Archivieren von Vergabeverfahren

Alle Vergabeverfahren sollen zur Wahrung der Transparenz jeder einzelne Schritt und jede einzelne Entscheidung dokumentiert werden.

Dafür gibt es in der B_I eVergabe die Möglichkeit, das Vergabeverfahren jederzeit zu archivieren.

Start der Archivierung

Um die Archivierung eines Vergabeverfahren zu starten, gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Sie kann direkt in der Liste der Vergabeverfahren durch Anwahl des Symbols "Archivierung" (Diskette) gestartet werden oder über die Details der Vergabe nach Anwahl der Zeile des Vergabeverfahrens und anschließenden Klick auf die Schaltfläche "Archivieren".

Auch beim Löschen eines Vergabeverfahrens wird vor dem Start des Löschvorgangs eine Archivierung empfohlen und kann dann direkt gestartet werden.

Ablauf der Archivierung

Wird das Archivieren des Vergabeverfahrens angewählt, startet der Vorgang der Archivierung automatisch und es erscheint folgende Anzeige.

Bild 1: Archivierung von Vergabeverfahren - während der Archivierung

Ist der Vorgang der Archivierung abgeschlossen, ändert sich die Anzeige und es erscheint nachfolgend gezeigte Meldung.

Bild 2: Archivierung von Vergabeverfahren - nach der Archivierung

Abhängig vom verwendeten Browser und den dort vorgenommenen Einstellungen erfolgt der Download der Archiv-ZIP-Datei automatisch in den im Browser hinterlegten Download-Ordner oder es erscheint, wie nachfolgend gezeigt, eine so oder ähnlich aussehende Abfrage, was mit der Datei geschehen soll.

Bild 3: Archivierung von Vergabeverfahren - Speichern der Archiv-ZIP-Datei

Tipp: Die Festlegung des Speicherorts und des Vorgehens beim Download von Dateien erfolgt in den Einstellungen des von Ihnen verwendeten Browsers im Bereich Download.

Einstellung des Download-Ordners im Browser

Wenn Sie die Einstellungen zum Download von Dateien überprüfen und anpassen möchten, öffnen Sie die Einstellungen des Browsers und suchen nach "Download".

Nachfolgend ist exemplarisch gezeigt, wie dieser Bereich im Browser "Google Chrome" aussieht. So ähnlich ist es aber auch in allen anderen Browsern.

Bild 4: Einstellungen zum Download von Dateien, hier im Browser Google Chrome

Tipp: Wenn Sie bei jedem Download selbst bestimmen möchten, wo die Datei gespeichert wird, ist die Auswahl "Vor dem Download von Dateien nach dem Speicherort fragen" anzuschalten.

Inhalt einer Archivdatei

Beim Archivieren eines Vorhabens wird eine ZIP-Archiv-Datei erstellt.

Sie hat, wenn beim Speichern nichts anderes angegeben wurde, das Format: Archiv_DXXXXXXXXX_JJJJMMTT_HHMM.zip.

Dabei steht:

DXXXXXXXXX für den B_I code des Vergabeverfahrens,
JJJJMMTT für das Datum der Erstellung des Archivs,
HHMM für den genauen Zeitpunkt (Stunde - Minute) der Erstellung des Archivs.

Mit diesen Dateinamen ist eine eindeutige Zurodnung des Archivs zum Vergabeverfahren UND eine zeitliche Einordnung der Archive möglich.

So kann also selbst im Archiv nachvollzogen werden, wann welche Aktionen durchgeführt bzw. welche Entscheidungen im Vergabeverfahren getroffen wurden.

Das Archiv des Vergabeverfahrens enthält alle zum Zeitpunkt der Erstellung des Archivs im Vergabeverfahren hinterlegten Daten.

Dazu gehören u.a.:

die Übersicht des Vergabeverfahrens,
die eingestellten (auch die im Verlauf gelöschten) Vergabeunterlagen,
die Bekanntmachung (alle, auch Berichtigungen, Vorinformationen und Vergebene Aufträge),
die Mitteilungen (auch die nicht versendeten),
die Liste der Teilnehmer (Bewerber) am Vergabeverfahren (Downloader der Vergabeunterlagen),
die in der Vergabe hinterlegte Dokumentation im Vergabeverfahren zum Vergabeverfahren,
die eingegangenen Teilnahmeanträge (abhängig vom Vergabeverfahren),
die eingegangenen Angebote (abhängig vom Vergabeverfahren),
die Wertung der Teilnahmeanträge,
die Protokolle der Öffnung der Angebote (früher: Submission),
die Protokolle der Wertung der Angebote (wenn sie in der Anwendung erstellt wurden).

Das Archiv wächst also mit den in der Anwendung vorgenommenen Aktionen.

Deshalb empfehlen wir, nach Abschluss bestimmter Aktionen (z.B. Wertung der Teilnahmeanträge, Öffnung der Angebote, Wertung der Angebote) immer das Vergabeverfahren zu archivieren.

So ist gewährleistet, dass immer der aktuelle Stand gesichert ist.

Darüber hinaus empfehlen wir, das Archiv immer zu kontrollieren, um zu garantieren, dass alle Angaben enthalten sind.

Fehlen beispielsweise die PDF-Protokolle der Wertung der Angebote, wurden diese nie erzeugt.

Tipp: Um den aktuellen Stand des Vergabeverfahrens zu dokumentieren, sollte es regelmäßig archiviert werden. Dann kann aus den verschiedenen Archiven u.a. der Ablauf eines Vergabeverfahrens nachvollzogen werden.