Hinweis auf einen Kommunikationsbeitrag

In einem elektronisch durchgeführten Vergabeverfahren sollte auch die Kommunikation zwischen den am Verfahren Beteiligten elektronisch erfolgen.

Die Information darüber, dass z.B. Änderungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen wurden oder dass ein Teilnehmer eine Frage gestellt hat, wird in der B_I eVergabe auf verschiedenen Wegen übermittelt.

Ziel ist zu gewährleisten, dass die Information über einen Kommunikationsbeitrag auch den bzw. die entsprechenden Empfänger erreicht.

Folgende Informationsmöglichkeiten werden zur Information der am Vergabeverfahren Beteiligten genutzt:

Beim Auftraggeber:

Hinweis-E-Mail
Dashboard-Meldung
Übersicht des Vergabeverfahrens
Menüpunkt "Durchführung", Register "Kommunikation"

Beim Teilnehmer (Bewerber oder Bieter):

Hinweis-E-Mail
Dashboard-Meldung
Menüpunkt "Meine Vergaben"
Register "Mitteilungen"
Register "Unterlagen / Nachweise"
kostenfreie Abrufe-Seite

Auftraggeber

Hinweis-E-Mail

Stellt ein Teilnehmer eine Frage und senden diese über die B_I eVergabe an den Auftraggeber, erhalten die Mitarbeiter des Auftraggebers eine Hinweis-E-Mail. Diese enthält keine Informationen zum Inhalt der Änderung. Es handelt sich dabei lediglich um einen Hinweis, dass ein Teilnehmer eine Information zum Vergabeverfahren geschickt hat.

Bild 1: Hinweis-E-Mail beim Eingang einer Teilnehmerfrage

Welche Mitarbeiter im Vergabeverfahren eine Hinweis-E-Mail bekommen, wird über das Verfahrensrecht: Bieterkommunikation geregelt.

Hat der Mitarbeiter im Vergabeverfahren mindestens das Recht Lesen, bekommt er eine Hinweis-E-Mail.

Bei Vergabeverfahren mit Losen ist darüber hinaus zu beachten, dass die Bieterkommunikation ein für das Vorhaben geltendes Recht ist und nur bei den "Losunabhängigen Daten" definiert werden kann.

Daraus ergibt sich bei Vergabeverfahren mit Losen:

Ist ein Mitarbeiter nur in einem Los zur Mitarbeit eingeladen, nicht aber in den losunabhängigen Daten, bekommt er KEINE Hinweis-E-Mail!
Ist ein Mitarbeiter in den losunabhängigen Daten zur Mitarbeit eingeladen, bekommt er Hinweis-E-Mails für alle Lose, unabhängig davon, ob er im Los Mitarbeiter ist oder nicht!

Die Erzeugung und Versendung der Hinweis-E-Mail erfolgen im Moment der Absendung der Teilnehmerfrage (Bieterfrage).

Damit können nur Mitarbeiter eine Hinweis-E-Mail erhalten, die zu diesem Zeitpunkt im Vergabeverfahren eingebunden und berechtigt zum Erhalt der Hinweis-E-Mail sind.

Später ins Vergabeverfahren zur Mitarbeit eingeladenen Mitarbeiter können früher eingegangene Teilnehmerfragen nur im Menüpunkt "Durchführung", Register "Kommunikation" sehen.

Hinweis: Das Recht des Mitarbeiters im Vergabeverfahren in der Bieterkommunikation bestimmt, ob er eine Hinweis-E-Mail bekommt, allerdings nur, wenn er zum Zeitpunkt der Absendung der Teilnehmerfrage Mitarbeiter im Vergabeverfahren ist.

Dashboard-Meldung

Identische Überlegungen, wie bei der Hinweis-E-Mail gelten auch für die Erstellung einer Dashboard-Meldung für Teilnehmerfragen.

Zusammengefasst kann gesagt werden: Mitarbeiter, die berechtigt sind, eine Hinweis-E-Mail zu bekommen, erhalten auch eine Dashbaord-Meldung.

Bild 2: Dashboard-Meldung beim Eingang einer Teilnehmerfrage

Übersicht des Vergabeverfahrens

Eine weitere Möglichkeit, über Mitteilungen für die Vergabe informiert zu werden, sind der Bereich "Mitteilungen für die Vergabe" bzw. bei Vergabeverfahren mit Losen auch die Bereiche "Mitteilungen für Los: XYZ".

Hier werden alle zu Kommunikation gehörenden Informationen gebündelt, also

Teilnehmerfragen
Änderungsmitteilungen
Mitteilungen.

Deshalb gilt für die Anzeige dieses Bereichs auf der Übersicht des Vergabeverfahrens das Recht Vergabeunterlagen.

Es kann bei Vergabeverfahren mit Losen sowohl für die "Losunabhängigen Daten" definiert werden als auch für einzelne Lose.

Mitarbeiter, die hier mindestens das Recht Lesen besitzen, sehen die entsprechenden Bereiche auf der Übersicht.

Auch hier stehen keine Informationen zum Inhalt der Kommunikationsbeiträge, sondern nur die Anzahlen der Mitteilungen und ob es eventuell noch notwendige Aktionen gibt.

Bild 3: Mitteilungen für die Vergabe auf der Übersicht des Vergabeverfahrens

Menüpunkt "Durchführung", Register "Kommunikation"

Im Menüpunkt "Durchführung", Register "Kommunikation" werden alle die Kommunikation betreffenden Informationen gesammelt.

In diesem Menüpunkt:

können Teilnehmerfragen gelesen und beantwortet werden,
können Mitteilungen erstellt werden,
sind versendete Änderungsmitteilungen dokumentiert.

