Wertung von Teilnahmeanträgen

Wertung von Teilnahmeanträgen

Ein Vergabeverfahren mit Teilnahmewettbewerb teilt sich mehrere, grundsätzlich mindestens zwei Phasen.

In der ersten Phase, der Teilnahmephase geht es darum, Firmen die Möglichkeit zu geben, ihr Interesse am Vergabeverfahren zu erklären, indem sie einen Teilnahmeantrag (häufig auch als Bewerbung bezeichnet) einreichen.

Aus diesen Interessenten, die mit dem Teilnahmeantrag nachgewiesen haben, dass sie für die Ausführung der Leistung geeignet sind und nachgewiesen haben, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, wählt der Auftraggeber mehrere Teilnehmer aus.

Dies ist in VOB/A § 3b (2) [siehe auch: VOB/A EU § 3b (2), VgV § 16 (1), UVgO § 37] vorgegeben:

… erfolgt die Auswahl der Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, durch die Auswertung des Teilnahmewettbewerbs. …

Diese geeigneten Unternehmen fordert er zur Angebotsabgabe auf.

Mit der Absendung dieser Aufforderung zur Angebotsabgabe beginnt die zweite Phase, die Angebotsphase.

Informationen während der Teilnahmephase

Der Zeitraum zwischen der Veröffentlichung und dem Termin "Abgabe von Teilnahmeanträgen bis" (Ende der Teilnahmefrist) bezeichnen wir als Teilnahmephase.

Möchten Interessenten Teilnahmeanträge einreichen oder Fragen zum Vergabeverfahren bzw. Teilnahmeantrag stellen, können sie dies nur im registrierten Nutzerbereich der B_I eVergabe machen.

Der Zugriff auf die Vergabeunterlagen und die Bekanntmachung ist über die kostenfreie Abruf-Seite der B_I MEDIEN GmbH möglich.

Der Auftraggeber erhält nur Informationen darüber, wer sich für das Vergabeverfahren interessiert, das Vergabeverfahren im registrierten Nutzerbereich zu "Meine Vergaben" hinzugefügt hat.

Hinweis: Der Auftraggeber erhält ausschließlich die Information darüber, wer sich für das Vergabeverfahren interessiert hat und nicht, wer einen Teilnahmeantrag eingereicht hat. Diese Information bleibt bis zum Ende der Teilnahmefrist unter Verschluss.

Auf der "Übersicht" des Vergabeverfahrens wird angegeben, wie viele Interessenten sich für das Vergabeverfahren registriert und ob Interessenten nach der Registrierung die Teilnahme wieder beendet haben.

Ebenso gibt es die Angabe, wie viele Teilnahmeanträge abgegeben und ob eventuell wieder welche zurückgezogen wurden. Diese Angaben liefern also eine grobe Übersicht über das Interesse am Vergabeverfahren.

Bild 1: Übersicht der Vergabe - Bereich Teilnehmer an der Vergabe
Bild 1: Übersicht der Vergabe - Bereich Teilnehmer an der Vergabe

Mehr Informationen zu den Interessenten findet sich im Menüpunkt "Durchführung", Register "Teilnehmer". Hier werden die Namen und der Sitz der Interessenten aufgeführt.

Kommunikationsdaten sind nicht angegeben, da die Kommunikation im Vergabeverfahren elektronisch über die B_I eVergabe erfolgt. Auf dieser Seite sind in der Teilnahmephase auch die eingegangenen und eventuell zurückgezogenen Teilnahmeanträge gelistet, allerdings nur die jeweilige Anzahl.

Bild 2: Menüpunkt "Durchführung", Register "Teilnehmer"
Bild 2: Menüpunkt "Durchführung", Register "Teilnehmer"

Sollte ein Interessent seine Teilnahme am Vergabeverfahren vollständig beendet habe, wird dies durch ein Stoppsymbol vor dem Firmennamen dokumentiert.

