Vergabe nach VOL/A oder UVgO - wie geht es weiter?

Die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) nebst Erläuterungen wurde bereits am 07.02.2017 im Bundesanzeiger veröffentlicht. Als Verfahrensordnung tritt die UVgO allein durch ihre Bekanntmachung im Bundesanzeiger jedoch noch nicht sofort in Kraft, sondern muss jeweils für den Bund bzw. für jedes Bundesland einzeln durch sog." Einführungserlasse" in Kraft gesetzt werden. Bis dahin gilt die VOL/A 2009 weiter.

Kein gemeinsamer Start

Mit Wirkung zum 2. September 2017 wurden die Bundesbehörden durch ein Rundschreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 01.09.2017 verpflichtet die neue Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO) für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen anzuwenden.

In Hamburg wurde das neue Vergabegesetz, das auch die Einführung der UVgO vorsieht, im GVBl vom 28.07.2017, 222 verkündet. Das neue Vergabegesetz ist am 01.10.2017 in Kraft getreten, d.h., in den Hamburger Vergabestellen muss die UVgO seit 1. Oktober angewendet werden.

Update 08.01.2017: In Bremen wurde die UVgO zum 19.12.2017 eingeführt. Für staatliche Vergabestellen in Bayern gilt die UVgO seit 1.1.2018.

In den anderen Bundesländern steht die UVgO-Einführung noch aus. Die Ablösung der VOL/A durch die neue UVgO wird Bundesland für Bundesland erst in den nächsten Monaten erwartet. Es werden also für Vergabestellen in den verschiedenen Regionen über einen gewissen Zeitraum die "alte" VOL/A 2009 und die neue UVgO nebeneinander gelten.

Eine Übersicht über die rechtlichen Gegebenheiten und den Stand der Umsetzung der UVgO in den Bundesländern finden Sie hier (Stand 08.01.2018).

B_I wird Sie über die weitere Entwicklung auf dem Laufenden halten.

Worauf müssen sich Vergabestellen und Bieter einstellen?

Ausschreibungen gemäß neuer UVgO:

Die eVergabe wird Pflicht

• Die elektronische Bekanntmachung der Vergabeabsicht muss auf Internetseiten des Auftraggebers oder auf Internetportalen und auf bund.de erfolgen.
• Die Vergabeunterlagen müssen über einen Link in der Bekanntmachung für alle Interessanten frei und direkt zur Verfügung stehen.
• Für den Zugang zur Bekanntmachung und die Vergabeunterlagen darf der Auftraggeber keine Registrierung verlangen. Eine freiwillige Registrierung ist zulässig.
• Vergabestellen und Unternehmen sollen in jedem Stadium des Vergabeverfahrens elektronisch miteinander kommunizieren (z.B. zusätzliche Informationen zur Vergabe, Bieterfragen und –antworten).
• Teilnahmeanträge und Angebote sind elektronisch einzureichen.
• Für die Abgabe elektronischer Teilnahmeanträge und Angebote sowie für die elektronische Kommunikation zwischen Vergabestelle und Bewerber/Bieter im Vergabeverfahren ist eine Registrierung erforderlich.

Sofort mit Inkrafttreten der UVgO:

Freier Zugang zu elektronischen Vergabeunterlagen

Die Vergabestellen müssen die elektronische Veröffentlichung und den registrierungsfreie Zugang zu den Vergabeunterlagen sofort mit Inkrafttreten der UVgO gewährleisten, so wie das auch aus dem Oberschwellenbereich bekannt ist.

Nach Übergangsfristen:

Pflicht zur Abgabe elektronischer Angebote

Bis die Pflicht zur Abgabe elektronischer Teilnahmeanträge und Angebote sowie für die gesamte weitere elektronische Kommunikation greift, gibt es Übergangsfristen :

• Noch bis zum 31. Dezember 2018 legt der Auftraggeber die Form für die Abgabe von Teilnahmeanträgen und Angeboten fest.
• Ab 1. Januar 2019 muss der Auftraggeber elektronische Angebote akzeptieren.
• Ab 1. Januar 2020 muss der Auftraggeber elektronische Angebote zwingend fordern.

Elektronische Angebote grundsätzlich in Textform

Wie bei Vergaben im Oberschwellenbereich reicht auch nach UVgO für elektronische Teilnahmeanträge und Angebote grundsätzlich die Textform nach § 126 BGB aus. Eine elektronische Signatur oder ein elektronisches Siegel kommt nur bei erhöhten Sicherheitsanforderungen in Betracht.

Ausschreibungen gemäß "alter" VOL/A 2009:

Der Auftraggeber legt fest, inwieweit elektronisch kommuniziert wird

Dort, wo noch die "alte" VOL/A 2009 gilt, legt der Auftraggeber fest, in welcher Form im Vergabeverfahren kommuniziert wird. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, die elektronische Kommunikation zu fordern. Die Vergabeunterlagen können den Bewerbern in elektronischer, aber auch in anderer Form bereitgestellt werden. Auch die Übermittlung der Angebote ist sowohl in elektronischer als auch in schriftlicher Form zulässig, je nachdem wie der Auftraggeber dies fordert.

Elektronische Angebote grundsätzlich mit elektronischer Signatur

Werden Angebote in elektronischer Form abgegeben, müssen sie mit einer fortgeschrittenen oder einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden, die Textform ist in der VOL/A noch nicht vorgesehen. B_I MEDIEN