Eröffnungstermin mit oder ohne Bieter? - Angebote mit oder ohne Signatur?

Wann sind ausschließlich elektronische Angebote zulässig? Dürfen Bieter an der Eröffung teilnehmen? Müssen Bieter über das Ergebnis des Eröffnungstermins informiert werden? Die derzeit vorliegenden Vorschriften VgV, VOL/A 2009 und VOB/A 2016 mit der Neufassung des 1. Abschnittes vom Juli 2016 geben unterschiedliche Antworten. Wir haben uns damit auseinandergesetzt.

Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen

Für die EU-Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen gilt seit 18.04.2016 die VgV. Für nationale Ausschreibungen ist derzeit noch die VOL/A 2009 anzuwenden. Eine neue Unterschwellenvergabeordnung ist in Arbeit.

Angebote elektronisch oder schriftlich?

Gemäß VgV bzw. VOL/A 2009 legt der Auftraggeber fest, inwieweit er Angebote und Teilnahmeanträge in elektronischer Form zulässt - ob er schriftliche Angebote erhalten will oder beide Optionen ermöglicht. Ab 18. Oktober 2018 wird die elektronische Angebotsabgabe im Oberschwellenbereich zur Regel – nur in begründeten Ausnahmefällen darf dann auf die elektronische Angebotsabgabe verzichtet werden.

Angebote in Textform oder elektronisch signiert?

EU-Vergaben: Für Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte hat der Gesetzgeber die signaturlose elektronische Kommunikation als Standardfall gewählt. Nach § 53 VgV übermitteln die Unternehmen „ihre Interessensbekundungen, Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs mithilfe elektronischer Mittel….“. Das heißt: Elektronische Angebote für EU-Ausschreibungen müssen in der Regel nicht signiert werden. Das Angebot in Textform (Angebotsschreiben) muss den Namen des einreichenden Unternehmens sowie den Namen des Erklärenden enthalten.

Nur bei erhöhten Anforderungen an die Sicherheit darf der Auftraggeber ein Angebot mit elektronischer Signatur fordern.

Nationale Vergaben: Bei Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte werden gemäß § 13 der derzeit noch geltenden VOL/A 2009 elektronische Angebote mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur erwartet. Mit Inkrafttreten der neuen "Unterschwellenvergabeverordnung" (zum Jahresende 2016?) ist damit zu rechnen, dass auch bei der nationalen Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen die Übermittlung elektronischer Angebote in Textform zum Standard wird.

Teilnahme von Bietern am Eröffnungstermin?

§ 55 Abs. 2 VgV und § 14 Abs.2 VOL/A 2009 lassen die Teilnahme von Bietern an der Angebotsöffnung nicht zu. Die Öffnung der Angebote zu Liefer- und Dienstleistungen wird von mindestens zwei Vertretern des Auftraggebers unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist durchgeführt.

Mitteilung über die Ergebnisse des Eröffnungstermins erforderlich?

Eine Mitteilung an die Bieter über das Ergebnis des Eröffnungstermins ist bei der Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen nicht vorgesehen.

Vergabe von Bauleistungen

Für die Vergabe von Bauleistungen gelten die Regelungen des 1. und 2. Abschnittes der VOB/A vom 7. Januar 2016. Für nationale Vergaben wurde am 1. Juli 2016 eine Neufassung des 1. Abschnittes der VOB/A veröffentlicht. Diese ist aktuell noch nicht anzuwenden und wird voraussichtlich im Herbst in Kraft gesetzt.

Angebote elektronisch oder schriftlich?

EU-Vergaben: Bis zum 18. Oktober 2018 können Auftraggeber gemäß § 13 EU VOB/A für Bauvergaben im Oberschwellenbereich festlegen, ob Angebote in elektronischer oder schriftlicher Form einzureichen sind. Ab 18. Oktober 2018 wird die elektronische Angebotsabgabe dann zur Pflicht. Angebote in Schriftform werden dann nur noch in begründeten Ausnahmefällen zugelassen.

Nationale Vergaben: Gemäß § 13 VOB/A können Auftraggeber auch bei Bauausschreibungen im Unterschwellenbereich bestimmen, in welcher Form Angebote einzureichen sind. Elektronische Angebote sind möglich. Bis zum 18. Oktober 2018 (so die am 1. Juli 2016 veröffentlichte Neufassung des 1. Abschnittes der VOB/A) müssen schriftlich eingereichte Angebote immer zugelassen werden.

Angebote in Textform oder elektronisch signiert?

