Einladung zur Mitarbeit am Vergabeverfahren
An Vergabeverfahren, die mit der B_I eVergabe durchgeführt werden, können mehrere Mitarbeiter eines Auftraggebers beteiligt werden.
Diese können mit verschiedenen Rechten versehen werden und so im Verlauf des Vergabeverfahrens bestimmte Aufgaben (Rollen) übernehmen.
Folgende Bezeichnungen der Mitarbeiter werden in der B_I eVergabe verwendet:
- Firmen-Admin: Mitarbeiter des Auftraggebers, der den Auftraggeber bei der B_I eVergabe registriert hat.
- Verfahrens-Admin: Mitarbeiter, der das Vergabeverfahren angelegt hat.
- Verfahrens-Mitarbeiter: Mitarbeiter, der zur Mitarbeit am Vergabeverfahren eingeladen wurde bzw. eingeladen werden soll.
- Los-Admin: Mitarbeiter, der innerhalb des Vergabeverfahrens ein Los (Gewerk) angelegt hat.
- Los-Mitarbeiter: Mitarbeiter, der zur Mitarbeit am Los eingeladen wurde bzw. eingeladen werden soll.
Register Mitarbeiter
Unter Vorbereitung Register Mitarbeiter kann die Mitarbeit am Vergabeverfahren organisiert werden.
Mitarbeiter, die bei den Berechtigungen in der Vergabe unter Mitarbeiter an der Vergabe das Recht: Freigeben haben, können weitere Mitarbeiter zur Mitarbeit hinzufügen.
Bild 1 zeigt exemplarisch einen hinzugefügten Mitarbeiter.
Bei jedem Mitarbeiter steht der Name des Mitarbeiters, hier im Beispiel: Frau Allgemeine Sachbearbeiterin und die dem Mitarbeiter beim Anlegen zugewiesene Rolle, hier: Vorbereitung/Eröffnung/Wertung.
Die farbigen Markierungen in den einzelnen Bereichen zeigen an, was dieser Mitarbeiter in welchem Bereich bzw. zu welchem Zeitpunkt im Vergabeverfahren darf.
Jedes Vergabeverfahren ist in 3 Zeitabschnitte eingeteilt. Das verdeutlicht die Dreiteilung der farbigen Abschnitte in den entsprechenden Bereichen. Die Bedeutung der Farben in der Aufgabenverwaltung und die zeitliche Einteilung des Vergabeverfahrens zeigt Bild 2.
(1) Der zeitliche Abschnitt "Vor öffentlichem Zugriff" beginnt mit der Anlage des Vergabeverfahrens und endet mit der ersten Freigabe der Vergabeunterlagen bzw. der Bekanntmachung. Gibt beispielsweise ein Mitarbeiter, der nur das Recht Bearbeiten für Vergabeunterlagen hat, diese frei, gibt er der Anwendung bekannt, dass seine Arbeit erledigt ist. Dieser Mitarbeiter hat ab diesem Zeitpunkt keinen Möglichkeit mehr, die Vergabeunterlagen zu ändern. Das kann dann nur noch ein Mitarbeiter mit dem Recht Freigeben für die Vergabeunterlagen.
(2) Der zeitliche Abschnitt "Während des öffentlichen Zugriffs" beginnt bei öffentlichen Vergabeverfahren mit der Freigabe der Vergabeunterlagen bzw. der Bekanntmachung und endet mit dem Termin "Ende der Angebotsfrist". Bei Vergabeverfahren mit Teilnahmewettbewerb beginnt dieser Abschnitt mit der Absendung der "Aufforderung zur Angebotsabgabe" und endet mit dem Termin "Ende der Angebotsfrist". Bei Vergabeverfahren mit Teilnahmewettbewerb befindet sich das Vergabeverfahren mit der Absendung der Entscheidung über die Teilnahmeanträge im zeitlichen Abschnitt "Während des öffentlichen Zugriffs" und auch hier wird das Ende durch den Termin "Ende der Angebotsfrist" gekennzeichnet. Erst mit Erreichen des Termins "Ende der Angebotsfrist" ist die Durchführung der Öffnung der Angebote (früher: Submission) möglich.
