Vergabeunterlagen

Vergabeunterlagen Definition

Die Vergabeunterlagen enthalten alle wichtigen Dokumente und Informationen, die Bieter in der Angebotsphase brauchen, um eine Kalkulation für ein Angebot überhaupt erst erstellen zu können.

Welche Dokumente beinhalten die Vergabeunterlagen?

Grundsätzliche Bestandteile der Vergabeunterlagen sind:

• die Aufforderung zur Abgabe von Angeboten,
• die Bewerbungsbedingungen (Regeln für die Durchführung der Vergabe)
• die Vertragsunterlagen (Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen)

Weitere Angaben können z.B. sein:

• weitere Vertragsbedingungen, falls vorhanden
• Vertragsentwürfe
• Zuschlagskriterien, Unterkriterien falls vorhanden, und Gewichtung der Kriterien
• ggfs. Wertungsmatix inkl. einer Erklärung, wie gewertet wird
• bei Dienst- und Lieferleistungen gehört außerdem eine Liste mit vorzulegenden Nachweisen zu den Vergabeunterlagen

Die Leistungsbeschreibung gehört zu den wichtigsten Bestandteilen der Vergabeunterlagen und sollte deshalb so verständlich und eindeutig, wie möglich formuliert werden. Das dient auch der Förderung des Wettbewerbs. Nur wenn alle Unternehmen die Anforderungen gleich verstehen, können ähnliche Angebote zum Vergleichen erstellt werden.

Wo können interessierte Unternehmen die Vergabeunterlagen finden?

Wie Bewerber die Vergabeunterlagen erhalten können, wird durch das EU-Vergaberecht und die jeweiligen Vergabeverordnungen bestimmt. Als die Vergaberechtsreform eingeführt wurde, wurde festgelegt, dass die Vergabeunterlagen größtenteils elektronisch zur Verfügung gestellt werden sollten. In der VgV, UVgO und VOB/A-EU finden sich wortgleiche Formulierungen zur Veröffentlichung: Der Zugang soll unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt sein. So können sich auch interessierte Bürger:innen über aktuelle Vergabeverfahren genauer informieren.

Dass sich die Unternehmen zum Download der Vergabeunterlagen freiwillig registrieren können, ist gem. Vergaberecht zulässig. Eine Registrierung empfiehlt sich, damit Interessierte bei Änderungen oder weiteren Informationen über das E-Vergabe-System, z.B. B_I eVergabe, informiert werden können.

Bei nationalen Vergaben von Liefer- und Dienstleistungen nach VOL/A 2009 bestimmt der Auftraggeber, ob die Vergabeunterlagen in Papierform ausgehändigt werden oder elektronisch zum Download bereitgestellt werden.

Bei besonderen Voraussetzungen kann der Auftraggeber den Zugang zu den Vergabeunterlagen beschränken. Dies trifft z.B. zu, wenn:

• der öffentliche Auftraggeber unter Berufung auf den Schutz der Vertraulichkeit eine Verschwiegenheitserklärung fordert oder
• der öffentliche Auftraggeber bei nicht offenen Verfahren oder bei Verhandlungsverfahren die Vorinformation auch als Aufruf zum Wettbewerb nutzt. Unternehmen müssen dann ihr Interesse anhand der Vorinformation mitteilen und erhalten erst dann den Link zum Abruf der Vergabeunterlagen.

Allerdings kommt dies nur in begründeten Ausnahmefällen vor und ist daher selten.

Wie erhählt man die Vergabeunterlagen, wenn sie nicht elektronisch verfügbar sind?

Sollten die Vergabeunterlagen nur in Papierform vorliegen, müssen die Vergabeunterlagen angefordert werden. Bei öffentlichen Ausschreibungen müssen die Unterlagen dann in geeigneter Weise übermittelt werden. Handelt es sich um eine beschränkte Ausschreibung oder freihändige Vergabe, müssen die Auftraggeber die Vergabeunterlagen gleichzeitig an alle Bieter versenden. Die Auftragsbekanntmachung muss ohne einen Registrierung zugänglich sein, aber auch hier gilt: Eine Registrierung ist freiwillig.

Wer darf Änderungen der Vergabeunterlagen vornehmen?

Nachdem die Vergabeunterlagen veröffentlicht wurden, kann der Auftraggeber immer noch Änderungen vornehmen, wenn es notwendig ist. Diese Änderungenen der Vergabeunterlagen durch den Auftraggeber müssen dann allen Bietern zugänglich gemacht werden. Änderungen der Vergabeunterlagen können vorkommen, wenn durch Bieterfragen, Rügen oder einem Nachprüfungsverfahren, die Leistungsbeschreibung verändert oder die Eignungskriterien angepasst werden müssen. Kommt es zu einer wesentlichen Änderung, müssen die Angebotsfristen gemäß § 20 Abs. 3 S.1 Nr. 2 VgV aktualisiert werden.

Können Bieter Änderungen an den Vergabeunterlagen vornehmen?

Bieter können nicht die Vergabeunterlagen ändern! Eine eigenständige Änderung der Vergabeunterlagen führt zum Ausschluss des abgegebenen Angebots. Von einer Änderung spricht man, wenn einzelne Positionen des Leistungsverzeichnisses im Angebot nicht berücksichtigt werden. Mit einem Nebenangebot hat ein Unternehmen die Möglichkeit von der Vergabeunterlagen abzuweichen ohne diese unzulässig zu verändern. Nebenangebote müssen daher deutlich gekennzeichnet werden, um nicht ausgeschlossen zu werden.