Angebotsöffnung vorbereiten und Angebote herunterladen

Im Folgenden finden Sie eine Anleitung zur Öffnung von Angeboten in unserem eVergabe-System. Zunächst erfahren Sie, wie Sie sich auf die Angebotsöffnung vorbereiten können und im Anschluss führen wir Sie an die Herangehensweise zum Herunterladen der Angebote.

Vorbereitung

Die Vorbereitung zur Angebotsöffnung setzt sich aus folgenden Schritten zusammen:

1. Personelle Voraussetzungen

Die Angebotsöffnung wird im B_I eVergabe-System von zwei Mitarbeiter:innen durchgeführt, um dem Vier-Augen-Prinzip Folge zu leisten. Einer dieser Mitarbeiter:in ist derjenige, der die Angebotsöffnung startet. Bei diesem Mitarbeiter:in ist es nötig, dass ihm/ihr die nötigen Rechte vorliegen. Diese sind:

Das Recht zum Zugriff auf die Vergabe: hierfür muss er/sie das Verfahren angelegt haben oder von demjenigen, der das Verfahren angelegt hat, zur Mitarbeit am Verfahren eingeladen worden sein. Wie Sie einen Mitarbeiter:in zum Verfahren einladen, erfahren Sie hier.
Das Recht zur Eröffnung: Der Haken an entsprechender Stelle muss gesetzt sein, damit der Nutzer das Recht zur Angebotsöffnung hat.

2. Technische Voraussetzungen

Für die Entschlüsselung der eingegangenen elektronischen Angebote sollten Sie den B_I Öffnungsassistenten herunterladen. Details zum Herunterladen und Einrichten des B_I Öffnungsassistenten finden Sie hier. Weiterhin sollten Sie das beim Erstellen der Vergabe erzeugte Zertifikat samt dem dazugehörigen Passwort zur Hand haben.

3. Test ZIP

Um sicherzustellen, dass Sie wie oben erwähnt das erzeugte Zertifikat und das dazugehörige Passwort parat haben, können Sie sich eine Test ZIP herunterladen und anhand dieser die Entschlüsselung testen. Diese finden Sie in der Vergabe unter der Seite Auswertung und dort bei Angebotsöffnung und Test ZIP.

Dort haben Sie die Möglichkeit die Test ZIP herunterzuladen und an dieser die Entschlüsselung durchzuführen. Sollten Sie sich hingegen bezüglich des richtigen Zertifikats und des Passworts sicher sein, können Sie auf Nicht nötig klicken und der zweite Mitarbeiter kann seine Zugangsdaten eingeben.

Der zweite Mitarbeiter muss mit keinerlei besonderen Rechten ausgestattet sein. Es genügt, dass er einen Zugang zum System hat.

Vier-Augen-Prinzip bei räumlicher Trennung: Sollte es Ihnen nicht möglich sein, die Angebotsöffnung in einem Raum bzw. an einem Endgerät vorzunehmen, gibt es die Alternative ein Fernwartungstool wie "TeamViewer" oder ein Programm wie "Teams" zu nutzen. Hierfür startet der:die Verhandlungsleiter:in eine Sitzung, zu der der:die zweite Mitarbeiter:in eingeladen wird und die Fernsteuerung für die Eingabe der Zugangsdaten erlaubt.

Herunterladen der elektronischen Angebote

Wenn Sie die Vorbereitung der Angebotsöffnung abgeschlossen haben, können Sie nun die elektronischen Angebote herunterladen. Nach Eingabe der zweiten Zugangsdaten wird ihnen erstmalig angezeigt, wer ein elektronisches Angebot abgegeben hat. Weiterhin können Sie nun die Angebote herunterladen, in dem Sie den Button Angebote herunterladen anklicken.

Dadurch erhalten Sie die Möglichkeit, auszuwählen, welche Angebote heruntergeladen werden sollen.

Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf Gewählte herunterladen.

Hinweis: Überprüfen Sie, ob wirklich alle Angebote heruntergeladen worden sind. Die Einstellungen in Ihrem Browser könnten verursachen, dass der Download mehrerer Dateien desselben Typs nicht automatisch läuft.

Der weitere Verlauf der Angebotsöffnung besteht aus der Entschlüsselung der Angebote und der Dokumentation dieser.