Fallstrick in der Unternehmensführung: richtiges Controlling

BAYREUTH, 27.04.2016 – Vernünftige Vor- und Nachkalkulation im Unternehmen ist eigentlich das A und O. Dennoch zeigt sich, dass viele Betriebe dieses Thema auf die leichte Schulter nehmen, teilweise mit fatalen Folgen. Doch wie macht man es richtig?

Von Stefan Weiß, Bayreuth

Viele Unternehmer in Garten- und Landschaftsbau vergessen durch das tägliche Tagesgeschäft die Notwendigkeit einer vernünftigen Vor- und Nachkalkulation. Oft werden nur die einzelnen Baustellenergebnisse betrachtet. Die Gesamtsituation des Unternehmens über das ganze Jahr verschwindet aber oft aus dem Blickfeld. Am Jahresende kommt dann das böse oder machmal auch das gute Erwachen. Die Herausforderung im Garten-, Landschafts- und Sportplatzbau besteht darin, je nach örtlicher Lage, in 8 bis 10 Monaten den Umsatz für das gesamte Jahr zu erwirtschaften. Hier macht sich vor allem das saisonbedingte Geschäft unserer Branche bemerkbar. In den Hauptsaisonzeiten werden oft die unproduktiven Monate im Winter, ein eventuell anfallendes Sommerloch bzw. die Urlaubswochen unterschätzt. Oft fehlt auch das Vertrauen in eine vernünftige Hard- und Software, mit der der Unternehmer die benötigten Zahlen jederzeit abrufen kann.

Zeitfaktor

Bei vielen kleineren Firmen arbeiten die Unternehmer auf der Baustelle tatkräftig mit. Dies geschieht oft ganztags und auch am Wochenende. Die Büroarbeit erfolgt in der Regel am Wochenende bzw. wird hierfür ein Tag in der Woche freigeschaufelt. In kurzer Zeit müssen dann Angebote und Rechnungen geschrieben werden. Dies gilt auch für Ausschreibungen und Kalkulationen. Für das klassische Zahlengeschäft fehlt dann leider oft die Zeit.

Falsche Kalkulationsansätze

Hinzu kommt, dass sich bei der Ermittlung des Baustellenmittellohnes bzw. des Verrechnungssatzes gegenüber den Kunden oft gravierende Fehler einschleichen. Diese beziehen sich auf die Berechnung der Lohnnebenkosten und den oft nicht ermittelten Gemeinkostenfaktor.
Über das Jahr gesehen fallen eine Großzahl an unproduktiven Stunden an, die sich enorm anhäufen können. Nicht zu unterschätzen sind die täglichen Lade- und Fahrzeiten, Ausfallzeiten durch Krankheit, Urlaub, Feiertage und natürlich witterungsbedingt. Auch eventuelle „Leerzeiten“ bedingt durch schlechte Auftragslage dürfen nicht vergessen werden. Es gibt Firmen, die fangen um 7 Uhr auf der Baustelle an, andere Firmen um 7 Uhr im Betrieb. So geht viel Zeit verloren, die dann auf der Baustelle fehlt, wo letztlich das Geld verdient wird.

Ermittlung des Mittellohnes
Ermittlung des Mittellohnes: Ein durchschnittlicher Stundenlohn von 15,50 € ergibt einen Verrechnungslohn von 44,00 €. Diese Zahlen sollten auch allen Mitarbeitern offen gelegt werden.

Keine vorliegenden Kennzahlen

Durch fehlende Kennzahlen wird es sehr schwierig, sich mit gleichgestellten Unternehmen zu vergleichen. Oft werden Missstände erst bei fehlender Liquidität erkannt. Dann ist ein kurzfristiges Reagieren und Handeln gefragt. Dadurch wird der tägliche Betriebsablauf gehemmt. Aufgrund von fehlenden betriebswirtschaftlichen Auswertungen wird dies zu spät erkannt. In meinem Betrieb kenne ich anhand der Zahlen aus der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) spätestens drei Tage nach Monatsablauf mein aufgelaufenes Betriebsergebnis im Vergleich zu meinem Plan oder zu meinen Ist-Zahlen im vergangenen Jahr.

