Mitteilungen im Vergabeverfahren
Will der Auftraggeber oder ein Mitarbeiter des Auftraggebers Teilnehmerfragen (Bieterfragen) beantworten oder Hinweise zum Verfahren geben, die nicht unmittelbar Änderungen an den Vergabeunterlagen betreffen, kann er eine Mitteilung generieren.
Voraussetzung dafür ist, dass der Mitarbeiter das Recht Freigeben im Bereich Bieterkommunikation besitzt.
Wie diese Rechtezuordnung kontrolliert werden kann, ist im Artikel Rechte in der Kommunikation zu finden.
Die Erstellung einer Mitteilung bzw. die Beantwortung einer Teilnehmerfrage (Bieterfrage) erfolgt im Menüpunkt "Durchführung", Register "Kommunikation".
Öffentliche und private Mitteilungen
Bei der Erstellung einer Mitteilung können die Auftraggeber entscheiden, wer diese Mitteilung erhalten soll:
- alle aktiven und die "Zukünftigen Teilnehmer", also alle Teilnehmer (Bewerber oder Bieter)
- nur ein Teilnehmer
- mehrere, aber nicht alle Teilnehmer
Wird eine Mitteilung erstellt, sind als erstes die Empfänger der Mitteilung auszuwählen.
Über die Schaltfläche "An" (siehe Bild 1) können alle zum Zeitpunkt der Erstellung der Mitteilung aktiven Teilnehmer als Empfänger gewählt werden, ergänzt durch die "Zukünftigen Teilnehmer".
Hat noch keine Firma das Verfahren zu "Meine Vergaben" hinzugefügt, gibt es als Vorgabe nur "Zukünftigen Teilnehmer".
Erhalten alle aktiven und die zukünftigen Teilnehmer die Mitteilung, handelt es sich um eine öffentliche Mitteilung.
Wird die Auswahl "Zukünftige Teilnehmer" ausgeschaltet, erhalten nur die zum Zeitpunkt der Erstellung der Mitteilung aktiven Teilnehmer die Mitteilung.
Wird ein als Vorgabe angezeigter Empfänger gelöscht, indem das "X" hinter dem Teilnehmernamen angeklickt wird, wird automatisch auch die Auswahl "Zukünftige Teilnehmer" ausgeblendet.
In beiden Fällen wird von einer privaten Mitteilung gesprochen, da nicht alle aktuell und zukünftig aktiven Teilnehmer am Verfahren die Mitteilung erhalten.
Hat man sich bei der Auswahl der Empfänger vertan, kann man
- die Erstellung der Mitteilung abbrechen und eine neue beginnen oder
- über die Schaltfläche "An" die entfernten Teilnehmer wieder hinzufügen
Ausgewählte Teilnehmer werden in der Liste der möglichen Empfänger unter "An" nicht mehr angezeigt.
Der Haken vor dem Teilnehmernamen unter "An" zeigt an, dass es sich um einen aktiven Teilnehmer handelt.
Verfahren mit Losen
Bei Verfahren mit Losen gibt es neben der Empfängerauswahl noch die Entscheidung zu treffen, ob die Mitteilung für alle oder nur für ein bestimmtes Los gilt.
Auch, wenn die Mitteilung für alle Lose gilt, muss hier eine Auswahl getroffen werden.
Eine Versendung der Mitteilung an mehrere aber nicht alle Lose ist nicht möglich. Dann muss die Mitteilung für jedes der gewünschten Lose neu erstellt werden.
Die getroffene Auswahl steht dann neben der Schaltfläche "Los".
Ist nur ein Los ausgewählt, wird die Anzeige der aktuellen aktiven Teilnehmer angepasst.
Antwort auf eine Teilnehmerfrage
Wird durch einen Teilnehmer eine Frage gestellt, erhalten alle am Verfahren beteiligten Mitarbeiter, die dazu berechtigt sind, wie im Artikel Hinweise auf einen Beitrag beschrieben, Informationen.
Der Auftraggeber und alle im Verfahren beteiligten Mitarbeiter
- erhalten eine Hinweis-E-Mail,
- im Zugang des Mitarbeiters wird eine Dashboard-Meldung generiert,
- die Frage wird im Menüpunkt "Durchführung", Register "Kommunikation" dokumentiert und kann von berechtigten Mitarbeitern gelesen bzw. beantwortet werden.
Voraussetzung dafür ist aber, dass die Mitarbeiter im Verfahren mindestens das Recht Lesen in der Bieterkommunikation besitzen (siehe Artikel Rechte in der Kommunikation).
Der Auftraggeber kann als Reaktion auf diese Teilnehmerfrage
- eine neue Mitteilung erstellen
- eine Antwort auf die Frage an alle aktuellen und zukünftigen aktiven Teilnehmer verschicken
- eine Antwort nur an den Fragesteller senden
Der Fragesteller kann bei einer Antwort auf seine Frage nicht als Empfänger abgewählt werden. Er ist immer automatisch dabei.
Ist eine Mitteilung eine Antwort auf eine Teilnehmerfrage, ist dies sowohl im Menüpunkt "Durchführung", Register "Kommunikation" als auch in den Details und in der PDF der Mitteilung ersichtlich.
Welcher Teilnehmer am Verfahren die Frage gestellt hat, wird in der Mitteilung, die an die anderen Teilnehmer geht, nicht übermittelt.
Die Angabe, wer der Fragesteller ist, dient dem Auftraggeber zur Verbesserung der Übersichtlichkeit.
Bei Antwort auf eine Teilnehmerfrage wird nicht automatisch die Teilnehmerfrage wiederholt. Die B_I eVergabe verzichtet auf die Wiederholung der Teilnehmerfrage, da nicht ausgeschlossen werden kann, dass im Frage-Text Rückschluss auf den Teilnehmer, der die Frage gestellt hat, gezogen werden kann. Damit wird gewährleistet, dass die Antwort anonymisiert gegeben wird.
Soll die Frage nicht über Antwort auf die Teilnehmerfrage beantwortet werden, sondern über eine neu erstellte Mitteilung, sollte die Teilnehmerfrage manuell auf erledigt gesetzt werden.
Neue Mitteilung
Eine neue Mitteilung, die keine Antwort auf eine Teilnehmerfrage ist, wird über die Schaltfläche "Neue Mitteilung" generiert.
Wie in den vorhergehenden Punkten beschrieben, entscheiden die nun getroffenen Einstellungen darüber, ob es sich
- um eine öffentliche oder private Mitteilung handelt und
- bei einem Verfahren mit Losen um eine Mitteilung für ein Los oder alle Lose handelt
Als Vorgabe für die Empfänger der Mitteilung sind immer alle zum Zeitpunkt der Erstellung der Mitteilung im Verfahren aktiven Teilnehmer gelistet.
Bei Verfahren mit Losen gilt das für alle Teilnehmer aller Lose.
Wird die Losauswahl eingeschränkt, wird auch die Vorgabe der Empfänger angepasst (siehe Bild 3).
Der Betreff erscheint nicht in der Hinweis-E-Mail, die Nutzer erhalten, er ist die "Überschrift" der Meldung in der Anwendung und sollte kurzgehalten werden.
Den Inhalt der Mitteilung sieht der Empfänger, wenn er die Details der Mitteilung öffnet.
