Angebotsabgabe in Vergabeverfahren

Das Vergaberecht im Umbruch

Wie Angebote und Teilnahmeanträge eingereicht und behandelt werden müssen, ist durch das Vergaberecht genau geregelt. Durch die Vergaberechtsreform 2016 hat sich noch einmal einiges verändert. Je nach Verfahrensart gibt es bei der Angebotsabgabe unterschiedliche Aspekte zu beachten.

Was ist bei der Angebotsabgabe im Oberschwellenbereich zu berücksichtigen?

Die Angebotsabgabe bei europaweiten Ausschreibungen zeichnet sich vor allem durch die elektronische Vergabe aus.

Ist die Elektronische Angebotsabgabe Pflicht?

Bei EU-Ausschreibungen, d.h. bei Ausschreibungen,, deren Auftragswert den EU-Schwellenwert überschreitet, ist die Umsetzung der Vergaberechtsreform bereits abgeschlossen: Hier gilt seit 19.10.2018 die Pflicht zur durchgängigen elektronischen elektronischen Kommunikation,, bei der Vergabe von Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträgen.. Das bedeutet: Von wenigen Ausnahmen abgesehen, erfolgt die Angebotsabgabe in Vergabeverfahren bei EU-Ausschreibungen grundsätzlich nur noch elektronisch. Auftraggeber dürfen daher nur noch Angebote annehmen, die elektronisch eingereicht wurden. Ansonsten erfolgt der Ausschluss des Angebots. Übrigens: Dies gilt auch für Teilnahmeanträge.

Auch der Informationsaustausch im Vergabeverfahren zwischen Auftraggeber und Bewerbern bzw. Bietern ist elektronisch zu führen. Die Informationen der Vergabestelle zum Verfahren erhalten Sie dementsprechend auch nur noch digital.

Die elektronische Kommunikation mit der Vergabestelle ist nur für Unternehmen möglich, die im jeweiligen E-Vergabe-System registriert sind. Aber auch bei der Vergabe von Aufträgen, die die EU-Schwellenwerte nicht erreichen – bei den sog. Unterschwellenvergaben – geht es weiter in Richtung E-Vergabe.

Hinweis: Die elektronische Kommunikation mit der Vergabestelle ist nur für Unternehmen möglich, die im jeweiligen E-Vergabe-System, wie z.B. B_I eVergabe, registriert sind. Aber auch bei der Vergabe von Aufträgen, die die EU-Schwellenwerte nicht erreichen – bei den sog. Unterschwellenvergaben – geht es weiter in Richtung E-Vergabe.

Was bedeutet Angebotsabgabe in Textform?

Bei der elektronischen Angebotsabgabe in Textform ist keine elektronische Signatur erforderlich. Textform meint eine lesbare unterschriftslose Erklärung, die auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden (§ 126 BGB). Sie wird außerdem im Regelfall angewandt. Bei Abgabe in Textform reicht es aus, dass Name des einreichenden Unternehmens und Name des Erklärenden enthalten sind. Die Textfelder werden dabei maschinell ausgefüllt. So müssen Bieter nicht zuvor nicht die Unterlagen ausdrucken, unterschreiben und wieder einscannen.

Angebot unterschreiben?

Angebote unterschreiben muss man bei der elektronischen Angebotsabgabe in der Regel nicht mehr. Mehr dazu erfahren Sie in diesem Artikel ➡ Elektronisches Angebot in Textform: Formulare müssen nicht unterschrieben werden

Eine unverschlüsselte E-Mail reicht im Übrigen nicht aus!

Was ist bei der Angebotsabgabe im Unterschwellenbereich zu beachten?

Bei der Angebotsabgabe im Unterschwellenbereich gibt es unterschiedliche Regelungen, auf die der Auftragnehmer achten muss. Wir haben die wichtigsten Punkte an dieser Stelle zusammengefasst.

