Vergabeverfahren mit Teilnahmewettbewerb: Einführung

In der ersten Phase, der Teilnahmephase geht es darum, Firmen die Möglichkeit zu geben, ihr Interesse am Vergabeverfahren zu erklären, indem sie einen Teilnahmeantrag (häufig auch als Bewerbung bezeichnet) einreichen.

Aus diesen Interessenten, die mit dem Teilnahmeantrag nachgewiesen haben, dass sie für die Ausführung der Leistung geeignet sind und nachgewiesen haben, dass keine Ausschlussgruende vorliegen, wählt der Auftraggeber mehrere Teilnehmer aus. Diese fordert er zur Angebotsabgabe auf.

Mit der Absendung dieser Aufforderung zur Angebotsabgabe beginnt die zweite Phase, die Angebotsphase.

Rechtliche Grundlagen

Nachfolgend werden Auszüge aus den Absätzen der VOB/A dokumentiert (ohne Anspruch auf Vollständigkeit), die grundsätzlich für die Durchführung von Vergabeverfahren wichtig sind und die Handlungsanweisungen enthalten.

Auch in den anderen Vergabeordnungen stehen diese Punkte, betroffenen Paragraphen werden deshalb als Hinweis angegeben.

Zugriff auf die Unterlagen

Den Interessenten müssen die Vergabeunterlagen ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden.

Dies erfolgt über die Seite: https://abruf.bi-medien.de/DXXXXXXXXX.

VOB/A § 11 (3) [VOB/A EU § 11 (3), VgV § 41 (1), UVgO § 29 (1)]

…Der Auftraggeber gibt in der Auftragsbekanntmachung eine elektronische Adresse an, unter der die Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können. …

Aus dieser Vorgabe ergibt sich für Vergabeverfahren mit Teilnahmewettbewerb, dass bereits mit der Veröffentlichung der Bekanntmachung alle Unterlagen zur Verfügung gestellt werden müssen, die für die Ausarbeitung eines Angebots relevant sind.

Deshalb sollten bereits in der Teilnahmephase alle Vergabeunterlagen bereitgestellt werden.

Registrierung zum Vergabeverfahren

Wenn sich ein Interessent aktiv am Vergabeverfahren beteiligen möchte, z.B. ein Angebot abgeben oder aber Fragen zum Vergabeverfahren stellen möchte, muss er sich im System registrieren.

Das sagen die Vergabeordnungen nicht ausdrücklich, aber es wird angegeben, dass nur die Vergabeunterlagen und die Bekanntmachung unregistriert zur Verfügung gestellt werden müssen.

Auch technisch ist bei einer Beteiligung am Vergabeverfahren eine Registrierung notwendig, weil sonst z.B. Antworten auf Fragen nicht an den Fragesteller übersandt werden können (da z.B. keine eMail-Adresse vom Fragesteller vorliegt).

VOB/A § 11 (6) [VOB/A EU § 11 (6), VgV § 9 (3), UVgO § 7 (3) ]

… Der Auftraggeber kann von jedem Unternehmen die Angabe einer eindeutigen Unternehmensbezeichnung sowie einer elektronischen Adresse verlangen (Registrierung). Für den Zugang zur Auftragsbekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen darf der Auftraggeber keine Registrierung verlangen. Eine freiwillige Registrierung ist zulässig. …

Zugriff auf Angebote und Teilnahmeanträge

Vor dem Ablauf der entsprechenden Fristen dürfen die Auftraggeber keinen Zugriff auf die Unterlagen und deren Inhalte erhalten.

VOB/A § 11a (4) [VOB/A EU § 11a (4), VgV § 10 (1) 2., UVgO § 40]

… Der Auftraggeber legt das erforderliche Sicherheitsniveau für die elektronischen Mittel fest. Elektronische Mittel, die vom Auftraggeber für den Empfang von Angeboten und Teilnahmeanträgen verwendet werden, müssen gewährleisten, dass …

… kein vorfristiger Zugriff auf die empfangenen Daten möglich ist, …

Nachweis der Eignung und Nichtvorlage von Ausschlussgründen

Die interessierte Firma hat mit dem Teilnahmeantrag ihre Eignung für die Ausführung der ausgeschriebenen Leistung und das Nichtvorliegen von Ausschlussgruendennachzuweisen.

Besonders deutlich wird das im Abschnitt 2 der VOB/A aufgezeigt.

VOB/A - EU § 3b EU (3) 1. [VOB/A § 3b (2), VgV § 17 (1), UVgO § 10 (1)]

… Mit dem Teilnahmeantrag übermitteln die Unternehmen die vom öffentlichen Auftraggeber geforderten Informationen für die Prüfung der Eignung und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen. …

Aufforderung geeigneter Firmen zur Angebotsabgabe

Nach der Teilnahmephase ist die Eignung der Teilnehmer zu prüfen. Zur Angebotsabgabe sind nur geeignete Firmen aufzufordern.

VOB/A § 3b (2) [VOB/A EU § 3b (2), VgV § 16 (1), UVgO § 37]

… Bei Beschränkter Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb erfolgt die Auswahl der Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, durch die Auswertung des Teilnahmewettbewerbs. Dazu fordert der Auftraggeber eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf. Die Auswahl der Bewerber erfolgt anhand der vom Auftraggeber festgelegten Eignungskriterien. …

Grundsätzlicher Ablauf eines Vergabeverfahrens mit Teilnahmewettbewerb

Ein Vergabeverfahren mit Teilnahmewettbewerb besteht aus mehreren Phasen:

• einer Teilnahmephase und
• einer oder mehreren Angebotsphasen.

Teilnahmephase

Die Teilnahmephase beginnt mit dem Versand der Bekanntmachung.

In der Teilnahmephase können alle interessierten Firmen einen Teilnahmeantrag, auch oft als Bewerbung bezeichnet, abgeben.

Diese eingegangenen Teilnahmeanträge werden nach dem Ende des Termins Abgabe der Teilnahmeanträge bis durch den Auftraggeber ausgewertet.

Vom Auftraggeber als geeignet angesehene Interessenten erhalten dann eine Aufforderung zur Angebotsabgabe.

Angebotsphase

Mit der Versendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe beginnt die Angebotsphase.

Diese endet mit dem Termin Ablauf der Angebotsfrist. Anschließend ist die Öffnung der Angebote (früher: Submission) möglich.

In der B_I eVergabe werden aktuell in einem Vergabeverfahren nur die Teilnahmephase und die erste Angebotsphase abgebildet.

Sollen weitere Angebotsphasen folgen, müssen dafür eigenständige Vergaben (Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb nach VgV bzw. VOB/A - EU, Freihändige Vergabe nach VOB/A oder Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb nach UVgO) durchgeführt werden.

Übersicht zu den weiteren Artikeln

Weitere Informationen zu einem Vergabeverfahren mit Teilnahmewettbewerb finden sich in den nachfolgenden Artikeln.

• Im Artikel Definition von Teilnahmeunterlagen wird gezeigt, wie Unterlagen gekennzeichnet werden können, die mit einem Teilnahmeantrag zurückzugeben sind.

• Im Artikel Wertung von Teilnahmeanträgen wird erläutert, wie die B_I eVergabe bei der Wertung von Teilnahmeanträgen unterstützen kann.

• Im Artikel Verspäteter Eingang von Teilnahmeanträgen wird gezeigt, wie der Ablauf bei einer verspäteten Einreichung von Teilnahmeanträgen ist.