Bild 3: Interessent hat Teilnahme beendet
Bild 3: Interessent hat Teilnahme beendet

Im Menüpunkt "Auswertung", Register "Teilnahmeanträge", dem Bereich zur Auswertung der Teilnahmeanträge, ist jetzt noch kein Zugriff auf die Daten der Teilnahmeanträge möglich.

Wie von der Angebotsöffnung (früher: Submission) bekannt, gibt es hier nur die rückwärtslaufende Uhr und die Angabe der Anzahl der abgegebenen und eventuell zurückgezogenen Teilnahmeanträge.

Bild 4: Menüpunkt "Auswertung", Register "Teilnahmeanträge" in der Teilnahmephase
Bild 4: Menüpunkt "Auswertung", Register "Teilnahmeanträge" in der Teilnahmephase
Hinweis: In der Teilnahmephase wird nur registriert, wer sich für das Vergabeverfahren interessiert. Es wird nicht dokumentiert, ob dieser Interessent die Vergabeunterlagen heruntergeladen hat oder nicht. Das hat zur Folge, dass in dieser Phase des Vergabeverfahrens keine Änderungsmitteilungen (Informationen zu Änderungen an den Vergabeunterlagen) durch das System erstellt werden.

Mitteilungen, also über den Menüpunkt "Durchführung", Register "Kommunikation" selbst erstellte Informationen dagegen werden versandt und die registrierten Interessenten darüber informiert (eMail und Eintrag im Bereich "Mitteilungen" des Vergabeverfahrens).

Tipp: Werden in der Teilnahmephase bereitgestellte Unterlagen geändert, empfehlen wir ergänzend eine Mitteilung zu generieren, um die registrierten Interessenten auf die Änderungen aufmerksam zu machen.

Wertung von Teilnahmeanträgen

Nach dem Ende der Teilnahmefrist bis zur Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe stehen die bis zu diesem Zeitpunkt eingegangenen Teilnahmeanträge zur Wertung bereit.

Ab diesem Zeitpunkt können Interessenten abgegebene Teilnahmeanträge nicht mehr zurückziehen.

Deshalb werden jetzt sowohl im Menüpunkt "Durchführung", Register "Teilnehmer" als auch im Menüpunkt "Auswertung", Register "Teilnahmeanträge" die Namen der Interessenten, die einen Teilnahmeantrag abgegeben haben, angezeigt.

Auf der Übersicht dagegen erscheint nun der Hinweis, dass noch nicht alle Teilnahmeanträge bewertet wurden. Im Menüpunkte "Auswertung", Register "Teilnahmeanträge" kann nun mit der Wertung der Teilnahmeanträge begonnen werden.

Bild 5: Menüpunkte "Auswertung", Register "Teilnahmeanträge"
Bild 5: Menüpunkte "Auswertung", Register "Teilnahmeanträge"

Download Teilnahmeanträge

Über die Schaltfläche "Download Teilnahmeanträge" kann der Download aller oder auch einzelner Teilnahmeanträge vorgenommen werden.

Es werden alle Teilnahmeanträge heruntergeladen, bei denen der Haken in der Spalte Download gesetzt ist. Voreingestellt sind alle Kästchen angewählt.

Um einen Teilnahmeantrag vom Download auszuschließen, muss das Kästchen abgehakt werden.

Bild 6: Auswahl der herunterzuladenden Teilnahmeanträge
Bild 6: Auswahl der herunterzuladenden Teilnahmeanträge

Wie mit den heruntergeladenen Teilnahmeanträgen weiter zu verfahren ist, wird in den Artikeln zum B_I öffnungsassistenten gezeigt.

Bewertung Teilnahmeantrag

Der nachfolgend beschriebene Ablauf ist für jeden Anbieter, der einen Teilnahmeantrag eingereicht hat, vorzunehmen, unabhängig davon, ob er weiter am Vergabeverfahren beteiligt werden soll oder nicht.

