Dokumentation Vergabeverfahren

Was bedeutet Dokumentation?

Mit der Dokumentation eines Vergabeverfahrens werden alle Schritte während des Vergabeverfahrens festgehalten. Dabei werden alle wesentlichen Informationen und Entscheidungen während des Ablaufs des Vergabeverfahrens dokumentiert. Sie beginnt bereits bei der Entscheidung, dass ein öffentlicher Auftrag ausgeschrieben werden soll.

Wann beginnt die Dokumentation eines Vergabeverfahrens?

Die Dokumentation eines Vergabeverfahrens beginnt bereits vor der eigentlichen Einleitung des Verfahrens. Das bedeutet, dass bereits die ersten Überlegungen zur Beschaffung dokumentiert werden müssen und nicht erst ab der Veröffentlichung der Bekanntmachung. Bei wettbewerbsbeschränkenden Beschaffungsentscheidungen beispielsweise müssen die Gründe und Erwägungen für diese Entscheidung dargelegt werden. Wettbewerbsbeschränkende Beschaffungsentscheidungen können bestimmte Vorgaben in der Leistungsbeschreibung des Auftraggebers sein, die einige Bieter direkt ausschließen, weil sie die bestimmte Leistung oder das bestimmtes Produkt nicht liefern können.

Jede Stufe und die formalen Verfahrensschritte sowie die dazugehörigen Begründungen zu getroffenen Maßnahmen und Entscheidungen während des Ablaufs des Vergabeverfahrens gehören in die Dokumentation. Dabei ist diese in Textform zu erstellen und muss fortlaufend und zeitnah erfolgen.

Wer übernimmt die Dokumentation eines Vergabeverfahrens?

Die Dokumentation übernimmt immer der Auftraggeber, auch wenn er Unterstützung durch externe Dienstleister für das Vergabeverfahren erhält. Auch die wesentlichen Entscheidungen des Verfahrens müssen vom öffentlichen Auftraggeber getroffen werden.

Welche Schritte eines Vergabeverfahrens werden in der Dokumentation aufgenommen?

Damit die Dokumentation dem Transparenz-Grundsatz folgen kann, müssen folgende Punkte in der Dokumentation aufgenommen werden.

• die Kommunikation mit Unternehmen, wie
  • Bieterfragen und Antworten (mit Termin des Eingangs der Frage und des Ausgangs der Antwort)
  • Aufklärungsgespräche (mit Terminen)
  • Rügen (Wer hat wann welche Rüge erteilt? Wann und wie wurde geantwortet? Ggf. Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen)
• Dokumentation interner Beratungen
• Dokumentation der Vorbereitung der Auftragsbekanntmachung und der Vergabeunterlagen
• Dokumentation der Öffnung von Angeboten, Teilnahmeanträgen und Interessensbestätigungen
• Dokumentation der Verhandlungen und Dialoge mit den teilnehmenden Unternehmen
• Dokumentation der Gründe für Auswahlentscheidungen
• Dokumentation der Zuschlagserteilung
• Gründe für den Ausschluss nach § 123 und 124 GWB
• Anlass für Aufhebung der Ausschreibung

Bei Vergaben im Oberschwellenbereich muss der Auftraggeber zusätzlich zur Dokumentation auch einen Vergabevermerk erstellen. Dabei ist der Vergabevermerk ein Teil der Dokumentation. Enthält der Vergabevermerk alle für die Begründung der Entscheidung relevanten Informationen, hat der öffentliche Auftraggeber damit auch die Dokumentationspflicht erfüllt. In § 8 Abs. 2 S. VgV ist aufgeführt, welche Informationen mindestens im Vergabevermerk aufgeführt werden müssen.

➨ Übrigens: Der Vergabevermerk ist nicht zwangsläufig ein einheitliches Dokument. Entweder werden die Mindestinhalte direkt in einem Dokument aufgeführt oder die entsprechenden Inhalte werden in Anlagen bereitgestellt, auf die im Vermerk verwiesen werden muss. Dokumentation und Vergabevermerk werden dann mit allen weiteren Unterlagen zum Verfahren in einer Vergabeakte zusammengeführt.

Welche Vergabeverfahren müssen dokumentiert werden?

Das Gesetz sieht vor, dass alle Vergabeverfahren dokumentiert werden müssen. Für EU-Vergaben sind in § 8 VgV alle wichtigen Informationen zur Dokumentation enthalten. Neben dieser zentralen Regelung enthalten § 6 der Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO) und § 20 der Vergabe- und Vertragsordnungen für Bauleistungen, Teil A (VOB/A) parallele Vorschriften für den Unterschwellenbereich. § 20 VOB/A EU verweist auf die Regelung der VgV.

