e-Rechnungen: Arbeitsabbläufe verbessern und Kosten sparen

KIEL, 13.07.2016 – Elektronische Rechnungen sparen nicht nur Porto-, Druck- und Papierkosten. Sie optimieren auch Arbeitsprozesse. Das Erstellen, Versenden und Archivieren von e-Rechnungen ist erheblich einfacher geworden, dennoch sollte man auf wichtige Details achten.

von Marian Behaneck, Jockgrim

elektroische Rechnungslegung
Durch den Wegfall der Signaturpflicht wurden e-Rechnungen erheblich vereinfacht. | Foto: Sage
Die Digitalisierung und Rationalisierung von Prozessen ist vielen Bausparten, wie der Baustoffindustrie oder der Betonfertigteilbranche, schon weit fortgeschritten. Auch im Hoch- und Tiefbau werden Angebote, Aufmaße, Arbeitszeiten oder Rechnungen digital erfasst, respektive erstellt. Nur versandt werden Rechnungen meist immer noch im Kuvert per Post. Umfragen zufolge drucken fast drei Viertel aller mittelständischen Unternehmen ihre Rechnungen aus und stecken sie in den Briefkasten. Die Gründe sind vielfältig. Teilweise herrscht noch die Meinung vor, Rechnungen digital auszugeben, zu versenden und zu archivieren sei kompliziert. Das war früher tatsächlich so, weil Online-Rechnungen zwingend eine elektronische Signatur aufweisen mussten, sonst waren sie nicht vorsteuerabzugsfähig. Seit dem 1. Juli 2011 sind gemäß Steuervereinfachungsgesetz 2011, mit dem die EU-Richtlinie Richtlinie 2010/45/EU umgesetzt wurde, elektronische Rechnungen und klassische Papierrechnungen gleichgestellt. Das bedeutet unter anderem, dass eine qualifizierte Signatur beim elektronischen Rechnungsversand zwar möglich, aber keine Pflicht mehr ist. Das vereinfacht Arbeitsabläufe erheblich und rationalisiert Prozesse im Rechnungswesen.

Welche Vorteile bieten e-Rechnungen?


Elektronische Rechnungen (e-Rechnungen) sind Rechnungen, die auf elektronischem Weg erstellt, übermittelt und empfangen werden. Das bietet viele Vorteile: Zunächst einmal spart man Zeit und Material, weil Rechnungen nicht mehr ausgedruckt, gefaltet, in den Briefumschlag gesteckt und zum nächsten Briefkasten gebracht werden müssen. Per E-Mail versandte Rechnungen sind zudem deutlich schneller beim Kunden, als per konventioneller Post. Auch ökologisch bieten e-Rechnungen Vorteile, denn es wird weniger Papier, Tinte oder Toner verbraucht und weniger CO2, respektive Ozon ausgestoßen. e-Rechnungen lassen sich zudem im Computer per Suchbefehl schneller finden als in einem Ordner abgelegte Papierrechnungen. Untersuchungen zufolge liegen die Einsparpotenziale zwischen 1,50 Euro (für Papier, Porto, Druck etc.) und 11 Euro (zzgl. Lohnkosten) pro Rechnung. Dieser Betrag lässt sich allerdings nur dann einsparen, wenn nicht nur die Erstellung, Versendung, Übermittlung und Annahme, sondern auch die weitere Verarbeitung einer Rechnung vollständig digital und automatisiert ablaufen. Das heißt, dass auch der Empfänger die Rechnungsdaten digital weiterverarbeiten kann. Im Idealfall lassen sich e-Rechnungen direkt ins System buchen, prüfen und beispielsweise Zulieferer-Rechnungen per Bestelldaten-Abgleich automatisch freigeben. Auch die Ablage und Archivierung ist einfacher. Jede Rechnung muss innerhalb der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist lesbar sein. Während Papierrechnungen im Laufe der Zeit ausbleichen können und dann nicht mehr lesbar sind, kennen digitale Rechnungen dieses Problem nicht. Allerdings besteht eine gewisse Gefahr des „digitalen Ausbleichens“: Ob in einem speziellen Datenformat abgelegte e-Rechnungen auch nach zehnjähriger Aufbewahrungsfrist oder beispielsweise bei einem Buchhaltungssystem-Wechsel noch angezeigt werden können, ist nämlich keineswegs sicher.

