Lohnabrechnung im GaLaBau: Einfach und bequem mit der richtigen Software

ROSENHEIM, 08.03.2017 - Bei der Personalabrechnung müssen GaLaBau-Betriebe viele tarifliche und sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten beachten. Softwarelösungen mit integrierter Baulohnabrechnung ermöglichen es, die Lohn- und Gehaltsabrechnung teilweise zu automatisieren, um Zeit, Aufwand und Kosten zu sparen.

Von Fritz Lindner, Rosenheim

Fritz Lindner
Fritz Lindner ist Abteilungsleiter Produktmanagement Personal-
wesen bei der Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
in Rosenheim. | Foto: Agenda Informationssysteme

Moderne Software-Anwendungen für die Lohnabrechnung führen Plausibilitätsprüfungen durch und warnen den Anwender, wenn Daten fehlerhaft eingegeben werden. Außerdem berechnen sie tarifliche Vorgaben automatisch, wie bspw. die Zuschüsse zu den vermögenswirksamen Leistungen oder Sozialkassenbeiträge und -erstattungen. Auf diese Weise sind die Betriebe rechtlich immer auf der sicheren Seite. Die Anwendung Lohn- und Gehaltsabrechnung von Agenda erstellt zudem selbstständig Meldungen und Anträge an die Sozialversicherungsträger oder die Bundesagentur für Arbeit. Da die gesamte Datenübermittlung direkt aus der Software heraus und über das Rechenzentrum des Anbieters erfolgt, müssen Anwender die Dateien nicht mehr auf externe Plattformen hochladen.

Lohndokumente digital versenden

Mit Hilfe integrierter Cloud-Lösungen kann ein Betrieb seinen Angestellten zudem schnell und bequem Lohn- und Gehaltsdokumente online zur Verfügung stellen. Diese werden verschlüsselt auf einen Server im Rechenzentrum des Software-Anbieters hochgeladen und dort gespeichert. Die Mitarbeiter rufen die Dateien vom PC oder von mobilen Endgeräten wie Smartphones ab. Der Vorteil: Das Arbeiten mit solchen Diensten ist weitaus weniger fehleranfällig als die Zustellung in Papierform. Durch die externe Lagerung der Daten und die eindeutige Zuteilung von Administratoren-Rechten wird darüber hinaus sichergestellt, dass Unbefugte keinen Zugriff auf sensible Daten haben. Zeitraubende und kostenintensive Tätigkeiten wie Druck, Kuvertieren und Versand entfallen.

Datensicherheit hat Priorität

Lohn- und Gehaltsdaten sind personenbezogene Informationen und müssen vor Verlust oder Diebstahl bestmöglich geschützt werden. Wird eine Cloud-Lösung zum Dokumentenversand genutzt, müssen Garten- und Landschaftsbaubetriebe deshalb sicherstellen, dass Datenschutz und -sicherheit jederzeit gewährleistet sind. So ist es wichtig, dass die Anwendung die Daten nicht nur bei der Speicherung, sondern auch beim Transfer mithilfe eines modernen und anerkannten Verfahrens wie beispielsweise AES oder RSA verschlüsselt. Auch die Bedingungen des genutzten Rechenzentrums sollten Betriebe vor der Wahl eines Anbieters prüfen. Befindet sich dieses in Deutschland und werden die Daten ausschließlich im Land gespeichert, unterliegen sie damit den strengsten Datenschutzregelungen weltweit. Dass die Dokumente in sicheren Händen sind, belegen anerkannte Zertifizierungen, wie zum Beispiel das ISO/IEC 27001-Zertifikat. Wenn sie diese Punkte beachten, schaffen GaLaBau-Betriebe die Voraussetzungen, um ihre Personalabrechnung sowohl effizienter als auch sicherer zu gestalten. bi