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Angebotsabgabe in Vergabeverfahren

Autor: Lasse Lommel
In unseren vorherigen Beiträgen haben wir Ihnen erklärt, welche Arten von öffentlichen Ausschreibungen es gibt und wie man sich auf sie vorbereitet. In diesem Artikel zeigen wir nun, wie Sie Ihr Angebot bzw. Ihren Teilnahmeantrag bei einem Vergabeverfahren abgeben können.

Das Vergaberecht im Umbruch

Wie Angebote und Teilnahmeanträge eingereicht und behandelt werden müssen, ist durch das Vergaberecht genau geregelt. Das Vergaberecht wurde in den letzten Jahren reformiert. Bei der praktischen Umsetzung befinden wir uns derzeit in einer Übergangsphase:

Bei EU-Ausschreibungen, d.h. bei Ausschreibungen, deren Auftragswert den EU-Schwellenwert überschreitet, ist die Umsetzung der Reform abgeschlossen: Hier gilt seit 19.10.2018 die Pflicht zur durchgängigen elektronischen Kommunikation, bei der Vergabe von Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträgen. Das bedeutet: Von wenigen Ausnahmen abgesehen sind bei EU-Ausschreibungen grundsätzlich nur noch elektronische Angebote und Teilnahmeanträge zulässig und der Informationsaustausch im Vergabeverfahren zwischen Auftraggeber und Bewerbern bzw. Bietern ist elektronisch zu führen. So dürfen Sie beispielsweise Ihre Bieterfragen nur noch auf elektronischem Wege stellen. Auch die Informationen der Vergabestelle zum Verfahren erhalten Sie nur noch digital.

Hinweis: Die elektronische Kommunikation mit der Vergabestelle ist nur für Unternehmen möglich, die im jeweiligen E-Vergabe-System registriert sind.

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Aber auch bei der Vergabe von Aufträgen, die die EU-Schwellenwerte nicht erreichen – bei den sog. Unterschwellenvergaben – geht es weiter in Richtung E-Vergabe:

In vielen Bundesländern ist die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen bereits eingeführt. Bis zum 31.12.2019 galt für Ausschreibungen nach UVgO hinsichtlich der E-Vergabe noch eine Übergangsfrist: Der Auftraggeber war bis dahin nicht verpflichtet, die Abgabe elektronischer Teilnahmeanträge und Angebote zu fordern. Diese Übergangsfrist ist am 1.1.2020 abgelaufen. Sofern die UVgO gilt und keine besonderen landesrechtlichen Regelungen oder Ausnahmetatbestände greifen, muss der Auftraggeber auch bei Unterschwellenvergaben im Liefer- und Dienstleistungsbereich ab 1.1.2020 grundsätzlich elektronische Teilnahmeanträge und Angebote in Textform nach § 126b BGB fordern. Wie bei EU-Vergaben muss auch die sonstige Kommunikation (z.B. Austausch von Bieterfragen und Antworten darauf, Nachfordern und Nachreichen fehlender Unterlagen, Übermittlung von Änderungsinformationen) auf elektronischem Weg erfolgen.

Anders ist das bei der Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen nach VOL/A: Bei Ausschreibungen nach VOL/A bestimmt der Auftraggeber, auf welchem Weg die Kommunikation im Vergabeverfahren erfolgen soll. Hier können Vergabeunterlagen elektronisch bereitgestellt oder aber in Papierform ausgegeben werden. Ebenso legt der Auftraggeber fest, in welcher Form die Angebote einzureichen sind. Anders als alle anderen Vergabeordnungen verlangt die VOL/A, dass elektronisch übermittelte Angebote mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz zu versehen sind. Die Anwendung der Textform ist in der VOL/A, die aus dem Jahr 2009 stammt, noch nicht vorgesehen.

Achten Sie bei der elektronischen Ausschreibung nach VOL/A immer auf die notwendige Signatur Ihres Angebotes!