Grafik ZUGFeRD
Maximale Einsparpotenziale lassen sich nur erzielen, wenn neben der Erstellung, Versendung, Übermittlung und Annahme auch die weitere Verarbeitung einer Rechnung digital und automatisiert ablaufen. | Grafik: DATEV

Worauf sollte man bei e-Rechnungen achten?


Für Rechnungen gelten – ganz gleich, ob sie in Papierform oder in elektronischer Form im Handwerksbetrieb eingehen oder diesen verlassen – dieselben Vorgaben: Die Rechnung muss alle in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Rechnungsangaben enthalten, damit sie vorsteuerabzugsfähig ist (z.B. Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum etc.). Darüber hinaus müssen elektronische Rechnungen weitere Voraussetzungen erfüllen. So muss der Rechnungsempfänger der elektronischen Rechnung zustimmen, wobei dies keiner Schriftform bedarf. Es genügt, wenn der Empfänger elektronische Rechnungen akzeptiert und das Verfahren damit stillschweigend billigt. e-Rechnungen müssen ferner in einem elektronischen Format (z.B. PDF, XML, IDoc oder Edifact) ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden, zugleich auch für Menschen lesbar sein. Ferner müssen die Authentizität und die Integrität der Rechnung garantiert sein. Authentizität bedeutet, dass die Echtheit der Herkunft der Rechnung nachgewiesen werden kann. Mit Integrität ist gemeint, dass das Rechnungsoriginal unversehrt bleibt, also nach dem Versand nicht mehr verändert werden kann. Das kann man beispielsweise über eine qualifizierte elektronische Signatur im Sinne des Signaturgesetzes, mittels elektronischem Datenaustausch, z.B. EDI (Electronic Data Interchange) oder innerbetrieblichem Kontrollverfahren gewährleisten. Letzteres liegt in der Verantwortung des Unternehmens und ist in der Regel bereits dann erfüllt, wenn ein Mitarbeiter digitale Eingangsrechnungen mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen abgleicht (Bestellung, Auftrag, Lieferschein etc.) und auf Plausibilität prüft.

Neues Standardformat "ZUGFeRD"


Übermittelt werden elektronischen Rechnungen per E-Mail als Anhang, per Computer-Telefax oder Fax-Server, per Web-Download oder per Geschäftsdatenaustausch-Standard EDI. Basieren elektronische Rechnungen auf standardisierten Formaten, kann der Empfänger daraus für ihn relevante Rechnungsdaten extrahieren. Deshalb haben im Juni 2014 das Bundeswirtschaftsministerium und Bundesinnenministerium ein neues Standardformat für elektronische Rechnungen vorgestellt, den so genannten „ZUGFeRD“-Standard für elektronische Rechnungen. Auf diesem Standard basierende Rechnungen bestehen aus einem PDF-Dokument, das eingebettete alphanumerische Daten im XML-Format enthält. Darin enthaltene Informationen wie Absenderfirma, Rechnungsnummer, Datum, Betrag etc. können zur Weiterverarbeitung automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden. Der ZUGFeRD-Standard soll Arbeitsabläufe vereinfachen und damit tatsächlich zu einem „Zugpferd“ der digitalen Buchhaltung werden.
Grafik eRechnungen
Trotz aller Vorteile haben e-Rechnungen auch mit Akzeptanzproblemen zu kämpfen. | Foto: Sage

Was ist bei der Archivierung zu beachten?


