Neues EU-Vergaberecht und eVergabe:
Was für die Teilnahme an Bauausschreibungen wichtig ist

KIEL, 18.05.2016 - Seit genau einem Monat gilt das neue EU-Vergaberecht. Was sich mit der Modernisierung des Vergaberechts geändert hat und was Unternehmen bei der Teilnahme an EU-weiten Bauausschreibungen beachten sollten, haben wir hier für Sie zusammengestellt.

Auch für die Vergabe von Bauausschreibungen, die europaweit ausgeschrieben werden müssen, gilt seit 18.4.2016 ein neues Vergaberecht: 

Was ist neu?

Vergabestelle und Bieter müssen elektronisch kommunizieren.

Seit 18.4.2016 gilt: Auftragsbekanntmachungen und Vergabeunterlagen sind elektronisch bereitzustellen.Vergabestellen müssen Vorinformationen und EU-Bekanntmachungen auf elektronischem Weg an das Amt für Veröffentlichungen der EU und an weitere Medien übermitteln. Für Sie als Unternehmen ändert sich dadurch nichts: bi bereitet alle Ausschreibungen wie immer zuverlässig für Ihre Recherche auf und Sie können Ihre Ausschreibungen nach wie vor Tag für Tag in der bi-Ausschreibungsdatenbank und in den bi-Ausschreibungsblättern finden.

Vergabeunterlagen sind auch ohne Registrierung zugänglich.

Bisher konnte jeder Auftraggeber selbst entscheiden, in welcher Form er seine Vergabeunterlagen bereitstellen möchte. Nach dem neuem  EU-Vergaberecht ist er nun verpflichtet, die Vergabeunterlagen jedem Interessenten ohne Registrierung direkt und gebührenfrei elektronisch bereitzustellen. Anhand der Vergabeunterlagen kann sich der interessierte Bürger darüber informieren, welche Produkte und Leistungen mit seinen Steuermitteln eingekauft werden.

Ohne Registrierung gibt es keine weiteren Informationen.

Der unregistrierte Abruf der Vergabeunterlagen hat einen großen Nachteil: Interessenten ohne Registrierung können nicht aktiv zum Vergabeverfahren informiert werden, z.B. zum Versand von Änderungsmitteilungen und Nachträgen - oder wenn es neue Antworten auf Bieterfragen gibt.
Damit besteht für Unternehmen die Gefahr, einen Teilnahmeantrag oder ein Angebot auf der Grundlage veralteter Vergabeunterlagen zu erstellen. Der Ausschluss vom weiteren Verfahren kann die Folge sein. Wer aktiv informiert werden will, sollte sich also registrieren.

Eine freiwillige Registrierung ist sinnvoll.

In der EU-Auftragsbekanntmachung wird angegeben, über welche Internetseite die Vergabeunterlagen zu dem jeweiligen Verfahren direkt abrufbar sind. Wenn Sie immer aktuell zum Verfahren informiert sein möchten, sollten Sie die auf dieser Seite angebotene Möglichkeit zur freiwilligen Registrierung nutzen. Als registrierter Nutzer können Sie nach Eingabe ihrer Nutzerkennung und Ihres Passworts den Abruf der Vergabeunterlagen starten. Mit dem registrierten Abruf stellen Sie sicher, dass Sie umgehend informiert werden, wenn neue Informationen zu den Vergabeverfahren vorliegen. Wenn ein für Sie interessantes Vorhaben vorliegt, können Sie sofort am elektronischen Verfahren teilnehmen.

Die Teilnahme an elektronischen Verfahren ist nur nach Registrierung möglich.

Unternehmen, die ihre Teilnahmeanträge und Angebote auf elektronischem Weg einreichen wollen, MÜSSEN sich registrieren. Nur so ist eine ordnungsgemäße Verfahrensabwicklung möglich.

Für den Nachweis der Eignung gibt es drei Möglichkeiten.

Mit Abgabe Ihres Teilnahmeantrages bzw. Angebotes müssen Bewerber bzw. Bieter nachweisen, dass sie für den Auftrag geeignet sind und dass keine Ausschlussgründe vorliegen.

Das kann wie bisher durch einen für den öffentlichen Auftraggeber direkt abrufbaren Eintrag in das Präqualifikationsverzeichnis des Vereins für Präqualifikation von Bauunternehmen (PQ-Bau) geschehen.

Auch die Vorlage von Einzelnachweisen ist weiterhin möglich. Für einzelne Angaben kann der Auftraggeber vorsehen, dass Eigenerklärungen ausreichen. Eigenerklärungen, die als vorläufiger Nachweis dienen, müssen von den Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kommen, durch Bescheinigungen bestätigt werden.

Mit dem neuen EU-Vergaberecht ist eine weitere Möglichkeit der Nachweisführung hinzugekommen:  Die öffentlichen Auftraggeber akzeptieren nun auch die durch die EU-Kommission entwickelte Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE). Bieter verwenden die EEE freiwillig. Mit der EEE wird die Eignung zunächst nur vorläufig nachgewiesen. Nur von dem  Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, fordert die Vergabestelle die von den entsprechenden Stellen zum Nachweis der Eignung ausgefertigten Orignaldokumente.