Auch der Zugriff auf den Menüpunkt "Durchführung", Register "Kommunikation" ist über die Rechte geregelt.

Da Änderungsmitteilungen nur dokumentiert werden und Mitteilungen hier erstellt werden können, regelt das Recht Bieterkommunikation den Zugriff auf diesen Menüpunkt.

Wie Teilnehmerfragen, Änderungsmitteilungen und Mitteilungen erstellt und versendet werden und wie die damit verbundenen Aktionen dokumtiert werden, wird in den Artikeln

aufgezeigt.

Teilnehmer

Hinweis-E-Mail

Wird eine (Änderungs-)Mitteilung freigegeben, erhalten alle Teilnehmer eine Hinweis-E-Mail.

Diese ist

vergleichbar mit der Hinweis-E-Mail, die Auftraggeber bei einer Teilnehmerfrage erhalten (siehe Bild 1),
enthält keine Informationen zum Inhalt der Änderung,
ist lediglich als Hinweis gedacht, dass es Änderungen am Vergabeverfahren gibt und der Teilnehmer nochmal ins Vergabeverfahren gehen sollte, um sich über die Änderungen zu informieren.

Hinweis: Die HInweis-E-Mail wird im Moment der Freigabe der Änderungs-/Mitteilung erstellt. Interessenten, die das Vergabeverfahren erst später zu "Meine Vergaben" hinzufügen, erhalten KEINE Hinweis-E-Mail.

Dashboard-Meldung

Wie beim Auftraggeber wird ergänzend zur Hinweis-E-Mail im Zugang des Teilnehmers eine Dashboard-Meldung generiert.

Selbst, wenn die E-Mail nicht gesehen wurde, wird hier darauf hingewiesen, dass es zu Änderungen am Vergabeverfahren gekommen ist.

Bild 4: Dashboard-Meldung für eine (Änderungs-)Mitteilung

Hinweis: Die Dashboard-Meldung wird im Moment der Freigabe der Änderungs-/Mitteilung erstellt. Interessenten, die das Vergabeverfahren erst später zu "Meine Vergaben" hinzufügen, erhalten KEINE Dashboard-Meldung.

Menüpunkt "Meine Vergaben"

Im Menüpunkt "Meine Vergaben" im Zugang des Teilnehmers wird das Vergabeverfahren, für das eine (Änderungs-)Mitteilungen verschickt wurde, mit einem roten Dreieck versehen.

Damit erhält der Teilnehmer einen weiteren Hinweis darauf, dass am Vergabeverfahren seit dem letzten Zugriff Änderungen vorgenommen wurden.

Das können Änderungen an den Vergabeunterlagen (Änderungsmitteilungen) oder eben auch einfach Hinweise zum Vergabeverfahren (Mitteilungen) sein.

Bild 5: Register "Meine Vergaben", geändertes Vergabeverfahren

Hinweis: Wird das Vergabeverfahren erst nach der Freigabe der (Änderungs-)Mitteilung zu "Meine Vergaben" hinzugefügt, ist das Vergabeverfahren "neu". Es erfolgt dann kein extra Hinweis auf neue (Änderungs-)Mitteilungen.

Register "Mitteilungen"

Öffnet der Teilnehmer das Vergabeverfahren zum Bearbeiten wird hinter dem Registerbezeichner "Mitteilungen" die Anzahl der noch nicht als erledigt gekennzeichneten Mitteilungen angezeigt.

Damit wird ihm deutlich gemacht, dass er sich diesen Bereich ansehen sollte.

Bild 6: Im Vergabeverfahren - Register "Mitteilungen" mit der Anzahl der noch nicht als erledigt gekennzeichneten Mitteilungen

Register "Unterlagen / Nachweise"

Im Register "Unterlagen / Nachweise" erhält der Teilnehmer die Informationen, dass sich etwas an den Vergabeunterlagen geändert hat.

Damit haben Teilnehmer verschiedene Möglichkeiten, die am Vergabeverfahren vorgenommenen Änderungen wahrzunehmen und entsprechend zu reagieren.

Hinweis: Im Vergabeverfahren vorgenommene Änderungen werden Teilnehmern angezeigt, wenn das Vergabeverfahren zum Bearbeiten geöffnet wird. Änderungen, die vom Auftraggeber vorgenommen werden, während der Teilnehmer im Vergabeverfahren ist, werden erst beim nächsten Laden des Vergabeverfahrens angezeigt.

Nimmt eine Firma an einem Vergabeverfahren teil, nachdem der Auftraggeber bereits Änderungs-/Mitteilungen erstellt hat, werden diese dem Teilnehmer beim Hinzufügen des Vergabeverfahrens zu "Meine Vergaben" übermittelt.

Sobald der Teilnehmer also das Vergabeverfahren zum Bearbeiten öffnet, sind auch die Änderungen am Vergabeverfahren ersichtlich.

Natürlich gibt es in diesem Fall weder eine Hinweis-E-Mail noch eine Dashboard-Meldung.

Diese beiden Hinweise werden nur im Moment der Freigabe einer (Änderungs-)Mitteilung generiert.

Kostenfreie, unregistrierte Abrufe-Seite

Auch, wenn ein Interessent am Vergabeverfahren die Unterlagen nicht im registrierten Bereich heruntergeladen hat, sondern über die kostenfreie, unregistrierte Abrufe-Seite über https://abruf.bi-medien.de/DXXXXXXXXX, erhält er die Informationen zu Änderungen am Vergabeverfahren.

Allerdings liegt es dann in seiner Verantwortung, sich über eventuelle Änderungen am Vergabeverfahren zu informieren, eine automatische Information der Teilnehmer ist nicht möglich.