Änderungsmitteilung im Vergabeverfahren
In einem Vergabeverfahren sollen alle Teilnahmer des Verfahrens über den gleichen Informationsstand verfügen.
Wenn im Laufe des Vergabeverfahrens Änderungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen werden, sind also alle aktuell am Verfahren Beteiligten (aktive Teilnehmer) über diese Änderungen zu informieren.
Es muss aber auch gewährleistet sein, dass später hinzukommende Teilnehmer (Bewerber) den bisherigen Verlauf des Vergabeverfahrens nachvollziehen können.
Um dies zu gewährleisten, werden bei Änderungen an den Vergabeunterlagen bei Freigabe automatisch Änderungsmitteilungen erstellt, die im Vergabeverfahren dokumentiert werden.
Zeitpunkt der Erstellung von Änderungsmitteilungen
Änderungsmitteilungen werden immer dann generiert, wenn
- sich das Vergabeverfahren im öffentlichen Zugriff befindet und
- mindestens ein Teilnehmer das Vergabeverfahren zu "Meine Vergaben" hinzugefügt hat.
Ein Vergabeverfahren befindet sich im öffentlichen Zugriff, wenn die Vergabeunterlagen freigegeben wurden UND der Termin "Bereitstellung der Vergabeunterlagen ab" erreicht ist.
Der Termin "Bereitstellung der Vergabeunterlagen ab" ist ein system-technisches Datum, das
- bei Vergabeverfahren mit Bekanntmachung aus dem Termin der Absendung der Bekanntmachung und
- bei Vergabeverfahren ohne Bekanntmachung aus dem Termin der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe
gebildet wird. Er wird auf der Übersicht des Vergabeverfahrens angezeigt.
Freigabe geänderter Vergabeunterlagen
Werden ab diesem Zeitpunkt Änderungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen, müssen die geänderten oder neu hinzugefügten Unterlagen freigegeben werden.
Erst durch die Freigabe erhalten die Teilnehmer Zugriff der neuen Vergabeunterlagen. Bis zur Freigabe der Änderungen der Vergabeunterlagen bleiben diese auf dem "alten" Stand.
Mit der Freigabe der geänderten Vergabeunterlagen wird automatisch eine Änderungsmitteilung erstellt.
Diese Änderungsmitteilung wird allen aktiven Teilnehmern übermittelt.
Der Textbereich kann beliebig in der E-Mail angepasst werden.
Als Vorschlag der B_I eVergabe werden hier die geänderten, gelöschten bzw. hinzugefügten Dokumente gelistet.
Wird beispielsweise das Leistungsverzeichnis ausgetauscht, weil eine Position geändert wurde, wäre es sinnvoll, wenn direkt auf die Änderung hingewiesen wird, damit die Teilnehmer nicht manuell beide Dokumente vergleichen müssen.
Änderungsmitteilungen werden wie Mitteilungen im Menüpunkt "Durchführung", im Register "Kommunikation" dokumentiert.
Recht zum Erstellen von Änderungsmitteilungen
Über die Rechte im Vergabeverfahren kann definiert werden, wer Änderungsmitteilungen erstellen und freigeben darf.
Ein Mitarbeiter, der im Recht Vergabeunterlagen das Recht Freigeben hat, kann Vergabeunterlagen ändern, freigeben und damit dann auch Änderungsmitteilungen erstellen.
Für die Erstellung von Änderungsmitteilungen ist nur die Phase Während des öffentlichen Zugriffs relevant, weil nur in dieser Phase Änderungsmitteilungen erstellt werden.
Bei Vergabeverfahren mit Losen findet sich dieses Recht sowohl in den "Losunabhängigen Daten" als auch in den Losen.
Es muss also im entsprechenden Bereich aktiviert sein.
Informationen dazu finden Sie im Artikel: Rechte in der Kommunikation.