Um die Bewertung eines Teilnahmeantrages zu dokumentieren und die Entscheidung zum Teilnahmeantrag vorzunehmen, öffnen Sie bitte das Fenster "Teilnahmeantrag bewerten", indem Sie beim entsprechenden Anbieter in der Spalte Bewertung die Schaltfläche "Bearbeiten" anklicken (siehe Bild 5).

Bild 7: Fenster "Teilnahmeantrag bewerten"
Bild 7: Fenster "Teilnahmeantrag bewerten"

Im oberen Bereich sind der Name des Anbieters und der Einreichungszeitpunkt des Teilnahmeantrags dokumentiert. Es ist dort also direkt zu erkennen, ob ein Teilnahmeantrag rechtzeitig eingegangen ist.

Eignungsprüfung Teilnahmeantrag

Im zweiten Bereich kann die Bewertung der Eignung dokumentiert werden.

An dieser Stelle ist in der B_I eVergabe eine Eignungsprüfung hinterlegt, wie sie auch bei der Angebotswertung für öffentliche Vergabeverfahren Verwendung findet.

Die Ergebnisse werden dann auch für in der B_I eVergabe vorgenommene Wertungen von Angeboten dokumentiert. Die Bewertung der Eignung öffnet sich nach Klick auf die Schaltfläche "Werten".

Es öffnet sich das Fenster "Eignungsprüfung Teilnahmeantrag".

Bild 8: Ausschnitt aus der Bewertung der Eignung
Bild 8: Ausschnitt aus der Bewertung der Eignung

Mit Speichern wird die Freigabe der Bewertung der Eignung vorgenommen, das Fenster wird geschlossen und in der Ansicht des Fensters "Teilnahmeantrag bewerten" wird das Ergebnis der Bewertung der Eignung dokumentiert.

Gleichzeitig wird auch das Protokoll der Wertung erstellt.

Es wird bei der Archivierung dem Vergabeverfahren hinzugefügt.

Bild 9: Bewertung der Eignung - Prüfung vollständig und OK, Freigabe ist erfolgt
Bild 9: Bewertung der Eignung - Prüfung vollständig und OK, Freigabe ist erfolgt
Bild 10: Bewertung der Eignung - Prüfung vollständig aber nicht OK, Freigabe ist erfolgt
Bild 10: Bewertung der Eignung - Prüfung vollständig aber nicht OK, Freigabe ist erfolgt
Bild 11: Auszug aus dem Protokoll der Bewertung der Eignung
Bild 11: Auszug aus dem Protokoll der Bewertung der Eignung
Hinweis: Die Entscheidung zum Teilnahmeantrag kann auch OHNE die Bewertung der Eignung vorgenommen werden.

Entscheidung zum Teilnahmeantrag

Unabhängig davon, ob die Bewertung der Eignung verwendet wird oder nicht, ist als nächstes die Entscheidung zum Teilnahmeantrag anzugeben.

Grundsätzlich gibt es die Auswahl

  • Zur Angebotsabgabe auffordern und
  • Teilnahmeantrag ablehnen.

Abhängig davon, welche Auswahl getroffen wird, wird in der Nachricht an den Anbieter (Begründung) ein Standard-Text eingeblendet.

Dieser kann für den jeweiligen Teilnahmeantrag angepasst werden.

Bild 12: Standard-Text für die Zusage
Bild 12: Standard-Text für die Zusage
Bild 13: Standard-Text für die Absage
Bild 13: Standard-Text für die Absage
Hinweis: Die Möglichkeit, den Vorschlagstext grundsätzlich zu ändern, besteht nicht. Änderungen müssen also für jeden Teilnahmeantrag erneut vorgenommen werden.

Während der Standard-Text für eine Zusage schon alle notwendigen Informationen enthält, muss der Standard-Text für die Absage noch um den Grund für die Absage ergänzt werden.

Die gängigen Begründungen sind unterhalb des Nachrichtenfensters als Vorschläge gelistet.

