterverarbeiten zu können,“ führt Steven Michalke aus. Bei der Suche nach einem geeigneten Anbieter stießen die Facility Manager auf die Firma MexXsoft aus dem benachbarten Viernheim, dem jüngsten Entwickler einer GaLaBau-Branchensoftware. Nach langer Prüfung mehrerer Softwaresysteme und reiflicher Überlegung hat man sich für mexXsoft X1 entschieden. „Von der Oberfläche in Microsoftoptik, gewohnter Fenstertechnik und durchgängiger Drag & Drop-Bedienung waren wir gleich angetan. Natürlich spielte für unsere Abteilung die Vor- und Nachkalkulation als auch die Stundenerfassung oder Maschinenverwaltung eine untergeordnete Rolle.“ so der Leiter der Grünflächenpflege und der FM Services.
Nach dem Austausch des Anforderungsprofils war man sich schnell einig geworden. Durch einen flexiblen und modularen Aufbau der Software ist es einfach, speziell für SAP entwickelte Module einzubinden. Auf diese Weise wurde etwa das Einbinden von PDF-Dateien in die Textbausteine und der LV-Import aus Excel zeitnah umgesetzt. „Gerade in diesem Bereich hat uns SAP enorm weitergebracht und viele andere Kunden profitieren von diesen Entwicklungen. Mittlerweile können wir ein Kalkulations-, Ausschreibe- und Vergabeprogramm mit Excel-Import und -Export der Leistungsverzeichnisse anbieten. Zusatzdaten von Herstellern lassen sich natürlich über die GAEB-Schnittstellen 90/2000/XML einlesen,“ erläutert Patrick Sebralla von MexXsoft. Auch die anfänglichen Probleme mit der Struktur der Zugriffsrechte und dem Update-Verfahren konnten im gemeinsamen Dialog mit dem Support zügig beseitigt werden.

Die SAP Zentrale in Walldorf ist in 40 Jahren zu einer kleinen Stadt gewachsen
Grünes Headquarter: Die SAP Zentrale in Walldorf ist in 40 Jahren zu einer kleinen Stadt gewachsen. Mit ihr die Grünanlagen. | Foto: Jörg Beissel