Angebotsabgabe UVgO

In vielen Bundesländern ist die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen bereits eingeführt. Bis zum 31.12.2019 galt für Ausschreibungen nach UVgO hinsichtlich der E-Vergabe noch eine Übergangsfrist: Der Auftraggeber war bis dahin nicht verpflichtet, die Abgabe elektronischer Teilnahmeanträge und Angebote zu fordern. Diese Übergangsfrist ist am 1.1.2020 abgelaufen. Sofern die UVgO gilt und keine besonderen landesrechtlichen Regelungen oder Ausnahmetatbestände greifen, muss die Angebotsabgabe auch bei Unterschwellenvergaben im Liefer- und Dienstleistungsbereich ab 1.1.2020 grundsätzlich elektronische Teilnahmeanträge und Angebote in Textform nach § 126b BGB erfolgen. Wie bei EU-Vergaben muss auch die sonstige Kommunikation (z.B. Austausch von Bieterfragen und Antworten darauf, Nachfordern und Nachreichen fehlender Unterlagen, Übermittlung von Änderungsinformationen) auf elektronischem Weg stattfinden.

Angebotsabgabe VOL/A

Anders ist das bei der Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen nach VOL/A: Bei Ausschreibungen nach VOL/A bestimmt der Auftraggeber, auf welchem Weg die Kommunikation im Vergabeverfahren erfolgen soll. Hier können Vergabeunterlagen elektronisch bereitgestellt oder aber in Papierform ausgegeben werden. Ebenso legt der Auftraggeber fest, in welcher Form die Angeboteabgabe ablaufen soll. Anders als alle anderen Vergabeordnungen verlangt die VOL/A, dass elektronisch übermittelte Angebote mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz zu versehen sind. Die Anwendung der Textform ist in der VOL/A, die aus dem Jahr 2009 stammt, noch nicht vorgesehen.

Achten Sie bei der elektronischen Ausschreibung nach VOL/A immer auf die notwendige Signatur Ihres Angebotes!

Angebotsabgabe VOB/A

Auch bei Bauvergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte ist die elektronische Kommunikation im Verfahren noch keine Pflicht: Der 1. Abschnitt der VOB/A 2019 überlässt es dem Auftraggeber, festzulegen, auf welchem Weg im Vergabeverfahren kommuniziert werden soll und wie Teilnahmeanträge und Angebote abgegeben werden müssen. Der Auftraggeber kann den elektronischen Weg vorgeben, ist jedoch nach wie vor nicht dazu verpflichtet. Im 1. Abschnitt der VOB/A 2019 ist auch noch kein Termin für die verpflichtende elektronische Kommunikation und Angebotsabgabe vorgesehen.

Angebote und Teilnahmeanträge können also auf dem Postweg, direkt oder auch elektronisch eingereicht werden, je nachdem, wie die geltende Vergabeverordnung bzw. der Auftraggeber dies bestimmt.

Inzwischen ist die elektronische Angebotsabgabe vielerorts gängige Praxis.

Achtung: Lesen Sie die Bekanntmachung genau, damit Sie wissen, auf welchem Weg und in welcher Form Sie Ihre Teilnahmeanträge und Angebote abgeben müssen und wie mit der Vergabestelle zu kommunizieren ist. Formfehler führen in der Regel zum Ausschluss!

Worauf sollten Sie außerdem bei der Angebotsabgabe besonders achten?

Die Angebotsabgabe bei einem öffentlichen Auftrag unterscheidet sich in einigen Punkten von der Angebotsabgabe bei einem privaten Auftrag. Bei einer öffentlichen Auftragsvergabe müssen beispielsweise die Grundsätze der Vergabe eingehalten werden. Dazu gehören: Wettbewerb, Transparenz, Gleichbehandlung, Nichtdiskriminierung und Verhältnismäßigkeit. Daher sollten folgende Punkte für die Abgabe eines Angebots und eines Teilnahmeantrags beachtet werden.

➡ Werden Sie nicht eingehalten, muss das Angebot oder der Teilnahmeantrag zwingend ausgeschlossen werden.

Dürfen Angebote nach der Angebotsabgabe zurückgezogen werden?

Wenn ein Bieter sein Angebot ändern möchte oder kein Interesse mehr an dem Auftrag hat, kann er sein Angebot zurückziehen. Das ist aber nur innerhalb der Angebotsfrist, also bis zum Ende der Angebotsfrist, möglich. Nach Ablauf der Angebotsfrist kann das Angebot nicht mehr zurückgezogen oder geändert werden. Der Bieter ist dann bis zum Ende der Bindefrist an sein Angebot gebunden.

Wie müssen ungeöffnete Teilnahmeanträge und Angebote aufbewahrt werden?

Alle eingegangenen Angebote werden bis zum Zeitpunkt der Angebotsöffnung durch die Vergabestelle/durch das eVergabe-System unter Verschluss gehalten. So sollen die Grundsätze der Vergabe eingehalten werden.