Wenn einer dieser Vorschläge genutzt werden soll, ist er anzuwählen (grau hinterlegt).

Über das "+" rechts neben der Vorschlagsliste wird der Text an der Stelle im Nachrichtenfenster eingefügt, an der sich der Cursor befindet.

Achtung: Die hier hinterlegte Nachricht wird bei Freigabe der Wertung der Teilnahmeanträge dem Anbieter im Vergabeverfahren als Begründung für die Zu- oder Absage angezeigt. Deshalb bitte unbedingt anpassen!

Der Auftraggeber kann entscheiden, ob die direkte Information über die Zu- bzw. Absage an den Anbieter auch per E-Mail übermittelt werden soll.

Die Auswahl, ob eine E-Mail versandt wird oder nicht, befindet sich unterhalb des Nachrichtenfensters (siehe Bild 12). Als Voreinstellung ist die Versendung per E-Mail ausgewählt.

Erfolgt die Versendung einer E-Mail, erhält der Anbieter nicht nur einen Hinweis, dass er sich die Information im System ansehen kann, sondern die Nachricht wird direkt mit der E-Mail übermittelt.

Das ist ein grundsätzlicher Unterschied zu Mitteilungen und Änderungsmitteilungen, die über die B_I eVergabe verschickt werden.

Bild 14: E-Mail zur Benachrichtigung des Anbieters, hier angepasste Zusage
Bild 14: E-Mail zur Benachrichtigung des Anbieters, hier angepasste Zusage

Unabhängig davon, ob eine E-Mail verschickt wird oder nicht, erhält der Anbieter, wenn er sich im System anmeldet, die Information zur Zu- bzw. Absage als "Wichtige Benachrichtigung" und im Vergabeverfahren im Menüpunkt "Teilnahmeantrag".

Bild 15: Anbieter, Ansicht "Wichtige Benachrichtigungen"
Bild 15: Anbieter, Ansicht "Wichtige Benachrichtigungen"
Bild 16: Anbieter, Ausschnitt Menüpunkt "Teilnahmeantrag"
Bild 16: Anbieter, Ausschnitt Menüpunkt "Teilnahmeantrag"

Mit Klick auf die Schaltfläche "Begründung" wird dann der Text, der in der Nachricht eingetragen wurde, angezeigt.

Absendung der Bewertungen Teilnahmeantrag

Die Freigabe zum Versand erfolgt direkt im Menüpunkt "Auswertung", Register "Teilnahmeanträge".

Die Versendung der Bewertung der Teilnahmeanträge kann erst erfolgen, wenn alle Teilnahmeanträge vollständig bewertet wurden.

Erst dann wird die Schaltflächen "Absenden der Bewertungen" freigeschaltet und kann betätigt werden.

Bild 17: erfolgte Absendung der Bewertungen
Bild 17: erfolgte Absendung der Bewertungen

Das Ergebnis der Bewertung, die Versendung per E-Mail und der Zeitpunkt der Absendung der Bewertungen werden in der Liste der Anbieter, wie in Bild 17 zu sehen, dokumentiert.

Auch im Menüpunkt "Durchführung", Register "Teilnehmer" wird jetzt das Ergebnis der Bewertung und der Zeitpunkt der Absendung der Bewertungen angezeigt.

Hier gibt es dann ergänzend die Möglichkeit, sich für diese Informationen eine PDF zu erstellen.

Bild 18: erfolgte Absendung der Bewertung, Menüpunkt "Durchführung", Register "Teilnehmer"
Bild 18: erfolgte Absendung der Bewertung, Menüpunkt "Durchführung", Register "Teilnehmer"

Auf der Übersicht wird der Abschluss der Bewertung der Teilnahmeantrag dokumentiert.

Bild 19: "Übersicht" - Bewertung der Teilnahmeanträge ist abgeschlossen
Bild 19: "Übersicht" - Bewertung der Teilnahmeanträge ist abgeschlossen