Vergabeverfahren mit Teilnahmewettbewerb – Definition von Teilnahmeunterlagen
Bei einem Vergabeverfahren mit Teilnahmewettbewerb geht es in der ersten Phase, der Teilnahmephase darum, Firmen die Möglichkeit zu geben, ihr Interesse am Vergabeverfahren zu erklären.
Dazu weisen die Interessenten ihre Eignung nach und zeigen, dass keine Ausschlussgründe vorliegen.
Damit die Interessenten sich ein gutes Bild von der ausgeschriebenen Leistung machen können, sollen mit der Teilnahmephase bereits alle für die Erstellung eines Angebots grundsätzlich notwendigen Angaben mitgeteilt werden.
Für den Nachweis der Eignung und das Nichtvorliegen von Ausschlussgruende wird in der Regel die Eigenerklärung zur Eignung (bzw. die Einheitliche Europäische Eigenerklärung - EEE) genutzt.
Darüber hinaus möchten Auftraggeber häufig aber noch ergänzende Unterlagen bereitstellen, die interessierte Firmen mit dem Teilnahmeantrag zurückgeben sollen.
Für Interessenten ist es dann oft schwer, zu unterscheiden, welche Unterlagen mit einen Teilnahmeantrag zurückzugeben sind und welche erst mit dem Angebot eingereicht werden sollen.
Deshalb gibt es in der B_I eVergabe die Möglichkeit, Unterlagen als zurück mit dem Teilnahmeantrag zu klassifizieren.
Einordnung von Unterlagen
Jeder Unterlage, die in der B_I eVergabe verwendet wird, wird eine Bieteraktion zugeordnet.
Diese Einordnung erfolgt unabhängig davon, ob es sich um ein von der B_I eVergabe bereitgestelltes Formular oder ein eigenes Dokument, eine eigene Unterlage handelt.
Aktuell gibt es 5 verschiedene Einordnungen:
- zum Verbleib
- nicht zurück (Vertragsbestandteil)
- zurück mit dem Angebot
- auf Anforderung zurück
- zurück mit dem Teilnahmeantrag
Die Einordnung zurück mit dem Teilnahmeantrag wird nur bei Vergabeverfahren mit Teilnahmewettbewerb zur Auswahl angeboten.
Die Zuordnung zu einer Bieteraktion (Einordnung) wird für die Formulare der B_I eVergabe, entsprechend der Vorgabe in den Vergabehandbüchern (z.B. VHB Bund), voreingestellt.
Sie kann aber bei Bedarf angepasst werden.
Bei Unterlagen, die der Auftraggeber selbst in die Anwendung lädt, muss es dann vom Anwender entsprechend ausgewählt werden.
Die ausgewählte Einordnung der Unterlagen wird im Menüpunkt Vorbereitung - Unterlagen bei jeder bereitgestellten Unterlage angezeigt und kann hier bis zum Zeitpunkt der Freigabe der Unterlagen angepasst werden.
In einem Beispielverfahren wurde für jede Kategorie eine Unterlage erstellt, um exemplarisch den Ablauf aufzuzeigen.
Soll sie nach der Freigabe der Unterlagen geändert werden, muss die Unterlagen gelöscht und erneut erstellt (Formular B_I eVergabe) bzw. hochgeladen (eigene Unterlage) werden.
Darüber hinaus wird diese Einordnung als Bieteraktion auch auf der Übersicht des Vergabeverfahren und im "aktiven Protokoll" (PDF-Protokoll der Übersicht) angezeigt.
Abgabe eines Teilnahmeantrags
Bearbeitet ein Interessent in der Teilnahmephase ein Vergabeverfahren , kann sie einen Teilnahmeantrag abgeben.
Bei der Erstellung eines Teilnahmeantrag im Menüpunkt "Teilnahmeantrag" werden dem Interessenten dabei alle Unterlagen, die der Auftraggeber eingestellt hat, angezeigt.
Um die Zuordnung für den Interessenten zu erleichtern, werden sie dabei in folgenden Gruppen angezeigt:
- Unterlagen, die Sie zurückgeben müssen
- Nachweise, die Sie erbringen müssen
- Unterlagen zur Kenntnisname und
- Unterlagen, die gegebenenfalls erst nach der Phase der Teilnahmeanträge zurückzugeben sind.
Alle Unterlagen, die der Auftraggeber der Bieteraktion zurück mit dem Teilnahmeantrag zugeordnet hat, werden als Unterlagen, die Sie zurückgeben müssen angezeigt.
Da der Teilnahmeantrag grundsätzlich dem Nachweis der Eignung dient, werden hier auch die zu erbringenden Nachweise gelistet (Nachweise, die Sie erbringen müssen).
Die beiden Kategorien: Unterlagen zur Kenntnisnahme und Unterlagen, die gegebenenfalls erst nach der Phase der Teilnahmeanträge zurückzugeben sind werden hier der Vollständigkeit halber angezeigt. Sie haben keinen Einfluss auf den einzureichenden Teilnahmeantrag, dienen hier der Vollständigkeit der Unterlagen.
Die Kategorien Unterlagen, die Sie zurückgeben müssen und Nachweise, die Sie erbringen müssen sind voreingestellt aufgeklappt, die beiden anderen Kategorien sind normalerweise zugeklappt (anders als in Bild 4 gezeigt) und leicht grau dargestellt.
So sieht die Seite zum Einreichen eines Teilnahmeantrags für einen Interessenten für das erstellte Beispielverfahren aus:
Es werden alle Unterlagen gelistet, allerdings mit der entsprechenden Einordnung, die der Auftraggeber vorgenommen hat.
Da die B_I eVergabe nicht für den Inhalt der Unterlagen verantwortlich ist, erfolgt auch immer der Hinweis: Bitte beachten Sie die Hinweise des Auftraggebers!.
Abgabe eines Angebots
Ist die Wertung der Teilnahmeanträge nach Ende des Termins Abgabe der Teilnahmeanträge bis erfolgt, muss die Entscheidung über die Annahme bzw. Ablehnung der Teilnahmeanträge in der Anwendung hinterlegt werden.
Dabei kann der Auftraggeber entscheiden, ob die Information der Firmen zur weiteren Teilnahme bzw. Nichtteilnahme über die Anwendung versandt werden soll oder ob er dies selbst außerhalb der Anwendung vornimmt.
Mit der Freigabe der Entscheidung zu den Teilnahmeanträge wechselt das Vergabeverfahren in die Angebotsphase.
Firmen, deren Teilnahmeantrag angenommen wurde, können nun ein Angebot abgeben, der Menüpunkt "Angebote" ist freigeschaltet (anwählbar).
Bei der Abgabe eines Angebots sehen die Firmen dann folgende Ansicht (exemplarisch mit den Daten des Beispielverfahrens).
Neben den Unterlagen, die Sie zurückgeben müssen werden hier auch die Unterlagen zur Kenntnisnahme, ergänzt durch die Unterlagen aus der Bewerbungsphase, angezeigt.
Die Kategorie Unterlagen, die Sie zurückgeben müssen ist voreingestellt aufgeklappt, die beiden anderen Kategorien sind zugeklappt (anders als in Bild 5 gezeigt) und leicht grau dargestellt.