Aus umsatzsteuerrechtlichen Gründen sind sowohl digitale als auch Papierrechnungen mindestens zehn Jahre unveränderbar aufzubewahren. Unveränderbar bedeutet, dass jederzeit auf den Originalzustand geschlossen werden kann. Das setzt jedoch ineinander greifende Arbeitsabläufe, Kontrollmechanismen, Hard- und Softwaresysteme voraus. Elektronische Rechnungen müssen dabei als originär digitale Dokumente unverändert elektronisch aufbewahrt werden. Der alleinige Ausdruck genügt nicht. Die Lesbarkeit muss zudem über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet sein. Das bedeutet, dass e-Rechnungen auch nach zehnjähriger Aufbewahrungsfrist oder beispielsweise bei einem Buchhaltungssystem-Wechsel mit einem geeigneten Programm angezeigt werden können. Bewährt hat sich dabei das PDF/A-Format, das ist eine ISO-genormte Variante des PDF-Formats zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente.
Bei der Digitalisierung und anschließenden Archivierung von Papierrechnungen sind besondere Vorgaben zu beachten: Eingehende Papierrechnungen können nur unter bestimmten Voraussetzungen digitalisiert (gescannt) und aufbewahrt werden. Das Verfahren zur Digitalisierung und Aufbewahrung von Papierrechnungen muss insbesondere den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sowie den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) elektronisch unveränderbar und dauerhaft les- und auswertbar sein sowie für Steuerbehörden revisionssicher archiviert werden. Ist diese Voraussetzung erfüllt, dürfen nach dem Einscannen Papierdokumente vernichtet werden, um eine doppelte Datenhaltung zu vermeiden. Allerdings gilt dies nur für Rechnungen, die nicht im Original aufzubewahren sind. Ferner sollte man den Scanvorgang reglementieren: wer ist für das Scannen verantwortlich, was wird wann gescannt und nach welchen Qualitätsstandards?
Papierrechnung auf dem Scanner
Werden Papierrechnungen gescannt, muss die Prozesskette vom Eingang des Belegs über das Scannen, die Nachbearbeitung, die Integritätssicherung bis hin zur Ablage auch juristisch hieb- und stichfest sein. | Grafik: DATEV


e-Rechnungen gehört die Zukunft


Elektronische Rechnungen sparen nicht nur Porto-, Druck- und Papierkosten, sie optimieren auch Arbeitsprozesse. Trotz vieler Vorteile stoßen e-Rechnungen jedoch noch immer auf Akzeptanzprobleme. Nicht jeder will elektronische Rechnungen – insbesondere ältere Kunden bevorzugen die vertraute Papierrechnung. Ganz anders sieht es im B2B-Bereich aus: Hier sind e-Rechnungen mittlerweile Standard. Wie hoch der Rationalisierungs- und Einspareffekt ausfällt, hängt jedoch entscheidend davon ab, ob der Empfänger Rechnungsdaten digital übernehmen und weiterverarbeiten kann. Hier gibt es noch Entwicklungsbedarf. So weist das neue ZUGFeRD-Format zwar in die richtige Richtung, wird aber bisher nur von einem Teil der ERP-Branchen- und Buchhaltungsprogramme unterstützt. Umfragen zufolge unterstützt derzeit erst ein Drittel aller befragten ERP-Programme das ZUGFeRD-Datenformat, was nicht zuletzt an einer mangelnden Anwender-Nachfrage liegt. Zu einem Zugpferd der Digitalisierung und Rationalisierung wird das neue Datenformat aber nur, wenn alle Beteiligten mitziehen.

Praxisleitfaden zum Herunterladen


Die elektronische Rechnung – ein Praxisleitfaden für Unternehmen. AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (Hrsg.), Eigenverlag, Eschborn, 2015, Download: www.ferd-net.de/upload/Praxisleitfaden_elektronische_Rechnung.pdf


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