Auch bei Bauvergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte ist die elektronische Kommunikation im Verfahren noch keine Pflicht: Der 1. Abschnitt der VOB/A 2019 überlässt es dem Auftraggeber, festzulegen, auf welchem Weg im Vergabeverfahren kommuniziert werden soll und wie Teilnahmeanträge und Angebote abgegeben werden müssen. Der Auftraggeber kann den elektronischen Weg vorgeben, ist jedoch nach wie vor nicht dazu verpflichtet. Im 1. Abschnitt der VOB/A 2019 ist auch noch kein Termin für die verpflichtende elektronische Kommunikation vorgesehen.

Angebote und Teilnahmeanträge können also auf dem Postweg, direkt oder auch elektronisch eingereicht werden, je nachdem, wie die geltende Vergabeverordnung bzw. der Auftraggeber dies bestimmt.

Inzwischen ist die elektronische Abgabe von Angeboten vielerorts gängige Praxis.

Achtung: Lesen Sie die Bekanntmachung genau, damit Sie wissen, auf welchem Weg und in welcher Form Sie Ihre Teilnahmeanträge und Angebote abgeben müssen und wie mit der Vergabestelle zu kommunizieren ist. Formfehler führen in der Regel zum Ausschluss!

Worauf sollten Sie außerdem besonders achten?
  • Schriftlich eingereichte Angebote müssen in einem verschlossenen Umschlag eingereicht werden. Elektronische Angebote und Teilnahmeanträge müssen verschlüsselt sein. So soll verhindert werden, dass Unternehmen von den Angeboten ihrer Konkurrenten erfahren und Vetternwirtschaft und Korruption vorgebeugt werden. Nicht verschlossene bzw. unverschlüsselte Angebote und Teilnahmeanträge werden zwingend ausgeschlossen.
  • Angebote in Schriftform müssen bis zum Ablauf der Angebotsfrist beim Auftraggeber vorliegen. Elektronische Angebote müssen zu diesem Zeitpunkt bei der vom Auftraggeber verwendeten eVergabe-Plattform eingegangen sein. Gleiches gilt für Teilnahmeanträge bei Vergabeverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb, wie z.B. bei nicht offenen Verfahren oder Beschränkten Ausschreibungen. Die Teilnahmeanträge müssen dem Auftraggeber bis zum Ende der Teilnahmefrist vorliegen. Achtung: Verspätete Angebote bzw. Teilnahmeanträge werden ausgeschlossen!
  • Schriftliche Angebote müssen unterzeichnet sein. Elektronische Angebote sind grundsätzlich in Textform  einzureichen ). Eine elektronische Signatur kommt nur in Ausnahmefällen in Betracht. (Außer Vergaben nach VOL/A). Verlangt der Auftraggeber eine elektronische Signatur, führt die Einreichung eines nicht signierten Angebotes zum Ausschluss.
  • Der Bieter muss dafür sorgen, dass die von ihm bei der E-Vergabe verwendeten elektronischen Mittel funktionieren. Eine veraltete Software kann zu Funktionseinbußen, z.B. bei der Angebotsabgabe, führen. Bei Verwendung einer veralteten Software trägt der Bieter das Übermittlungsrisiko. Halten Sie die Software auf Ihrem PC stets aktuell und sorgen Sie für die notwendigen Updates und Installationen!
  • Treten technische Schwierigkeiten, etwa beim Hochladen der Angebote auf, sollte sich der Bieter an die Vergabestelle wenden und um Verlängerung der Frist zur Angebotsabgabe bitten.

Zurückziehen von Angeboten

Wenn ein Bieter sein Angebot ändern möchte oder kein Interesse mehr an dem Auftrag hat, kann er sein Angebot zurückziehen. Das ist aber nur innerhalb der Angebotsfrist, also bis zum Ende der Angebotsfrist, möglich. Nach Ablauf der Angebotsfrist kann das Angebot nicht mehr zurückgezogen oder geändert werden. Der Bieter ist dann bis zum Ende der Bindefrist an sein Angebot gebunden.

Aufbewahrung ungeöffneter Teilnahmeanträge und Angebote

Alle eingegangenen Angebote werden bis zum Zeitpunkt der Öffnung durch die Vergabestelle/durch das eVergabe-System unter Verschluss gehalten.

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