Maschineneinsatz richtig kalkulieren

KITZINGEN, 26.04.2016 - Die Kosten für den Maschineneinsatz in Betrieben des Garten-, Landschafts- und Sportplatzbaus betragen etwa 5 bis 10% des Jahresumsatzes. Auch in Zeiten moderater Treibstoffpreise ist es wichtig, die Kosten im Blick zu haben. Einsparpotential findet sich praktisch überall.

Von Nikolai Kendzia, Kitzingen

Nikolai Kendzia auf dem Landespflegetag Veitshöchheim
Nikolai Kendzia referierte zum Thema auf den 48. Landespflegetagen in Veitshöchheim. | Foto: Erwin Bauer

Öffentliche Ausschreibungen fördern es zu Tage: Die Kosten pro Maschinenstunde scheinen nicht exakt bekannt zu sein. So reichen zum Beispiel die Angebote für einen Radlader (37 bis 55 KW) einschließlich Fahrer von 44,98 €/h bis 70,00 €/h (Schnitt: 60,50 €/h). Allein der Regiestundensatz für den Bediener dürfte schon bei ca. 40 Euro liegen. Warum ist es so wichtig, die Kosten für den Maschineneinsatz genau zu ermitteln? Der Aufwand für die Maschinen fließt letztendlich in die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) des Jahresabschlusses ein. Die GuV oder der monatliche Betriebsabrechnungsbogen sind aber für die Bestimmung der Zuschläge zur Verrechnung der Kosten äußerst wichtig. Die innerbetriebliche Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) muss Antworten auf folgende Fragen liefern: Wie hoch sind die Kosten der Teilleistungen (Position im Leistungsverzeichnis) auf der Baustelle z.B. für 1 m³ Erdaushub? Wie würden sich diese Kosten bei Einsatz von alternativen Maschinen und mit größerer Auslastung verändern? Wie teuer ist eine eigene Maschine im Vergleich zum Mietgerät? Hat sich die Investition in eine Maschine gelohnt? Soll eine Maschine weiter genutzt (Reparaturkosten) oder ersetzt werden?
Je detaillierter die Kostenerfassung für eine einzelne Maschine oder ein Gerät im Betrieb ist, desto genauer kann über deren wirtschaftlichen Einsatz und deren Verrechnung entschieden werden.

Kalkulationsschema als Hilfe

Bei der Maschinenkalkulation ermittelt der Unternehmer, was ihn die Maschinenstunde tatsächlich kostet. Er berücksichtigt dabei den Wiederbeschaffungswert einer Maschine und rechnet gegebenenfalls die Anschaffungskosten mit dem Preisindex hoch. Kosten für Reparaturen fließen mit ein. Ferner ist die Kapitalbindung zu kalkulieren, etwa durch Verzinsung des aufgenommenen Fremdkapitals, aber auch des eingesetzten Eigenkapitals. Selbstverständlich werden Unterbringung, Versicherung, Steuern und die variablen Betriebskosten auf die Kosten pro Stunde umgelegt. Je nach Kalkulationsschema kommt die Bedienung mit hinzu. Im Folgenden soll auf die einzelnen Kostenansätze eingegangen werden, die zu einem kostendeckenden Maschinenansatz für die Kalkulation von Leistungen im GaLaBau führen.

Kalkulationsschema für die Maschinenkalkulation
Kalkulationsschema für die Maschinenkalkulation

Anschaffungskosten

Ausgangsbasis für die Berechnung sind die Anschaffungskosten ohne Mehrwertsteuer. Soll die Maschine zu einem Restwert verkauft werden, so ist dieser in realistischer Größe von den Anschaffungskosten abzuziehen. Dieser muss also im Laufe der Nutzungsjahre im Betrieb nicht herein gewirtschaftet werden. In die Anschaffungskosten sind auch Bezugskosten (Fracht, Verpackung, Zölle) komplett ausgerüsteter und betriebsbereiter Geräte (ohne Ersatzteile) einzurechnen.
Die steuerliche Abschreibungsdauer ist meist kürzer als die Nutzungsdauer der pfleglich behandelten Maschinen im Betrieb. So geht das Bundesministerium für Finanzen von folgenden Werten aus: Stampfer/Rüttelplatten 4 Jahre, Rasenmäher 4 Jahre, Lkw 4 Jahre, Radlader/Planierraupe 4 Jahre, Bagger 5 bis 7 Jahre und für Motorsägen wird eine Abschreibungsdauer von 3 Jahren festgesetzt.