Ermittlung des Baustellenmittellohnes

Ein weiteres Problem besteht oft darin, dass viel zu niedrige Verrechnungslöhne bzw. Baustellenmittellöhne in Rechnung gestellt bzw. zur Kalkulation verwendet werden. Bei Verwendung von Tariflöhnen liegt man sehr schnell bei einem durchschnittlichen Stundenlohn in Höhe von mindestens 15,00 € bis 15.50 €. Auch die Lohnnebenkosten werden oft unterschätzt. Hier erreicht man sehr schnell nochmals einen Aufschlag von ca. 90%. Der Verband Garten-, Landschafts- und Sportplatzbau gibt hierfür jährlich eine Empfehlung heraus. In der Berechnung habe ich als Grundlage einen Mittellohn in Höhe von 15,50 € angesetzt. Für die Lohnnebenkosten wurden 90%, für die Gemeinkosten 45% und für den Gewinn 3% aufgeschlagen.
Die Gemeinkostenaufschläge werden oft unterschätzt. Sie hängen stark von der jeweiligen Betriebsstruktur ab. Alle Leistungen, Kosten und sonstige Aufwendungen, die nicht direkt in Rechnung gestellt werden können, müssen jährlich ermittelt und den tatsächlich anfallenden Herstellkosten gegenübergestellt werden. Schnell erreicht man einen Gemeinkostensatz, der zwischen 20% bis sogar 60% schwanken kann. Diese Kosten enthalten sämtliche Aufwendungen für Betriebspachten, Mieten, oder Begleichung von Darlehen, alle dazugehörigen Gebühren, sämtliches Büropersonal einschließlich Bauleitung und bei Bedarf Werkstatt, das komplette Büro-Inventar, Soft- und Hardware, Fahrzeugreparaturen, teilweise Kosten der Firmenfahrzeuge.

Wie erhält man den Überblick über die Kosten?

Hier liegt die Entscheidung beim Unternehmer. Übergibt man alle Zahlen und täglich anfallende Belege dem Steuerbüro? Oder denkt man über die passende Software für eine komplette Selbsterfassung nach? Hier liegt der Vorteil des nicht entstehenden Reibungs- bzw. Zeitverlustes. Ich arbeite mit einem Programm von PDS, das sämtliche vorgenommene Buchungen in der Finanzbuchhaltung sofort automatisch in die Betriebsbuchhaltung übernimmt. Somit werden auch die Baustellen sofort mit den Kosten belastet. Alternativ kann man sich in ein Rechenzentrum einloggen und hier die Buchungen vornehmen. Somit hat man auch sofort Zugriff auf viele Auswertungen. Der Vorteil in einem Rechenzentrum liegt dabei, dass einem die Verantwortung, hauptsächlich im Bereich Lohn, abgenommen wird. Man kann sich darauf verlassen, dass aktuell anfallende Änderungen bei den Lohnabrechnungen berücksichtigt werden. Es können natürlich auch alle Unterlagen weitergegeben werden, die dann komplett fremd verarbeitet werden.
Ein täglicher Zugriff auf die aktuellen Zahlen stellt sich für mich als unverzichtbar dar. Unser Geschäft wird immer schnelllebiger, da verliert man gleich mal den Überblick. Früher musste man lange auf die Lieferantenrechnungen warten. Heute genau das Gegenteil: Material erhalten, Rechnung ein Tag später in der Post. Um hier die Liquidität zu bewahren, benötigen wir eine schnelle Rechnungsstellung unsererseits.