EU-Vergaben: Für EU-Bauvergaben gilt gemäß § 11 EU Abs. 4 VOB/A, dass elektronische Angebote, Teilnahmeanträge, Interessensbekundungen und –bestätigungen in der Regel in Textform, d.h. ohne elektronische Signatur, zu übermitteln sind. Nur wenn der Auftraggeber feststellt, dass die zu übermittelnden Daten erhöhte Anforderungen an die Sicherheit stellen, kann er Angebote mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur verlangen (siehe § 11 EU Abs. 5 VOB/A).

Nationale Vergaben: Schon seit 18. April 2016 ist es gem. § 13 Absatz 1 VOB/A zulässig, elektronische Angebote und Teilnahmeanträge auch im Unterschwellenbereich signaturfrei in Textform zu übermitteln. Wenn es der Auftraggeber aus Sicherheitsgründen für erforderlich hält, kann für die Übermittlung des Angebots auch eine elektronische Signatur gefordert werden (siehe § 11 Abs.5 Neufassung VOB/A vom 22.6.2016).

Teilnahme von Bietern am Eröffnungstermin?

EU-Vergaben: In Satz 1 § 14 EU Abs. 1 VOB/A heißt es: „Die Öffnung der Angebote wird von mindestens zwei Vertretern des öffentlichen Auftraggebers gemeinsam an einem Termin unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist durchgeführt.“ Bieter sollen am Öffnungstermin nicht teilnehmen.

Nationale Vergaben:

• Sind gemäß § 14 Abs. 1 der Neufassung der VOB/A vom 22.06.2016 ausschließlich elektronische Angebote zugelassen, wird die Öffnung der Angebote von mindestens zwei Vertretern des Auftraggebers durchgeführt. Eine Bieterbeteiligung ist nicht vorgesehen. (Diese Variante kommt bei Bauleistungen im Unterschwellenbereich erst nach dem 18.10.2018 in Betracht, da bis dahin gem. § 13 Neufassung VOB/A vom 22.06.2016 neben elektronischen Angeboten immer auch schriftlich eingereichte Angebote zuzulassen sind.)
• Sind gemäß § 14a Abs. 1 der Neufassung der VOB/A vom 22.06.2016 sowohl elektronische als auch schriftliche Angebote zugelassen, dürfen bei der Öffnung und Verlesung (Eröffnung) Bieter und ihre Bevollmächtigten anwesend sein.

Werden Bieter über die Ergebnisse der Angebotsöffnung informiert?

Sowohl bei nationalen als auch bei EU-weit ausgeschriebenen Bauleistungen (gem.§ 14 und 14a Abs. 5 VOB/A bzw. § 14 EU Abs. 5 VOB/A) sind alle Bieter zu informieren, wenn ein Angebot nachträglich als fristgerecht übernommen wird, das rechtzeitig eingegangen war, aber aus Gründen, die der Bieter nicht zu vertreten hat, zum (Er)Öffnungstermin nicht vorlag.

Weiterhin ist gemäß § 14 EU Abs. 7 bzw. § 14 Abs. 7 VOB/A Bietern und ihren Bevollmächtigten die Einsicht in die Niederschrift und ihre Nachträge zu gestatten.

EU-Vergaben: Bei Bauvergaben im Oberschwellenbereich stellt der öffentliche Auftraggeber gem. § 14 EU Abs. 6 VOB/A allen Bietern unverzüglich nach dem Öffnungstermin Informationen zu den Namen der Bieter, den Endbeträgen der Angebote und einzelner Lose, zu Preisnachlässen ohne Bedingungen und zur Anzahl der Nebenangebote elektronisch zur Verfügung.

Nationale Vergaben: Bei ausschließlicher Zulassung elektronischer Angebote (erst nach 18. Oktober 2018 möglich) gemäß § 14 VOB/A erfolgt die Information/Mitteilung wie oben für EU-Vergaben beschrieben. Sind gemäß § 14 a VOB/A Abs. 7 auch schriftliche Angebote zugelassen, werden Bietern, die einen Antrag gestellt haben, unverzüglich nach der rechnerischen Prüfung Angaben über die Namen der Bieter, die verlesenen und nachgerechneten Endbeträge der Angebote sowie die Zahl der Nebenangebote mitgeteilt.

Zu diesem Thema siehe auch folgende Beiträge:

„Gut zu wissen: E-Vergabe bei EU-weiten Vergabeverfahren“ „Neues EU-Vergaberecht und eVergabe: Was für die Teilnahme an Bauausschreibungen wichtig ist" "Wann kommt die Unterschwellenvergabeordnung?"

Vergaberechtsvorschriften:

Vergabeverordnung VgV Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen VOL/A 2009 Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A) 2016 (veröffentlicht 7.1.2016) Neufassung 1. Abschnitt Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A) 2016 (veröffentlicht 1.7.2016 – noch in zu verwenden!) | B_I MEDIEN