Fixkosten/feste Kosten

Die jährliche Abschreibung berechnet sich aus Anschaffungskosten geteilt durch Nutzungsdauer und spiegelt den Wertverzehr eines Gerätes während seiner Nutzungsdauer wider. Der Zinsansatz berücksichtigt einen Betrag, der sich durch die rechnerische Verzinsung des im Gerät investierten, noch nicht abgeschriebenen Kapitals ergibt. Er entspricht entweder den tatsächlich anfallenden Kreditzinsen oder ist eine kalkulatorische Größe, falls das Gerät bar bezahlt werden konnte. Die vereinfachte Berechnung für den jährlichen Zinsansatz geschieht über: Anschaffungskosten mal Zinssatz geteilt durch Zwei. Der Ansatz ist auch für eine selbst finanzierte Maschine berechtigt, da das Kapital gebunden ist und für eventuell günstigere Investitionen nicht mehr zur Verfügung steht.
Technische Maschinenversicherungen können 1,4% von den Anschaffungskosten jährlich betragen. Selbstfahrende Arbeitsmaschinen sind zulassungsfrei. Ansonsten muss die Kraftfahrzeugsteuer angesetzt werden.

Variable Kosten

Die Reparaturen leistungsabhängig und werden zu den variablen Kosten gezählt. Im Laufe der gesamten Lebensdauer einer Maschine wird oftmals die Hälfte der Anschaffungskosten nochmals in die Maschine investiert. Dies entspräche einem Reparaturkostenfaktor von 0,5 von den Anschaffungskosten. Die Untersuchungen des Arbeitskreises Organisation und Betriebswirtschaft der deutschen Gartenamtsleiterkonferenz (GALK) zu Reparaturkosten für Maschinen und Geräte zeigen: Die jährlichen Reparaturkosten von Kleinmaschinen wie etwa Motorsägen betragen etwa 30% vom Anschaffungswert, bei Großmähern sind es 20% und bei Schleppern und Transportern etwa 7%.
Wird ein Tankbuch geführt, so können die Treibstoffkosten exakt beziffert werden. Alternativ kann für Baumaschinen mit einem Verbrauch von 0,15-0,18 l pro kWh Leistung des Motors für Diesel gerechnet werden. Benzinbetriebene Baumaschinen verbrauchen etwa 0,40 l/kWh.

Maschinenkalkulation eines Kompaktladers
Maschinenkalkulation eines Kompaktladers CAT 236B mit 500 Betriebsstunden.

Personalkosten

Das Bedienpersonal und der Aufwand für Wartung und Pflege können in einem weiteren Schritt zu den festen und variablen Kosten der Maschine hinzugerechnet werden. Dies ist insbesondere der Fall, wenn es einen festen Maschinisten gibt, bzw. ein Stundenverrechnungssatz mit Bedienung (Regiesatz) angeboten werden soll. In den Branchenprogrammen ist es möglich Maschinenstammdaten mit und ohne Bedienung zu hinterlegen. Bei der Kalkulation der Maschineneinzelkosten in einer Position ist dann darauf zu achten, ob zur Zeitleistung für die Leistungsposition (Lohneinzelkosten) auch noch Zeit und Personal für die Bedienung der Maschinen abgestellt werden muss.

Beispiel Maschinenkalkulation eines Kompaktladers

Das Beispiel des Kompaktladers CAT 236B mit sehr guter Auslastung von 500 Betriebsstunden soll die Berechnung verdeutlichen. Zur Überprüfung der Auslastung sollten Bordcomputer, Betriebsstundenzähler, Fahrtenschreiber oder Fahrtenbuch mindestens einmal jährlich ausgewertet werden.
Die Entscheidung für den Kauf oder die Miete oder sogar einer Fremdvergabe von Maschinenleistungen hängt von vielen Faktoren ab: Auslastung der Maschine, Liquidität (bei Kauf wird Kapital gebunden), Bonitätsprüfung durch die Bank, Flexibilität und Verfügbarkeit des richtigen Mietgerätes für den Auftrag, Aufwand für Anfahrt und die Nutzung eigener Maschinen als Werbeträger. Rein rechnerisch kann die Auslastungsschwelle berechnet werden, ab der sich ein Kauf lohnt. Hierzu werden die tatsächlichen Kosten einer eigenen Maschine laut Maschinenkalkulation (Abschreibung + Verzinsung + Unterbringung + Steuern + Versicherung + Reparaturen) ins Verhältnis zu den Mietkosten (+ ggf. Pflichtversicherung beim Vermieter) gesetzt. Es ergibt sich die Anzahl von Tagen bzw. Stunden, die eine Maschine im Jahr laufen muss, damit sich die eigene Anschaffung lohnt. Die letztendliche Entscheidung für oder gegen einen Kauf liegt beim Unternehmer und ist sicherlich auch mit dem Steuerberater abzusprechen.

Zum Autor

Nikolai Kendzia, Diplom-Ingenieur Landespflege, leitete von 2012 bis September 2015 das Sachgebiet für Bau- und Vegetationstechnik in der Abteilung Landespflege der LWG Bayern. Anschließend wurde er zum Leiter des Gartenbauzentrums Bayern Nord am Amt für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten in Kitzingen berufen.