(3) Der zeitliche Abschnitt "Ab Eröffnung" beginnt mit dem Termin "Ende der Angebotsfrist", da ab diesem Zeitpunkt die fristgerechte Abgabe von Angeboten nicht mehr möglich ist.
Im Vergabeverfahren können Mitarbeiter mit Rechten versehen werden. Hier gelistet sind nur die Rechte der Mitarbeiter, die Auswirkung auf die Arbeit am Vergabeverfahren haben.
- Vorbereitung: alle Aufgaben, die mit dem Anlegen des Vergabeverfahrens verknüpft sind, wie das Füllen der Basisdaten
- Vergabeunterlagen: Erstellen, Hinzufügen, Löschen von Vergabeunterlagen
- Bewerber Teilnehmer/Bieter: die Teilnehmer am Vergabeverfahren sehen, also Teilnehmer, Bewerber und später dann Bieter
- Bieterkommunikation: Mitteilungen erstellen, auf Fragen von Teilnehmern antworten
- Eröffnung: dieser Mitarbeiter darf die Öffnung der Angebote starten
- Angebote / Wertung / Zuschlag: Nach der Öffnung der Angebote kann ein Mitarbeiter mit diesem Recht die Wertung der Angebote vornehmen
- Mitarbeiter: Recht, Mitarbeiter im Vergabeverfahren einladen
Die Rechte Sicherheit und Printservice sind noch "alte" Rechte, die im Vergabeverfahren keine Verwendung mehr finden. Die Rechte Bewerber / Teilnehmer und Bieter im Vergabeverfahren wurden in der Verwaltung (Verwaltung - Mitarbeiter) im Recht Anbieter gebündelt.
Mitarbeiter im Vergabeverfahren
Wird ein Mitarbeiter im Vergabeverfahren zur Mitarbeit eingeladen, erhält er an die unter Verwaltung - Mitarbeiter hinterlegte E-Mail-Adresse per E-Mail eine Information darüber, dass er am Vergabeverfahren beteiligt ist.
Wenn sich der Mitarbeiter in der B_I eVergabe anmeldet, ist das Vergabeverfahren in der Liste der Vergabeverfahren auf dem Dashboard zu finden und kann zum Bearbeiten geöffnet werden. Ab dem Zeitpunkt des Hinzufügens zum Vergabeverfahren erhält der Mitarbeiter Dashboard-Nachrichten und die damit verbundenen Hinweis-E-Mails.
Hinzufügen von Mitarbeitern im Vergabeverfahren
Der Mitarbeiter, der das Vergabeverfahren angelegt hat, der Verfahrens-Admin, ist automatisch als Mitarbeiter registriert. Ebenfalls standardmäßig am Vergabeverfahren beteiligt ist der Firmen-Admin.
In Bild 5 und 6 ist als Beispiel der Abschnitt Bearbeiter des Vorhabens im Menüpunkt Vorbereitung Register Mitarbeiter zu sehen, wenn ein Mitarbeiter das Vergabeverfahren angelegt hat und ein weiterer Mitarbeiter hinzugefügt wurde, jeweils aus Sicht des Verfahrens- bzw. des Firmen-Admins.
Aus diesen beiden Ansichten ist abzulesen:
- Der Mitarbeiter, der das Vergabeverfahren angelegt hat, der Verfahrens-Admin, kann nicht gelöscht werden, seine Mitarbeit kann nicht beendet werden.
- Wenn Mitarbeiter im Vergabeverfahren das Recht haben, Mitarbeiter hinzuzufügen bzw. zu bearbeiten, können sie jeweils die Rechte der anderen Mitarbeiter anpassen.
Bei einem Vergabeverfahren mit Losen können Mitarbeiter für einzelne Lose zur Mitarbeit eingeladen werden. Das bedeutet aber auch, dass bei einem Vergabeverfahren mit Losen nur die Mitarbeiter in einem Los arbeiten können, die dafür auch eingeladen wurden. Es müssen deshalb die Mitarbeiter bei allen Losen zur Mitabeit bei jedem Los eingeladen werden. Wie Sie dabei effektiv vorgehen können, erklären wir im Artikel: Einladen von Mitarbeitern bei vielen Losen.
Was für Fehler können passieren, die die Mitarbeit verhindert, obwohl zur Mitarbeit eingeladen wurde, zeigen wir im Artikel: Fehler beim Einladen von Mitarbeitern