Berechnung der Produktivstunden
Berechnung der "verkauften" Produktivstunden: Von 2.028 Jahresgesamtarbeitsstunden bleiben am Ende nur noch 1.380 Produktivstunden. Unternehmensberater empfehlen hier sogar mindestens 1.500 Produktivstunden.
Autor Stefan Weiß
Stefan Weiß (53), Gärtnermeister Garten-
und Landschaftsbau, ist geschäftsführender
Inhaber der Feustel Gärten und Ideen GmbH
in Bayreuth. Der Gärtner von Eden-Betrieb
hat 35 Mitarbeiter.

Wieviel Umsatz plane ich ein?

Dies richtet sich nach Anzahl der gewerblichen Arbeitskräfte. Auszubildende werden nur jeweils als eine halbe Kraft erfasst. Nur die geplanten Umsatzzahlen vom Vorjahr ableiten und leicht erhöhen, sehe ich als sehr gefährlich an. Neben dem Umsatz pro geleistete Stunde müssen die „verkauften“ Produktivstunden ermittelt werden. Hierbei handelt es sich um die tatsächlich geleisteten Stunden, die in Rechnung gestellt werden. Wir reden hier auch von den sogenannten „verkauften Stunden“, d.h. ohne Rüst- und Wegezeiten.

Wichtige Kennzahlen im Garten- und Landschaftsbau

Wozu benötigen wir Kennzahlen? Kennzahlen-Ergebnisse können einen beruhigen bzw. auch zu Erkenntnissen über die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens führen. Bei angestrebten Vergleichen mit gleichwertigen Unternehmen kann man sich an diesen Kennzahlgrößen orientieren. Diese geben Auskunft, wo ich mit meinem Unternehmen stehe, wo ähnlich strukturierte Unternehmen stehen, warum ich hier und nicht dort stehe und vor allem wie ich dort hin komme. Neben den angesprochenen Produktivstunden sollte man folgende Kennzahlen unbedingt kennen:

Jahresumsatz: Dieser lässt sich aus der Finanzbuchhaltung ableiten. Jedoch müssen die halbfertigen Leistungen und Bestandsveränderungen (bestehend aus Abschlagsrechnungen und noch nicht in Rechnung gestellten Leistungen) monatlich richtig bewertet und erfasst werden!
Gesamtleistung (Umsatz) je Stunde: Durch Teilen des Gesamtumsatzes durch die Produktivstunden errechnet sich der Umsatz je Stunde. Ist das Unternehmen sehr pflegelastig ausgerichtet, wird dieser wesentlich niedriger ausfallen als bei einem Unternehmen mit wesentlich höherem Materialeinsatz. Auch der Deckungsbeitrag wird bedingt durch den geringeren Wareneinsatz niedriger ausfallen.
Wertschöpfung: Gesamtumsatz minus Wareneinsatz minus Fremdleistungen. Dieser Wert geteilt durch die Produktivstunden ergibt die Wertschöpfung je Stunde in €.
Baustellenlohn je Stunde: Hier muss auf eine separate Erfassung der Lohnkosten für die gewerblichen Mitarbeiter geachtet werden. Die Lohnsumme geteilt durch die Produktivstunden ergibt den Baustellenlohn je Stunde.
WPK-Wert (Wertschöpfungs-Personalkosten-Koeffizient): Dieser gibt Auskunft über die Auswirkung des Personaleinsatzes auf den Leistungsstand und auf die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Er wird ermittelt, indem man die Wertschöpfung in Beziehung zu den Personalkosten setzt. Für die Branche des Garten- und Landschaftsbaus empfiehlt sich ein Wert, der sich größer als 1,5 darstellt. Bei sinkenden WPK-Werten ist die Wertschöpfung prozentual schwächer gestiegen als bei den Personalkosten. Durch kräftige Lohnerhöhung der vergangenen Jahre und fehlende Anpassung im Verrechnungssatz kann dieser Wert leicht schnell nach unten sinken. Diese Kennzahl hat einen hohen Wert als Frühwarnindikator.
Produktivität Jahresstunden
Ganz normale Situation im GaLaBau: Etwa ein Drittel der bezahlten Jahresstunden sind unproduktiv.