Neue Pflicht für Unternehmen: Rechnungen elektronisch stellen
Ab 27. November 2020 sind Unternehmen, die an den Bund liefern, verpflichtet, Rechnungen elektronisch zu übermitteln. Um zum Umgang mit der E-Rechnung zu informieren hat der Bund im Internet eine Informationsseite eingerichtet.
Ab dem 27. November 2020 sind Lieferanten des Bundes verpflichtet, die Rechnungsstellung im Rahmen öffentlicher Aufträge in elektronischer Form vorzunehmen.
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Das heißt: Nach dem 27. November 2020 dürfen Unternehmen, die an den Bund liefern, keine Papierrechnungen und auch keine derzeit noch üblichen PDF-Rechnungen mehr an öffentliche Auftraggeber des Bundes einreichen. Sie müssen eine E-Rechnung senden. Diese stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Informationen, das die Rechnungsinformationen medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.
Das bedeutet auch, das Lieferanten des Bundes bis zum 27. November in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen (kurz: E-Rechnung) zu erzeugen, zu übermitteln und über die Aufbewahrungsfrist sicher zu speichern. Dazu ist wahrscheinlich eine Anpassung des Rechnungsausgangssystems im Unternehmen notwendig, interne Prozesse müssen angepasst, Mitarbeiter geschult werden.
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Zur Übermittlung von E-Rechnungen an Rechnungsempfänger des Bundes stehen unter anderem zwei Plattformen zur Verfügung: Die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) für Lieferanten der unmittelbaren Bundesverwaltung und die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) für Lieferanten der mittelbaren Bundesverwaltung sowie die Bundesländer Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen und Thüringen.
Auf der vom Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) und dem Bundesministerium für Finanzen angebotenen Internetseite http://www.e-rechnung-bund.de/ inden Unternehmen und Behörden viele wichtige Informationen, um sich auf die Erstellung und Einreichung von E-Rechnungen bei Behörden vorzubereiten.
Weiterhin werden Dokumente zum Herunterladen bereitgestellt. In der Broschüre für Rechnungssteller erhalten Unternehmen einen umfangreichen Überblick zu der Einführung der E-Rechnung in der Bundesverwaltung und den Möglichkeiten, wie Rechnungssteller die E-Rechnung einführen können.
Die Broschüre Lieferanteninformationen bietet Rechnungsstellern einen kurzen Überblick über die Einführung der E-Rechnung in der Bundesverwaltung und beantwortet häufige Fragen.
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