Einführung Veröffentlichungen bei der EU

Mit dem 25. Oktober 2023 startet in Deutschland der neue Standard der EU für Veröffentlichungen auf Tender Elektronic Daily (TED) des Amts für Veröffentlichungen der EU. Dieser neue Standard wird als eForms (elektronische Formulare) bezeichnet und ist eine ausschließlich technische Darstellung der zu übermittelnden Informationen für eu-weite Vergabeverfahren.

2016 begann die Transformation von der papiergebundenen Übermittlung der Informationen an die EU per E-Mail, Fax oder Post zur rein technischen Darstellung der zu übermittelnden Daten, die mit der Einführung der eForms abgeschlossen ist.

Die eForms sind für alle Mitgliedsstaaten der Europäischen Union verbindlich anzuwenden. Dieser gemeinsame Standard, indem erstmalig Datenfelder vorgegen sind, deren Nutzung europaweit einheitlich verpflichtend sind und die durch nationale Regelungen ergänzt werden können, verbunden mit einer einheitlichen Terminologie, wird die Qualität der veröffentlichten Daten verbessern.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die eForms ist die Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 der Kommission vom 23. September 2019.

Am 23. August 2023 wurde die Verordnung zur Anpassung des Vergaberechts an die Einführung neuer elektronischer Standardformulare („eForms“) für EU-Bekanntmachungen im Bundesgesetzblatt veröffentlicht und damit die relevanten Paragraphen in den Vergabeordnungen angepasst.

Neu eingeführt wurde so der § 10a VgV - Erstellung und Übermittlung von Bekanntmachungen; Datenaustauschstandard eForms.

Hier sind die Grundregeln zur Erstellung und Übermittlung von Bekanntmachungen für eu-weite Vergaben definiert. Auf diese wird in den übrigen Vergabeverordnungen verwiesen.

Datenservice Öffentlicher Einkauf (DÖE)

§ 10a (5) VgV legt dabei fest, dass Bekanntmachungen dem Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union elektronisch über den Datenservice Öffentlicher Einkauf (DÖE) zu übermitteln sind. Er ist beim Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern und für Heimat eingerichtet und wird dort betrieben.

Im Ergebnis dieser Festlegung werden alle Veröffentlichungen, die über den DÖE an TED übermittelt werden, auch beim Bekanntmachungsservice des DÖE (allgemein bekannt als bund.de) veröffentlicht.

Hinweis: Alle eu-weiten Vergaben werden auch automatisch auf bund.de veröffentlicht.

eTender B_I MEDIEN

Mit der Einführung der eForms gehen viele Änderungen, die vor allem technische Art sind, aber auch den Ablauf von Veröffentlichungen betreffen.

Bisher war die B_I MEDIEN als eTender für die Veröffentlichungen Ihre Bekanntmachungen bei der EU verantwortlich. Dafür haben wir Ihnen:

die Formulare zum Befüllen bereitgestellt,
eine erste Prüfung der getätigten Eingaben auf Plausibilität und Vollständigkeit vorgenommen,
die Übermittlung an TED vorgenommen.

Dort wurde nach einer erneuten Prüfung die Veröffentlichung veranlasst. Die Informationen zur Veröffentlichung, wie die Veröffentlichungsnummer, haben wir Ihnen im Verfahren hinterlegt.

Ab dem 25. Oktober 2023 fungiert die B_I MEDIEN nicht mehr als eTender. Diese Aufgabe übernimmt der Datenservice Öffentlicher Einkauf.

eForms-DE

Aus technischer Sicht bestehen die eForms aus einer XML-Schemadatei mit den von der EU vorgegebenen Datenfeldern.

Diese sind teilweise verpflichtend zu nutzen, teilweise ist die Nutzung nationalen Regelungen überlassen.

Neben diesen verpflichtend zu nutzenden Daten gibt es, wie aktuell gewohnt, optionale Felder. Diese können, müssen aber nicht, gefüllt werden.

Diese Umsetzung des von der EU vorgegebenen eForms-Schemas auf deutsche Vorgaben führt zur Einführung des eForms-DE-Standards.

Die Betreuung des eForms-DE erfolgt durch die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).

Weitere Informationen zu eForms-DE und die Möglichkeit Hinweise und Änderungswünsche zu eForms-DE einzureichen, gibt es hier.

eForms-DE bei B_I MEDIEN

Die B_I MEDIEN haben eForms-DE für die auch aktuell unterstützen Veröffentlichungen bei der EU eingebunden.

Das betrifft Veröffentlichungen zu Vergaben, die nach der Richtlinie 2014/24/EU durchgeführt werden.

Hinweis: Bei Vergaben, die nach anderen EU-Richtlinien durchgeführt werden sollen, wie z.B. nach der Sektorenrichtlinie, empfehlen wir aktuell das Redaktionssystem für Veröffentlichungen von Bekanntmachungen des Beschaffungsamtes des Bundes zu nutzen.

Wir unterstützen Sie, wie gewohnt, beim Ausfüllen und Prüfen der Veröffentlichungen.

Sie erstellen, wie bisher auch, Ihr Vorhaben und füllen die Basisdaten und die Nachweise, erstellen das Zertifikat und stellen die Vergabeunterlagen ein.

Dann können Sie die Vorinformation oder die Bekanntmachung zum Ausfüllen öffnen. Diese Ansicht basiert jetzt nicht mehr, wie bisher, auf SIMAP-Standardformulare, sondern auf die neuen eForms-DE.

Deshalb ist die Ansicht eine andere, ungewohnte Ansicht. So gibt es z.B. keine normierte Nummerierung mehr, sondern die Angaben werden Datenfeld für Datenfeld abgefragt. Auch weiterhin sehen Sie das ganze Dokument auf einer Seite und können von Anfang bis Ende durch die Veröffentlichung scrollen.

Sind die notwendigen Angaben eingetragen und das Formular wurde gespeichert, erfolgt die Vollständigkeitsprüfung. Hierbei nutzen wir den Validierungsservice des DÖE. Das führt dazu, dass die Anzeige der Fehlermeldungen von der derzeit verwendeten abweicht.

Übersicht zu weiteren Artikeln

In den weiteren Artikeln betrachten wir verschiedene Aspekte zum Thema eForms-DE bei B_I MEDIEN.

Im Artikel: Was ist anders bei eForms-DE wird dargestellt, welche grundsätzlichen Unterschiede zwischen den bisherigen Formularen und den auf eForms-DE basierenden Formularen bestehen
Im Artikel: Dateneingabe wird dargestellt, wie die Eingabe für die Veröffentlichung erfolgt. Welche Datenfelder gibt es, wie nehmen Sie die Eingaben vor, was sollten Sie bei der Eingabe beachten?
Im Artikel: Validierung wird auf die erscheinenden Fehler hingewiesen und wie Sie mit ihnen umgehen.