Aufgaben, Notizen & Wiedervorlagen im Griff

HERTEN, 05.01.2016 - Ein Angebot wird erstellt und an den Kunden verschickt... Die Telefonzentrale nimmt ein Gespräch an und der Kunde bittet um einen Rückruf... So oder so ähnlich werden auch die Prozesse in Ihren Unternehmen ablaufen. Wohin aber mit all diesen Informationen und wie werden diese gebündelt?

Aufgabe zu einem Angebot mit den bisherigen Notizen und zwei Anlagen in dem Programm Greengala8
Beispiel einer Aufgabe zu einem Angebot mit den bisherigen Notizen und zwei Anlagen.

Der neue Baustein Aufgabenverwaltung für GREENGALA8 aus dem Hause Greenware leistet hier wertvolle Dienste hinsichtlich der Organisation. In einer Aufgabe werden alle relevanten Daten wie Telefon- und Gesprächsnotizen, PDF-Dokumente, empfangene E-Mails usw. gespeichert und stehen so dem Anwender als Information sofort zur Verfügung. Die jeweiligen Aufgaben können an einzelne oder sogar an mehrere Mitarbeiter vergeben werden. Auch Gruppen von Mitarbeitern als Adressaten wie beispielsweise Buchhaltung, Bauleitung usw. sind dabei möglich. Damit kann sichergestellt werden, dass die Aufgabe immer an den nächsten freien Mitarbeiter geht und so die Aufgabe auch schnellstmöglich bearbeitet werden kann.
Ähnliches trifft auf die Notizen zu. Die Notizen werden in chronologischer Reihenfolge gespeichert und sorgen damit für eine lückenlose Dokumentation. Erfasste Notizen können auch direkt als E-Mail verschickt werden. Damit erspart sich der Anwender Tipparbeit. Eine Adressen-Legende schafft zudem immer einen kompletten Überblick in chronologischer oder projektweiser Darstellung.
Aber auch eine einfache Rückrufbitte eines Neukunden kann als Aufgabe im System gespeichert werden.

Zugriff auf alle relevanten Informationen

Der große Vorteil dieser Arbeitsweise ist, dass der Mitarbeiter, der die Aufgabe annimmt und bearbeitet, sofort auf alle Adress-Daten, Telefonnummern usw. zugreifen kann. Des Weiteren können Aufgaben mit einem Wiedervorlage-Datum und einer Uhrzeit versehen werden. Eine Erinnerung erfolgt vollautomatisch in einem Erinnerungsfenster, aus dem die Aufgabe, die Adresse, sämtliche Projekte und die gesamte bisherige Legende abgerufen werden können. Erst wenn eine Aufgabe als „erledigt“ gekennzeichnet worden ist, wird diese aus der Aufgabenliste eines Anwenders entfernt. Eine Auswertung des Tages, der Woche oder eines Zeitraums gibt dem Chef die Möglichkeit zu sehen, was alles im Büro so passiert ist. bi