eVergabe – Es darf auch etwas mehr sein

Kiel, 15.01.2016 – Die Signale für eine fristgemäße Umsetzung der EU-Richtlinien zum April diesen Jahres stehen auf Grün. Dann wird die eVergabe zur Pflicht und öffentliche Auftraggeber müssen - zumindest für die Abwicklung ihrer EU-Vergaben – ein eVergabe-System vorhalten oder nutzen können. 

Durch den Beschluss des Vergaberechtsmodernisierungsgesetzes (VergModG) am 17. Dezember 2015 und die Zustimmung am 18. Dezember 2015 im Bundesrat ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Umsetzung der EU-Vergaberichtlinien erfolgt.  Auch der Referentenentwurf der Vergabeverordnung vom 9. Nov. 2015 (VgV-E) liegt als Teil der Mantelverordnung zur Modernisierung des Vergaberechts vor und soll am 20.01.2016 im Bundeskabinett zur Beschlussfassung vorgelegt werden.  Die VOB/A wird folgen. Damit kann mit einer fristgerechten Umsetzung der Richtlinien bis zum 18. April gerechnet werden.  

Mit der Umsetzung der EU-Vergaberichtlinien in das deutsche Vergaberecht wird die elektronische Kommunikation zur Pflicht. Das bedeutet: Öffentliche Auftraggeber müssen - zumindest für die Abwicklung ihrer EU-Vergaben – ab April 2016 ein eVergabe-System vorhalten oder nutzen können.  Hier haben die Vergabestellen die Wahl zwischen verschiedenen Lösungen.

Ein auf die speziellen Bedürfnisse einer Vergabestelle zugeschnittenes Vergabesystem  ist sicher ideal,  kostet aber viel Geld und verursacht einen hohen Aufwand bei der Einführung und im Betrieb. Weniger zeit- und kostenaufwändig ist die eVergabe für Vergabestellen, die sich für eine web-basierende eVergabe-Lösung entscheiden.

Eine solche Lösung ist beispielsweise das elektronische Vergabesystem der bi medien.
 
eVergabe als Service – Komfort aus der Cloud
Hier greifen Vergabestelle und Bieter online auf die eVergabe zu. Sie brauchen dazu nur einen internetfähigen PC mit aktuellem Web-Browser. Das bi eVergabe-System wird durch die bi medien GmbH in einem hochverfügbaren, nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum, betrieben. Datensicherung, Updates und die Pflege der Anwendung gehören zum Service. Der Einführungsaufwand ist gering.

Über das dynamische Rollen- und Rechtemanagement lässt sich die Lösung an die Arbeitsabläufe und Genehmigungshierarchien von Vergabestellen verschiedener Größe und Arbeitsweise anpassen. Für eine zentrale Vergabestelle ist es ebenso geeignet wie für Auftraggeber, die mit externen Dienstleistern, z.B. Ingenieurbüros, zusammenarbeiten.

So viel Hilfe, wie gebraucht wird
Eine Vergabestelle muss keine Angst vor der Einführung der eVergabe haben, wenn der ausgewählte eVergabe-Partner eine entsprechende Hilfestellung bietet. Die bi-AusschreibungsDienste bieten ein umfangreiches Schulungs- und Beratungsangebot – von der Einführungsbetreuung über intensive Starthilfe bei ersten Schritten im System bis hin zu ein- oder mehrtägigen Schulungen vor Ort – auch für Bieter. Bei akuten Fragen können Vergabestellen und Bieter jederzeit auf eine kompetente telefonische Unterstützung durch Vergabeexperten zählen.

Neue  EU-Vergaberichtlinien schon heute erfüllt
Bekanntmachungen erstellen und veröffentlichen, elektronische Vergabeunterlagen zum Download bereitstellen, Nachrichten an alle Beteiligten übermitteln und elektronische Angebote annehmen - öffentliche Auftraggeber können heute komplette elektronische Vergabeverfahren über das bi eVergabe-System abwickeln – schon mehr, als die neuen EU-Vergaberichtlinien fordern.

Für alle, die mehr wollen
Die EU-Richtlinien geben Mindestanforderungen zur elektronischen Kommunikation vor, fordern aber zugleich ausdrücklich dazu auf, „auf Wunsch hierüber hinauszugehen…“ . Das ist sinnvoll. Nur die intelligente Nutzung elektronischer Mittel im gesamten Vergabeprozess führt zu erheblichen Einsparungen und kann das Verfahren einfacher, überschaubarer und sicherer machen. Anbieter und Vergabestellen haben das erkannt und nutzen die eVergabe vielfach schon in einem Rahmen, der weit über das hinaus geht, was die EU-Richtlinien für 2018 fordern. Und noch mehr ist möglich…
 
Nutzer des bi eVergabe-Systems lassen sich im Rahmen ihrer Rechte rechtskonform durch den Verfahrensworkflow führen. Sie können für die eVergabe optimierte elektronische Formulare (u.a. eVHB Bund und eHVA-B StB) interaktiv über das intelligente Formularmanagement nutzen. Plausibilitäts- und Vollständigkeitskontrollen, Funktionen zur Termin- und Fristenüberwachung, das Änderungsmanagement sowie die Bieterkommunikation geben ihnen weitere Hilfestellung.

Bieter werden bei der Abgabe elektronischer Angebote durch den bi-Bieterassistenten unterstützt. 

Die Öffnung der Angebote ist nicht vor Ablauf der Angebotsfrist und nur nach dem 4-Augen-Prinzip möglich. Mit Hilfe des bi-Öffnungsassistenten werden die formalen Arbeitsschritte der Eröffnung – von der Entschlüsselung bis zur Sicherung der Originaldokumente - automatisiert durchgeführt
.
Im Laufe des Verfahrens erfolgt die Dokumentation aller Vergabeschritte. Nach Abschluss der Vergabe können Daten und Dokumente mit Hilfe der Archivierungsfunktion lokal gesichert werden.

XVergabe – damit eVergabe auch für Bieter einfacher wird
Der IT-Planungsrat hat auf seiner Sommersitzung im Juni 2015 die verbindliche Anwendung des IT-Interoperabilitätsstandards XVergabe beschlossen. Er ist die Grundlage für einen einheitlichen Bieterzugang zu den Vergabesystemen unterschiedlicher Anbieter.
bi setzt auf XVergabe  und  war dabei, als sich Ende 2007 das Projekt XVergabe gründete. Seitdem wirkt bi aktiv an der Entwicklung und Weiterentwicklung des XVergabe-Standards  und wird auch einen XVergabe-Bieterclient anbieten.
bi

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