Was passiert bei Fehlern und Mängeln in der Dokumentation eines Vergabeverfahrens?

Die Pflicht zur Dokumentation besteht, um Bieter zu schützen. Bei einer Akteneinsicht durch Bieter nach § 165 GWB ist die Dokumentation ein wichtiger Nachweis und Wissensspeicher. Wird die Dokumentationspflicht verletzt, kann damit einerseits vor Abschluss der Vergabe das Verfahren aufgehoben werden oder zurückversetzt werden. Werden Fördergelder verwendet, kann es auch lange Zeit nach Abschluss des Vergabeverfahrens zu einer (teilweisen) Rückforderung der Gelder kommen, sollte die Dokumentation unzureichend sein.

➨ Wenn nicht nachvollziehbar ist, warum ein Konkurrent bei der Zuschlagserteilung bevorzugt wurde oder warum sich der Auftraggeber für ein bestimmtes Produkt entschieden hat, kann sich der Bieter auf die Dokumentation berufen. Meist wird dann das Vergabeverfahren ab dem Dokumentationsmangel wiederholt. Ein Problem ist es, wenn aufgrund schlechter Dokumentation zu den entscheidenden Punkten keine Aussage getroffen werden kann. Im Nachprüfungsverfahren gehen Mängel in der Dokumentation und im Vergabevermerk grundsätzlich zu Lasten des Auftraggebers. Ist die Dokumentation unvollständig oder fehlerhaft kann dies zur Beweiserleichterung bis hin zur Beweislastumkehr zugunsten des Bieters sein.

Die Dokumentation stellt sicher, dass der Rechtsschutz für Bieter gewährleistet ist. Verletzt der Auftraggeber seine Dokumentationspflicht können Bieter im Einzelfall in ihren vergaberechtlich geschützten Vergaberechten verletzt werden. Dies gilt allerdings nicht, wenn z.B. ein Bieter aus formalen Gründen ausgeschlossen werden musste, z.B. bei verspäteter Abgabe des Angebots.

Was ist bei der Dokumentation gem. VOB zu beachten?

Auch öffentliche Bauprojekte müssen dokumentiert werden. In § 20 VOB/A Abschnitt 1 ist aufgeführt, wie die Dokumentationen gem. VOB ablaufen muss und welche Informationen während des Vergabeverfahrens zwingend dokumentiert werden müssen. Auftraggeber sollten dabei besonders auf folgende Inhalte achten, die dokumentiert werden müssen:

• Name und Anschrift des Auftraggebers
• Art und Umfang der Leistung
• Wert des Auftrags
• Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und Gründe für ihre Auswahl
• Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und Gründe für die Ablehnung
• Gründe für die Ablehnung von ungewöhnlich niedrigen Angeboten
• Name des Auftragnehmers und Gründe für die Erteilung des Zuschlags auf sein Angebot
• Anteil der beabsichtigten Weitergabe an Nachunternehmen, sowie bekannt,
• Bei Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb, Freihändiger Vergabe Gründe für die Wahl des jeweiligen Verfahrens
• Gegebenenfalls die Gründe, aus denen der Auftraggeber auf die Vergabe eines Auftrags verzichtet hat

Auch soll der Auftraggeber geeignete Maßnahmen ergreifen, um den Ablauf des Verfahrens mit elektronischen Mitteln zu dokumentieren. Werden bestimmte Unterlagen und Nachweise nicht vom Auftraggeber bei der Angebotsabgabe verlangt, muss auch das in die Dokumentation eingepflegt werden. Auch wenn keine Eignung eingereicht werden muss, muss dies dokumentiert werden.

Dürfen nachträglich Änderungen oder Zusätze zur Dokumentation hinzugefügt werden?

Die Dokumentation sollte immer zeitnah erfolgen. Zwar ist es grundsätzlich erlaubt, dass Informationen später hinzugefügt oder ergänzt werden, allerdings nur in bestimmten Grenzen. In Einzelfällen können die Nachträge auch zurückgewiesen werden, wenn der Eindruck von Manipulationsgefahr besteht. Dieser Eindruck kann entstehen, wenn die der Vergabekammer vorgelegte Dokumentation unvollständig ist oder es sich um nicht-nachholbare Vorgänge handelt.