Die Mindestfristen wurden verkürzt.

Mit Einführung des neuen Vergaberechts gelten im Verlauf des Vergabeverfahrens nun kürzere Fristen. So beträgt beispielsweise die Angebotsfrist bei offenen Verfahren jetzt nur noch 35 Tage und bei nichtoffenen Verfahren 30 Tage. Diese Fristen können unter bestimmten Bedingungen (Vorinformation, Dringlichkeit, elektronische Angebotsabgabe ist zugelassen) noch weiter verkürzt werden.

Sie sollten wissen, dass es sich bei den Fristen immer um Mindestfristen handelt.
Die VOB/A-EU betont dazu ausdrücklich, dass die Vergabestelle immer prüfen muss, ob die gewählten Fristen „angemessen“ sind, d.h. ob abhängig von der Komplexität der gefragten Lösung und von dem Zeitaufwand, der für die Ausarbeitung der Angebote notwendig ist, genügend Zeit zur Verfügung steht.  
Neu ist außerdem, dass bei Bauaufträgen im EU-Bereich die Bindefrist künftig regelmäßig 60 Tage beträgt. 

Die elektronische Angebotsabgabe ist schon heute möglich.

Im Rahmen der schrittweisen Einführung der elektronischen Vergabe wird die elektronische Angebotsabgabe erst ab 18.10.2018 zur Pflicht. Bis dahin kann die Vergabestelle entscheiden, ob sie die elektronische Angebotsabgabe zulassen will. Viele Vergabestellen beabsichten, schon vor diesem Termin mit elektronischen Angeboten zu arbeiten. 

Doch keine Angst: Die elektronische Angebotsabgabe wird einfacher. Musste bisher jedes elektronische Angebot mit einer elektronischen Signatur versehen sein, fordert das neue Vergaberecht in der Regel nur noch elektronische Angebote in Textform.

Was heißt Textform?
Sollen Angebote in Textform abgegeben werden, ist keine elektronische Signatur erforderlich. Nur der Name der Person, die die Erklärung zum Angebot abgibt, muss im Angebotsschreiben eingetragen sein. Und nur dann, wenn erhöhte Sicherheitsanforderungen bestehen, darf der Auftraggeber eine elektronische Signatur fordern.

Es gelten neue Regeln für Öffnungstermin und Angebotsfrist.

Vor dem 18.4.2016 durften Bieter und ihre Bevollmächtigten bei der Öffnung der Angebote anwesend sein. Im Beisein der Bieter wurden die Angebote geöffnet und der Inhalt der Angebotsschreiben verlesen. Nicht mit dem in der Bekanntmachung genannten Eröffnungstermin endete die Angebotsfrist, sondern erst mit dem Öffnen des ersten Angebotes. Angebote, die bis zur Öffnung des ersten Angebotes eingegangen waren, galten als rechtzeitig und nahmen am weiteren Verfahren teil. Erst die nach Öffnung des ersten Angebotes eingegangene Angebote wurden vom Wettbewerb ausgeschlossen.

Nach neuem EU-Vergaberecht wird für den Ablauf der Angebotsfrist schon in der Bekanntmachung ein fester Termin veröffentlicht.  Angebote, die bis zu diesem Termin eingehen, gelten als rechtzeitig und sind zur weiteren Teilnahme am Verfahren berechtigt. Unabhängig vom Zeitpunkt der Öffnung des ersten Angebots im späteren Öffnungstermin werden Angebote ausgeschlossen, die nach diesem Termin eingehen.

Außerdem haben Bieter jetzt nicht mehr das Recht, bei der Angebotsöffnung dabei zu sein: Die Öffnung der Angebote wird von mindestens zwei Vertretern des Auftraggebers gemeinsam an einem Öffnungstermin durchgeführt. Dieser Öffnungstermin soll unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist stattfinden. Gleich nach Beendigung des Öffnungstermins werden alle Bieter - auch ohne vorherigen Antrag - in elektronischer Form über das Ergebnis der Öffnung informiert.

XVergabe macht die eVergabe für Bieter einfacher.

Noch müssen sich Bewerber und Bieter auf unterschiedliche Bietertools einstellen, wenn sie an Ausschreibungen verschiedener Vergabestellen teilnehmen wollen. Das muss nun bald anders werden: Das neue Vergaberecht schreibt vor,
dass E-Vergabe-Systeme und Bieteranwendungen eine einheitliche Datenaustauschschnittstelle besitzen müssen, z.B. die XVergabe-Schnittstelle. Ein Unternehmen, das ein XVergabe-konformes Bietertool besitzt, wird mit jeder
XVergabe-konformen Vergabeplattform auf gleich Weise arbeiten können, ohne sich immer wieder auf ein neues Werkzeug einstellen zu müssen. Damit wird eVergabe einfacher. bi

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