Verspäteter Eingang von Teilnahmeanträgen

Leider kommt es manchmal vor, dass ein Interessent einen Teilnahmeantrag verspätet einreichen möchte.

Die Ursachen dafür können vielfältig sein, sie können im Verschulden des Interessenten liegen aber auch außerhalb seines Verantwortungsbereichs.

Wann die B_I eVergabe überhaupt die Abgabe eines verspäteten Teilnahmeantrags zulässt und was der Interessent machen muss und wie der Auftraggeber von diesem verspäteten Teilnahmeantrag erfährt, wird nachfolgend beschrieben.

Hinweis: Es ist immer die Entscheidung des Auftraggebers, ob er einen verspätet eingegangenen Teilnahmeantrag zulässt oder ablehnt.

Voraussetzung für die verspätete Abgabe eines Teilnahmeantrags

Damit ein Interessent überhaupt die Möglichkeit bekommt, einen Teilnahmeantrag auch nach dem Ablauf der Teilnahmefrist einzureichen, muss er sich vor dem Ablauf dieses Termins für das Vergabeverfahren interessiert haben.

Sein Interesse bekundet eine Firma, in dem sie das Vergabeverfahren im Bereich "Meine Vergaben" zur Liste der Vergaben hinzufügt. Dann steht der Interessent beim Auftraggeber auch in der Liste der Teilnehmer (Bewerber).

Allen anderen Interessenten wird dieses Vergabeverfahren als nicht mehr verfügbar angezeigt.

Bild 1: Vergabeverfahren kann nicht mehr zu "Meine Vergaben" hinzugefügt werden

Verspätete Abgabe eines Teilnahmeantrags

Versucht der Interessent, einen Teilnahmeantrag verspätet abzugeben, wird er mehrfach auf den Ablauf der Fristen hingewiesen.

Bild 2: Hinweis im Menüpunkt "Teilnahmeantrag"

Entscheidet er sich trotzdem, einen Teilnahmeantrag einzureichen, wird er bei Freigabe aufgefordert, eine Begründung für die Verspätung einzugeben.

Bild 3: Mitteilung über den Eingang eines verspäteten Teilnahmeantrags

Verspäteter Eingang eines Teilnahmeantrags

Für den Auftraggeber wird bei verspätetem Eingang eines Teilnahmeantrag:

eine Hinweis-E-Mail generiert,
eine Dashboard-Nachricht erstellt und
eine Mitteilung in Menüpunkt "Durchführung", Register "Kommunikation" angelegt.

Darüber hinaus wird auf der "Übersicht" im Bereich "Teilnehmer an der Vergabe" darauf hingewiesen, dass es noch unbewertete Teilnahmeanträge gibt.

Bild 4: Übersicht, Bereich "Teilnehmer an der Vergabe"

Hinweis: Ob der Teilnahmeantrag noch zugelassen wird, ist die Entscheidung des Auftraggebers. Er sollte aber auf jeden Fall bewertet werden, um den Zugriff auf die Unterlagen in der Angebotsphase des Teilnahmewettbewerbs ordentlich zu regeln.

Dashboard-Nachricht bei verspäteter Freigabe der Bewertungen der Teilnahmeanträge

Sollte der verspätete Teilnahmeantrag nicht am Tag des Eingangs bewertet und die Entscheidung freigegeben werden, wird ab dem nächsten Tag bis zum Tag der Bewertung auf dem Dashboard eine Nachricht über die fehlende Bewertung erstellt.

Das gilt auch, wenn der im Menüpunkt "Vorbereitung", Register "Basisdaten" angegebene Termin für die Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe überschritten wird.